به دنبال ساده سازی گردش کار خود و سازماندهی ماندن با Microsoft Lists هستید؟ برای استفاده حداکثری از این ابزار قدرتمند، این نکات را بررسی کنید.
هنگام مدیریت یک پروژه، مهم است که مطمئن شوید که تیم شما در همان صفحه است و به طور موثر کار می کند. با این حال، گفتن آن آسان تر از انجام آن است. تشویق بهره وری در میان تیم می تواند کمی دلهره آور باشد. خوشبختانه، برنامه هایی مانند Microsoft Lists می توانند این کار را قابل مدیریت تر کنند.
Microsoft Lists بخشی از اکوسیستم Microsoft 365 است. در حالی که در ظاهر، به نظر می رسد یک برنامه ساده فهرست کارها باشد، اما به لطف قالب های انعطاف پذیرش به شما امکان می دهد خیلی بیشتر از آن انجام دهید. ما نگاهی خواهیم داشت به آنچه که با این برنامه امکان پذیر است و چگونه می توانید از آن برای افزایش بهره وری خود استفاده کنید.
1. زمان بندی محتوا
Microsoft Lists به شما امکان می دهد به سرعت و به راحتی انتشار محتوا را در چندین پلتفرم مدیریت کنید. زمانبندی محتوا یکی از الگوهای متعدد موجود در برنامه است. می توانید پست ها را برای رسانه های اجتماعی، وبلاگ ها یا وب سایت ها زمان بندی کنید و حتی عملکرد این پست ها را پیگیری کنید.
این شبیه به ایجاد یک زمانبندی محتوا در تقویم Google است، اما در اینجا یک قالب آماده دریافت می‌کنید که به راحتی قابل تغییر است. این الگو به شما این امکان را می دهد که روی ایجاد محتوای با کیفیت بالا تمرکز کنید و با به اشتراک گذاشتن تقویم با تیم خود، فرآیند ایجاد/توزیع را ساده کنید. این لیست همچنین به شما امکان می دهد پروژه ها را به اعضای مختلف تیم اختصاص دهید و به شما امکان می دهد تا مهلت های زمانی را به راحتی پیگیری کنید.
2. پیگیری پیشرفت کار
الگوی Work Progress Tracker به شما در سازماندهی و مدیریت کار و پروژه کمک می کند. این به شما امکان می دهد تمام وظایف و پروژه های خود را در یک مکان ببینید و به شما امکان می دهد اولویت بندی کنید و کارهایی را که باید انجام دهید حفظ کنید.
می توانید وظایفی را به اعضای تیم خود محول کنید و پیشرفت آنها را در زمان واقعی بررسی کنید. این همچنین برای قضاوت مدت زمان انجام یک کار خاص مفید است، بنابراین می توانید آن را برای برنامه ریزی آینده در نظر بگیرید. این برنامه همچنین دسته بندی وظایف، تعیین اولویت و تعیین تاریخ شروع/سررسید را آسان می کند.
برخی از این ویژگی‌ها شبیه به بهترین برنامه‌های مدیریت کار هستند، و این برای چیزی که اساساً یک برنامه صفحه‌گسترده‌مانند ساده در سطح است، تحسین زیادی دارد.
3. پیگیری مسائل
چه به تنهایی یا با یک تیم کار کنید، مشکلات و مسائلی در پروژه ها به وجود می آید. این می‌تواند شامل اشکالات نرم‌افزاری، مشکلات فنی، بازنگری‌های طراحی و غیره باشد. خوشبختانه، می‌توانید از الگوی Issue Tracker در فهرست‌های مایکروسافت برای مدیریت هر گونه مشکلی که در طول پروژه ایجاد می‌شود استفاده کنید.
این الگو شامل جزئیات مربوط به هر موضوع، مانند اولویت، وضعیت، و مسئولیت رسیدگی به آن است. شما می توانید از این اطلاعات برای اطمینان از رسیدگی سریع به مسائل مهم استفاده کنید و به تیم ها کمک کنید تا سازماندهی شده و در بالاترین سطح کار خود قرار بگیرند. حتی به شما می‌گوید چه زمانی مشکلی گزارش شده است، بنابراین می‌توانید برای مراجعات بعدی به آن مراجعه کنید.
4. ردیابی نیروهای جدید
اگر بخشی از شغل شما مستلزم استخدام، مصاحبه، و استخدام نیروهای جدید است، به خوبی می دانید که کل این آزمایش چقدر می تواند طاقت فرسا باشد. الگوی Recruitment Tracker در فهرست های مایکروسافت مدیریت فرآیند استخدام نیروهای جدید را آسان می کند.
شما می توانید مشخصات هر نامزد، مانند عنوان شغل، زمان مصاحبه، استخدام کننده و موارد دیگر را پیگیری کنید. این الگو حتی به شما امکان می‌دهد پروفایل لینکدین هر نامزد را مشاهده کرده و مستقیماً از برنامه از سر بگیرید. همچنین نظارت بر پیشرفت هر متقاضی را در کل فرآیند استخدام آسان می کند
5. بهبود فرآیندهای کاری
Microsoft Lists همچنین به ایجاد یک فرآیند کاری کارآمد برای گردش کار مولد کمک می کند. این امر مدیریت کار شما را آسان تر می کند. این ابزار به شما کمک می کند تا تنگناها و ناکارآمدی ها را در فرآیند فعلی خود شناسایی کرده و راه هایی برای رفع آنها بیابید.
در حالی که هیچ قالبی به طور خاص برای این کار تنظیم نشده است، ترکیبی از پیشرفت کار، زمانبندی محتوا و قالب‌های برنامه سفر مفید هستند. شما به راحتی می توانید بفهمید که کدام کارها بیشتر طول می کشد، بنابراین می توانید راه هایی برای ساده سازی فرآیند در مرحله برنامه ریزی بیابید.
هر فهرست همچنین به شما امکان می‌دهد ببینید کدام اعضای تیم زمان بیشتری را برای تکمیل یک کار خاص صرف می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهد تا به سرعت به مشکلات بهره‌وری/کارایی با تیم رسیدگی کنید.
6. پیگیری هزینه ها
مدیریت جریان نقدی برای موفقیت مالی بسیار مهم است و پیگیری هزینه های شما برای هر کسب و کاری مهم است. خوشبختانه، قالبی برای این کار به نام Expense Tracker در لیست های مایکروسافت وجود دارد. این به شما امکان می دهد تا هر هزینه ای را که کسب و کارتان انجام می دهد را ردیابی و کنترل کنید.
با وارد کردن مبلغ، تاریخ و دسته بندی خرید یا هزینه می توانید هزینه های فردی را وارد کنید. دسته بندی این الگو را تا حدی ساده می کند و به شما امکان می دهد دسته های مختلف را به سرعت مرتب کنید و مدیریت کنید.
حتی به شما امکان می دهد برای محاسبه جریان نقدی ماهانه یا سالانه، رسید اضافه کنید. این به طور مشابه با ردیاب بودجه Notion عمل می کند و به مدیریت بودجه پروژه کمک می کند.
7. مدیریت دارایی ها
الگوی مدیریت دارایی در برنامه به شما امکان می دهد تمام دستگاه های موجود در سازمان خود را پیگیری کنید. با استفاده از این الگو، می‌توانید به راحتی متوجه شوید که دستگاه‌ها چه زمانی بررسی و بازگردانده می‌شوند. می توانید به هر محصول یک برچسب دارایی اختصاص دهید و به راحتی وضعیت، مدل، شماره سریال و مالک فعلی هر دستگاه را مشاهده کنید.
علاوه بر این، می‌توانید به سرعت عکس، تاریخ خرید، قیمت خرید و شماره سفارش را برای هر دستگاهی که در سیستم بررسی یا بررسی می‌شود، اضافه کنید. حتی می توانید یادداشت هایی اضافه کنید که وضعیت دستگاه را برای هر دارایی به شما می گوید.
Microsoft Lists: یک نرم افزار بسیار کم ارزش برای مدیریت کار شما
ممکن است از آنچه در Microsoft Lists ارائه می شود شگفت زده شوید. اگر قبلاً مشترک مایکروسافت 365 هستید، استفاده از لیست‌ها برای شما بی‌معنی است. همچنین به خوبی با سایر برنامه های بهره وری مقایسه می شود، با توجه به اینکه قالب ها با برخی از بهترین قالب های Notion برابری می کنند.
تنها چیزی که مایکروسافت لیست کمبود دارد یادداشت برداری است. در حالی که می‌توانید یادداشت‌هایی را در برنامه ایجاد کنید، یک الگوی مناسب برای انجام این کار، این برنامه را به یکی از بهترین برنامه‌های بهره‌وری تبدیل می‌کند. حتی در این صورت، میزان کارهایی که می توانید با این برنامه انجام دهید باورنکردنی است.