.jpg)
Monday.com ابزار قدرتمندی است که می تواند به شما در مدیریت موثر تیم راه دور کمک کند. در اینجا چند نکته برای استفاده حداکثری از آن وجود دارد.
اجرای یک تیم توزیع شده می تواند چالش برانگیز باشد. هنگامی که اعضای تیم در مناطق زمانی مختلف قرار دارند، چگونه از همکاری اطمینان حاصل می کنید؟ و آیا همه منابع لازم برای کار سازنده و رسیدن به اهداف تیم شما را دارند؟
در حالی که هنگام مدیریت نیروی کار از راه دور باید به چیزهای زیادی فکر کرد، با استفاده از سیستم مدیریت پروژه monday.com برای حفظ ارتباط، بسیاری از چالش ها را می توان کاهش داد. اما از آنجایی که این یک پلتفرم با گزینه‌های بی‌شماری است، دانستن چند روش مفید به شما کمک می‌کند، بنابراین تیم راه دور شما در هر کجا که مستقر باشد، پیشرفت خواهد کرد. در اینجا هشت مورد از بهترین ها آورده شده است.
1. مدیریت برنامه تیم خود
کارمندان از راه دور ممکن است در مناطق زمانی مختلف مستقر باشند، که ردیابی چه کسی و در چه زمانی آنلاین است را دشوار می کند. حتی برای کسانی که در محلی مستقر هستند، زیبایی کار از راه دور به این معنی است که اعضای تیم شما ممکن است ترجیح دهند زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارند وارد سیستم شوند. برخی ممکن است جغد شب باشند، در حالی که برخی دیگر ممکن است زود طلوع کنند و قبل از طلوع خورشید شروع به کار کنند.
به‌جای تکیه بر ماشین‌حساب‌های منطقه زمانی یا تلاش برای پیگیری برنامه‌های همه افراد، از دوشنبه استفاده کنید تا همه آن را سیاه و سفید ترسیم کنید. از بخش به روز رسانی برنامه هفتگی خود برای یادداشت غیبت یا درخواست تغییرات شیفت استفاده کنید.
2. از دایرکتوری شرکت استفاده کنید
بسته به اندازه سازمان شما، ممکن است صدها یا حتی هزاران کارمند در نقاط مختلف کار کنند. یک فهرست راهنمای شرکت راه اندازی کنید تا همه را در تماس نگه دارید و در monday.com همکاری کنید.
اعضای تیم را بر اساس نقش آنها اضافه می کنید، سپس ستونی برای نمایش تصویر نمایه، اطلاعات تماس و منطقه زمانی محلی آنها اضافه می کنید. بهتر از آن، روی نمای نقشه کلیک کنید تا موقعیت جهانی آنها را ببینید.
3. سازماندهی جلسات
جلسات ویدیویی از راه دور ممکن است برای جمع‌آوری تیم ضروری باشد، اما هماهنگی این جلسات زمانی که اعضای تیم در مناطق زمانی مختلف هستند می‌تواند دشوار باشد. همچنین مهم است که این تعاملات چهره به چهره مانع بهره وری نشود.
از monday.com برای ایجاد یک تابلوی جلسه با موارد خطی برای توصیف موضوع جلسه استفاده کنید. برای اینکه کارها به خوبی پیش برود، برنامه جلسه را زودتر از موعد بارگذاری کنید و اقداماتی را به اعضای تیم خاص اختصاص دهید. به این ترتیب، همه می دانند که چه چیزی باید مورد بحث قرار گیرد و می تواند از قبل سخنان و مستندات خود را آماده کند.
خلاصه ای از نکات برجسته جلسه را پس از پایان جلسه اضافه کنید، تا همه در مورد آنچه در مورد بحث شده است، از جمله نکات اقدام در صورت لزوم، به روز باشند. و اگر کسی نتوانست آن را بسازد؟ Monday.com با Zoom ادغام می شود، بنابراین می توانید یک جلسه ضبط شده را برای تیم خود اضافه کنید تا بعداً به آن رسیدگی کند.
4. راه اندازی یک کتابخانه منابع تیمی
کارمندان از راه دور نیاز به دسترسی به منابع مشترک، مانند دستورالعمل های برندسازی شرکت، الگوها، و اسناد حضور کارکنان دارند. اما بررسی یک درایو یا پوشه‌های مشترک روی پوشه‌های ایمیل برای یافتن سند مناسب می‌تواند زمان‌بر باشد.
در عوض، یک کتابخانه منبع در Monday.com راه اندازی کنید و همه فایل ها و پیوندهای مربوطه را در یک مکان مرکزی اضافه کنید. همچنین می‌توانید نظراتی را به هر سند اضافه کنید، بنابراین اعضای تیم می‌توانند بدون نیاز به جستجوی فرد مناسب برای تماس، سؤال بپرسند یا بازخورد بدهند.
5. پیگیری اهداف تیم
حفظ شفافیت کلید راه اندازی یک تیم موفق از راه دور است. وقتی همه می توانند عملکرد تیم را ببینند و هنوز چه کارهایی باید انجام شود، می توانند متمرکز و با انگیزه بمانند.
از ویژگی ردیابی هدف monday.com برای تعیین اهداف و نتایج کلیدی (OKR) برای تیم خود استفاده کنید. از ویجت‌هایی مانند نمایشگر باتری یا نمودارها استفاده کنید تا همه بتوانند ببینند چقدر به اهداف خود نزدیک شده‌اید.
6. استفاده از اتوماسیون
Monday.com طیف وسیعی از ویژگی‌ها را برای خودکار کردن وظایف و متصل نگه داشتن تیم شما، حتی زمانی که در دفتر نیستید، ارائه می‌کند. اتوماسیون ها به حداکثر رساندن کارایی بدون ایجاد اختلال در روند کار شما آسان می کنند. آنها را می توان برای انجام کارهایی مانند ارسال یادآوری ها، به روز رسانی وضعیت ها و تعیین وظایف تنظیم کرد.
به عنوان مثال، می‌توانید یک اتوماسیون ایجاد کنید که زمانی که یک کار به اعضای تیم محول شده است، پیامی را ارسال می‌کند. یا، می توانید یک اتوماسیون برای به روز رسانی وضعیت یک کار زمانی که شخصی در مورد آن نظر می دهد تنظیم کنید. از توانایی پلتفرم برای سفارشی‌سازی خودکارها نهایت استفاده را ببرید، بنابراین می‌توانید اقداماتی مانند انتقال موارد به یک جریان کاری جداگانه یا ایجاد هشدار ویژه برای تیم خود را تنها با یک کلیک انجام دهید.
برای راه اندازی اتوماسیون monday.com، یک محرک مانند تغییر وضعیت یا شخصی که به یک مورد اختصاص داده شده است را انتخاب کنید. محرک‌های شما به شرایطی نیاز دارند که به آن اختصاص داده شده باشد، و سپس یک نقطه عمل مانند اطلاع دادن به یک کانال Slack یا ارسال ایمیل را انتخاب می‌کنید.
7. استفاده از قالب های تیم
روش کار اعضای تیم خود را با ایجاد یک سری الگوهای تیمی برای کارهایی که به طور منظم انجام می دهند، ساده کنید. به عنوان مثال، اگر تیم شما جلسات هفتگی وضعیت برگزار می کند، می توانید یک الگوی جلسه با دستور جلسه و قالب جلسه ایجاد کنید. به این ترتیب، اعضای تیم می توانند هر هفته جزئیات مربوطه را بدون نیاز به شروع از صفر پر کنند.
همچنین می‌توانید الگوهایی برای حضور اعضای تیم جدید، طرح‌های پروژه و کمپین‌های بازاریابی ایجاد کنید.
8. توابع جستجوی سریع
بهره وری همه چیز در کار از راه دور است. بسیار آسان است که با ابزارهای ارتباطی و همکاری که قرار بود نقش های ما را ساده کنند، بیش از حد بارگذاری شوند. برای صرفه جویی در وقت روزانه، به استفاده از ویژگی های زیر عادت کنید:
- جستجوی سریع: از CTRL/CMD + K برای دسترسی به جستجوی سریع استفاده کنید و فوراً در تابلوهایی که اخیراً به آنها دسترسی پیدا کرده اید فرو بروید.
- Batch Select: از اینجا، چندین آیتم را با استفاده از ویژگی Batch Select روی برد خود بگیرید. روی کادر عمل در سمت چپ هر مورد کلیک کنید، سپس SHIFT را نگه دارید تا روی کادر دیگری روی یک مورد جداگانه کلیک کنید.
آیا monday.com برای تیم راه دور شما مناسب است؟
با بهره گیری از ویژگی های دوشنبه مانند الگوها، اتوماسیون و جستجوی سریع، می توانید گردش کار تیم خود را ساده کنید و بهره وری را افزایش دهید.
اگر در روز دوشنبه فروخته نشدید، دیگر ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana و Trello نیز ارزش دیدن دارند. مهمترین چیز این است که ابزاری را پیدا کنید که برای شما و تیم شما کار کند. با وجود سیستم مناسب، می توانید با موفقیت تیم راه دور خود را بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند مدیریت کنید.