اگر می خواهید نتایج باکیفیت برای مشتریان ایجاد کنید، مدیریت حجم کاری خود به عنوان یک فریلنسر بسیار مهم است. در اینجا چند نکته برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد.
متعادل کردن تعدادی از پروژه‌ها به‌عنوان یک فریلنسر مانند دستکاری سمفونی از وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و انتظارات مشتری است. همانطور که ممکن است هیجان انگیز باشد، می تواند یک چالش دلهره آور نیز باشد که به تمرکز مداوم و سازماندهی بی عیب و نقص نیاز دارد.
در این مقاله، نکات ارزشمندی را به اشتراک می‌گذاریم که به شما کمک می‌کند به‌عنوان یک فریلنسر به طور موثر پروژه‌های متعددی را مدیریت کنید.
1. یک روال ایجاد کنید
یک روتین ممکن است پیش پا افتاده به نظر برسد، اما این سس مخفی است که به کار آزاد شما ساختار می بخشد. با تنظیم ساعات کاری خاص و پایبندی به آنها، ریتمی ایجاد می کنید که به شما کمک می کند سازماندهی و متمرکز بمانید.
با این حال، یک روال فقط این نیست که هر روز در یک زمان مشخص به داخل و خارج بپردازید. این در مورد ایجاد برنامه ای است که متناسب با الگوهای بهره وری و سطوح انرژی شما باشد.
شاید شما یک فرد صبحگاهی باشید که در انجام کارهای پیچیده در سپیده دم پیشرفت می کند، یا یک جغد شب هستید که در ساعات گرگ و میش زنده می شود. هر ترجیحی که دارید، روال خود را برای بهینه سازی کارایی و خلاقیت خود تنظیم کنید.
برای آسان‌تر کردن این کار، ما چند برنامه رایگان برنامه‌ریز روزانه را معرفی کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند کارهای روزانه خود را پیگیری کنید و گردش کار خود را ساده کنید.
2. کار خود را دسته بندی کنید
دسته بندی شامل گروه بندی وظایف مشابه با هم و کار بر روی آنها در بلوک های زمانی اختصاصی است. این مانند مونتاژ یک خط فرآیند برای کارتان است، جایی که می توانید تمرکز و بهره وری خود را ساده کنید.
هنگامی که کار خود را دسته بندی می کنید، زمان صرف شده برای تغییر زمینه را کاهش می دهید و کارایی را افزایش می دهید. به جای پرش بین پروژه ها و وظایف مختلف، بلوک های زمانی خاصی را به وظایف خاص اختصاص دهید.
به عنوان مثال، می توانید یک بلوک صبحگاهی را برای جلسات و ارتباطات مشتری، یک بلوک بعدازظهر را برای کارهای خلاقانه و ایجاد محتوا، و یک بلوک عصر را برای وظایف اداری و مدیریت پروژه اختصاص دهید.
برای اجرای موثر دسته‌بندی، با شناسایی انواع وظایفی که می‌توانند با هم گروه‌بندی شوند، شروع کنید. برای هر دسته وظایف، بلوک های زمانی خاصی را در برنامه خود اختصاص دهید. از تکنیک پومودورو برای افزایش بهره وری خود استفاده کنید و به زمان اختصاص داده شده برای هر دسته پایبند باشید.
3. از یک فضای کاری خاص پروژه استفاده کنید
با ایجاد یک فضای کاری خاص پروژه، چه فیزیکی و چه مجازی، می توانید فضایی برای آن پروژه ایجاد کنید. این جدایی به کاهش حواس‌پرتی کمک می‌کند و یک ذهنیت متمرکز را تقویت می‌کند.
برای فضای کاری فیزیکی، تعیین مناطق مختلف برای هر پروژه را در نظر بگیرید. می‌تواند یک میز یا گوشه خاص با مواد، اسناد و نشانه‌های بصری مرتبط با پروژه باشد. می‌توانید سایت‌های راه‌اندازی فضای کاری را برای یک کار سازنده در خانه یا میز اداری امتحان کنید و در فضای خود خلاق باشید.
برای فضاهای کاری مجازی، از نرم افزار مدیریت پروژه برای ایجاد پوشه ها، داشبوردها یا تابلوها استفاده کنید. این تضمین می کند که فایل ها و به روز رسانی های مربوط به پروژه به راحتی در فضاهای تعیین شده قابل دسترسی هستند. این به شما کمک می کند تا یک نمای کلی از پیشرفت هر پروژه داشته باشید و از سردرگمی یا مخلوط شدن اطلاعات جلوگیری می کند.
4. تکنیک های مختلف بهره وری را آزمایش کنید
از آنجایی که هر فریلنسر سبک کاری منحصر به فردی دارد، یافتن روش های بهره وری مناسب می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.
تکنیک های مختلف بهره وری مانند قانون 80/20 را کاوش کنید، لیست کارهایی را با استفاده از ماتریس آیزنهاور، روش Eat That Frog با استفاده از Todoist و غیره تهیه کنید. اگر در سازمان دهی بصری پیشرفت می کنید، از برنامه های دسکتاپ Kanban برای سازماندهی لیست کارهای خود و به حداکثر رساندن بهره وری استفاده کنید. با استفاده از تابلوهای تقسیم شده به ستون هایی مانند “To Do”، “In Progress” و “Completed”، می توانید وظایف خود را در پروژه ها پیگیری و مدیریت کنید.
به یاد داشته باشید، تکنیک های بهره وری راه حل های یکسانی نیستند. چیزی که برای یکی جواب می دهد ممکن است برای دیگری جواب ندهد، بنابراین تا زمانی که نقطه شیرین بهره وری خود را کشف نکردید از امتحان رویکردهای مختلف نترسید.
5. گردش کار خود را با قالب های آماده و اتوماسیون ساده کنید
قالب‌های آماده برای پیشنهادات پروژه، فاکتورها و پاسخ‌های ایمیل فرآیند را ساده می‌کنند. نیاز به شروع هر بار از صفر و ایجاد اسناد با حداقل تلاش را برطرف می کند.
علاوه بر این، ابزارها و پلتفرم های اتوماسیون زیادی برای ساده کردن گردش کار شما وجود دارد. به عنوان مثال، می‌توانید از ابزارهای برنامه‌ریزی رسانه‌های اجتماعی مانند Buffer یا Hootsuite استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد پست‌ها را از قبل برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید.
پشتیبان‌گیری از داده‌ها را با سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری مانند Google Drive یا Dropbox به صورت خودکار انجام دهید و از ایمنی فایل‌های پروژه خود اطمینان حاصل کنید. با استفاده از ابزارهای زمان بندی ایمیل، می توانید هر زمان که بخواهید ایمیل خود را برنامه ریزی و زمان بندی کنید.
6. از زمان توقف استفاده کنید
در حالی که تلقی کردن زمان از کار افتادگی به عنوان زمان غیرمولد یا تلف شده آسان است، اما فرصتی برای رشد است. از شکاف های بین پروژه ها برای سرمایه گذاری در توسعه حرفه ای استفاده کنید.
با کسب مهارت های جدید یا گسترش مهارت های موجود، از زمان استراحت خود برای سرمایه گذاری روی خود استفاده کنید. دوره های آنلاین، آموزش ها یا کارگاه های آموزشی مرتبط با رشته یا حوزه های مورد علاقه خود را کاوش کنید.
همچنین می‌توانید از زمان استراحت خود برای تأمل در سفر آزاد خود استفاده کنید. پیشرفت خود را ارزیابی کنید، زمینه های بهبود را شناسایی کنید و اهدافی را برای آینده تعیین کنید. با تمرین انعکاسی، می توانید وضوح را به دست آورید، تنظیمات را انجام دهید و تلاش های خود را با اهداف بلندمدت خود هماهنگ کنید.
7. وظایف برون سپاری
به‌عنوان یک فریلنسر، مدیریت همه چیز برای خودتان می‌تواند بسیار دشوار باشد. واگذاری کارها به دیگران می تواند زمان و انرژی شما را آزاد کند و به شما امکان می دهد روی کارهای با ارزش تمرکز کنید.
وظایفی را که مهم هستند اما نیازی به مشارکت مستقیم شما ندارند، شناسایی کنید. وظایفی مانند کارهای اداری، تولید محتوا و مدیریت رسانه های اجتماعی را برون سپاری کنید. آنها را به متخصصان ماهر بسپارید تا زمان ارزشمندی را برای پروژه های مشتری دیگر آزاد کنید.
هنگام برون سپاری وظایف، یافتن ارائه دهندگان خدمات قابل اعتماد و قابل اعتماد بسیار مهم است. توصیه هایی را از شبکه خود دریافت کنید یا از پلتفرم های فریلنسری برای یافتن کارشناسانی با مهارت برای وظایف خود استفاده کنید.
8. ارتباط با مشتریان خود را در اولویت قرار دهید
در نهایت، مدیریت چندین پروژه به چیزی بیش از مدیریت وظایف و ضرب الاجل نیاز دارد. همچنین شامل ارتباط موثر با مشتریان شما می شود.
به طور منظم مشتریان خود را در مورد پیشرفت پروژه، ضرب الاجل ها و موانع احتمالی به روز کنید. از کانال های ارتباطی شفاف مانند پلتفرم های پیام رسانی فوری، ایمیل و نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید. داشتن تمام ارتباطات در یک مکان سردرگمی را به حداقل می رساند و باعث صرفه جویی در زمان می شود.
جلسات یا تماس‌های منظمی را با مشتریان خود تنظیم کنید. این بسته به مدت زمان پروژه و ترجیحات مشتری می تواند هفتگی، دو هفته ای یا ماهانه باشد. از این بررسی‌ها برای ارائه به‌روزرسانی‌ها، رفع نگرانی‌ها و جمع‌آوری بازخورد استفاده کنید.
مانند یک حرفه ای مسئولیت پروژه های متعدد را بر عهده بگیرید
به عنوان یک فریلنسر، مدیریت پروژه های متعدد نیاز به مهارت های سازمانی، مدیریت زمان و ارتباطات باز دارد. با اجرای نکات ذکر شده در بالا، می‌توانید حجم کاری خود را به طور مؤثرتری هدایت کنید، نتایج با کیفیتی ارائه دهید و به تعادل بین کار و زندگی سالم برسید. استراتژی های خود را در طول زمان تطبیق داده و اصلاح کنید تا بهترین کار را برای شما پیدا کنید.