حفظ بهره وری در طول جلسات آنلاین می تواند بسیار چالش برانگیز باشد. در اینجا چند ابزار وجود دارد که به شما کمک می کند جلسات خود را سازماندهی کنید.
نکات کلیدی
- از برنامه‌های زمان‌بندی مانند Calendly یا Cal برای برنامه‌ریزی و برنامه‌ریزی آسان جلسات، با در نظر گرفتن در دسترس بودن همه استفاده کنید.
- برای اطمینان از تماس‌های شفاف و به حداقل رساندن نویز پس‌زمینه، از ابزارهایی مانند کاهش نویز درون برنامه یا برنامه‌هایی مانند Krisp و Noise Blocker استفاده کنید.
- یادداشت‌های جلسه خود را با برنامه‌هایی مانند Krisp، Magical یا Supernormal خودکار کنید، به هوش مصنوعی اجازه می‌دهد تماس‌های شما را رونویسی و خلاصه کند تا بتوانید روی مکالمه تمرکز کنید.
اگرچه جلسات برای عملکرد روان تیم ها و سازمان ها بسیار مهم است، اما گاهی اوقات می توانند ناکارآمد باشند و بهره وری را مختل کنند. جلسات آنلاین اغلب با عباراتی مانند “ببخشید دیر آمدم”، “صدات را نمی شنوم” و “می توانی قسمت آخر را تکرار کنی؟” همراه است.
با این حال، با ابزارهای مناسب، با وجود این حواس‌پرتی‌ها متمرکز ماندن کار سختی نیست. در زیر بهترین ابزار برای اطمینان از کارایی بهینه برای جلسات آنلاین شما آورده شده است.
مانند یک حرفه ای برنامه ریزی کنید
با توجه به اینکه باید در دسترس بودن همه را در نظر بگیرید، برنامه ریزی و برنامه ریزی جلسات می تواند بسیار زیاد باشد. تعیین بهترین زمان برای همه به ویژه برای کارگران از راه دور در سراسر جهان چالش برانگیز است. خوشبختانه، برخی از برنامه‌ها می‌توانند برنامه‌ریزی جلسات را کمتر دردسر کنند:
1. Calendly.com
Calendly یک برنامه زمان‌بندی بصری است که به جلوگیری از رزرو دوبل کمک می‌کند. این برنامه به شما امکان می‌دهد چندین تقویم را همگام‌سازی کنید، و اطمینان حاصل می‌کند که افراد فقط زمان‌هایی را می‌بینند که رایگان و قابل رزرو هستند. با این کار، می توانید در دسترس بودن خود را فاش کنید و در عین حال جزئیات اصلی جلسات خود را خصوصی نگه دارید.
2. Cal.com
مانند Calendly، Cal نیز چندین تقویم را برای نمایش زمان‌های آزاد در نظر می‌گیرد. علاوه بر این، Cal یک گزینه Teams را با هزینه ای ارائه می دهد که در آن می توانید اعضای دیگر را به تیم خود اضافه کنید. این برای رزرو جلسات تیم ایده آل است، زیرا در دسترس بودن افراد متعدد را در نظر می گیرد.
3. جادویی
Magical یک برنامه افزودنی کروم است که نه تنها می‌تواند تقویم‌ها را همگام‌سازی کند، بلکه یک دستیار کامل جلسات مجازی است. مجیکال می‌تواند جلساتی را برنامه‌ریزی کند، پیوندهای رزرو ایجاد کند و اطمینان حاصل کند که هرگز جلسه دیگری را از دست ندهید. برنامه افزودنی Magical به طور یکپارچه با مرورگر Google Chrome شما ادغام می شود تا دقیقاً زمان و جلسه بعدی شما را به شما نشان دهد.
تماس های شفاف داشته باشید
جلسات مجازی به شدت به وضوح صدا متکی هستند. در آسایش خانه‌های ما، صداهایی مانند صدای بچه‌ها، حیوانات خانگی، وسایل برقی و ترافیک حتماً وجود دارد. اما روش‌هایی وجود دارد که می‌توانید برای کاهش این صداها در طول تماس‌های خود امتحان کنید:
4. سرکوب در برنامه
بسیاری از برنامه‌های ملاقات آنلاین محبوب مانند Zoom، Microsoft Teams و Discord دارای ویژگی‌های داخلی سرکوب نویز هستند. با این کار، باید بتوانید بیشتر نویز پس زمینه را بدون نیاز به برنامه های اضافی سرکوب کنید.
5. کریسپ
Krisp یکی از محبوب ترین برنامه های کاهش نویز است. با فیلتر کردن نویز پس‌زمینه سایر شرکت‌کنندگان در جلسه، نویز پس‌زمینه را کاهش می‌دهد و صدایی را که می‌شنوید، بهبود می‌بخشد. Krisp به راحتی در اکثر دستگاه ها راه اندازی می شود و به طور یکپارچه با اکثر نرم افزارهای جلسه ادغام می شود.
6. مسدود کننده نویز
Noise Blocker یکی دیگر از برنامه های عالی برای سرکوب نویز است. این برنامه به شما امکان می‌دهد شدت و آستانه سرکوب نویز را تنظیم کنید، که اگر ترجیح می‌دهید در مقداری نویز محیط باقی بمانید، عالی است. تنها اشکال این است که Noise Blocker فقط برای ویندوز 10 و بالاتر در دسترس است.
یادداشت های جلسه خود را خودکار کنید
ضبط بخش هایی از جلسه یا یادداشت جزئیات مهم در حین تماس می تواند خسته کننده باشد. همچنین ممکن است در حین نوشتن یادداشت ها، بحث را از دست بدهید. در اینجا چند برنامه وجود دارد که می توانند یادداشت برداری شما را با هوش مصنوعی برون سپاری کنند، بنابراین به شما امکان می دهند به طور کامل در جلسات خود حضور داشته باشید:
7. کریسپ
کریسپ علاوه بر ویژگی درجه یک سرکوب نویز، می تواند رونویسی جلسات عالی را نیز ارائه دهد. اگر از قبل Krisp را برای صدا تنظیم کرده‌اید، به‌طور خودکار رونوشت‌ها و یادداشت‌های جلسه را ایجاد می‌کند و تماس شما را برای شما خلاصه می‌کند.
8. جادویی
اگرچه Magical شامل یک تقویم جلسات است، اما این همه چیز نیست. Magical می تواند به عنوان یک دستیار مجازی که یادداشت برداری می کند و به ایجاد دستور کار بر اساس جلسات قبلی کمک می کند، به تماس های شما بپیوندد. AI Notetaker تماس ها را در زمان واقعی رونویسی می کند و به سرعت خلاصه جلسات و مراحل بعدی را تولید می کند.
9. فوق طبیعی
با قدرت هوش مصنوعی، Supernormal می تواند جلسات را ضبط و رونویسی کند تا بتوانید روی مکالمه تمرکز کنید. می‌تواند یادداشت‌های دقیق ایجاد کند، تصمیمات کلیدی را برجسته کند، و موارد اقدامی را که در طول جلسه مورد بررسی قرار گرفته است را مستند کند.
از جلسات خود نهایت استفاده را ببرید
ابزارهای ذکر شده در بالا می توانند کارایی جلسات شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشند. با استفاده از برنامه ها و ابزارهای مناسب، خواهید دید که ایجاد یک گردش کار و محیط ملاقات کاملاً مطابق با نیازهای شما نسبتاً آسان است. پس از همه، مهم نیست که شما نیاز دارید، یک برنامه برای آن وجود دارد!
این برنامه‌ها ممکن است بتوانند بلوک‌های مربوط به نرم‌افزار را حذف کنند، اما باید در نظر داشته باشید که چگونه با ایجاد یک محیط حمایتی برای گفتگو، از این تماس‌ها حداکثر استفاده را ببرید.