این روزها افراد بیشتری از راه دور کار می کنند، به این معنی که ممکن است نیاز به میزبانی تماس ویدیویی داشته باشید. این اشتباهات را نکنید
بسیاری از متخصصان هنوز جلسات مجازی را دست کم می گیرند. آنها آمادگی کمی انجام می‌دهند، زیرا این تماس‌ها از طریق پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس اتفاق می‌افتد، به علاوه می‌توانند دوربین و میکروفون خود را خاموش کنند.
اگرچه جلسات مجازی راحت تر از جلسات حضوری هستند، اما از اهمیت کمتری برخوردار نیستند. آمادگی نادرست می‌تواند باعث تاخیر، مانع همکاری یا پیام‌های آشفته شود. برای اطمینان از جلسات مجازی حرفه‌ای و کارآمد، هنگام میزبانی و شرکت در تماس‌های ویدیویی برای کار، این نکات را دنبال کنید.
1. نادیده گرفتن اقدامات امنیتی
نادیده گرفتن اقدامات حفظ حریم خصوصی قبل از پرش به تماس‌های ویدیویی مرتبط با کار، غیرحرفه‌ای و ناامن است. جلسات خود را در معرض خطر حملات نفوذ قرار می‌دهید که در آن اشخاص ثالث تماس‌های کنفرانس ویدیویی تصادفی را می‌ربایند، مثلاً بمب‌گذاری زوم. توجه داشته باشید که مزاحمان انگیزه های مختلفی دارند. برخی فقط ترول های اینترنتی هستند که به دنبال آزار مردم هستند، اما برخی دیگر مجرمان سایبری ماهری هستند که سرقت اطلاعات را انجام می دهند.
بهترین رویکرد این است که از جلسات محافظت کنید:
- تنظیم گذرواژه‌ها: برای هر جلسه یک رمز عبور منحصربفرد تنظیم کنید—مطمئن شوید که آنها را به‌صورت خصوصی برای شرکت‌کنندگان ارسال می‌کنید.
- فعال کردن اتاق‌های انتظار: آنها به شما اجازه می‌دهند شرکت‌کنندگان را قبل از پیوستن بررسی و تأیید کنید.
- محدود کردن شرکت‌کنندگان: مدیریت جلسات مجازی با شرکت‌کنندگان محدود آسان‌تر است.
خواندن راه هایی برای حفظ حریم خصوصی خود در هنگام استفاده از پلتفرم های کنفرانس ویدیویی ارزش دارد.
2. روشن گذاشتن میکروفون در طول جلسات
در طول جلسات ویدیویی، میکروفون خود را روشن نکنید. صداهای تصادفی از افراد اطراف، حیوانات خانگی و وسایل در حال اجرا را دریافت می کند، که ممکن است برای شرکت کنندگان حواس پرت شود. در موارد بدتر، صدای انتهای شما ممکن است صدای دیگران را خفه کند.
برای اطمینان از وضوح صدا و صدا، از عملکرد بی صدا به طور عاقلانه استفاده کنید. هنگامی که در حال صحبت کردن هستید، میکروفون خود را روشن کنید، هنگامی که در حال گوش دادن هستید خود را بی صدا کنید و اگر نیاز به قطع کردن بلندگو دارید، روی شکلک های روی صفحه کلیک کنید.
مسلماً روشن و خاموش کردن میکروفون می تواند در جلسات طولانی آزاردهنده باشد. اما این یک راه ساده و در عین حال موثر برای نشان دادن احترام به مشارکت و توجه دیگران در طول مکالمات است.
3. تنظیم پس زمینه تماس ویدیویی بد
کارمندان باید یک پس‌زمینه حرفه‌ای و منظم برای جلسات مجازی بیابند – این تأثیری را که شما بر دیگران می‌گذارید بهبود می‌بخشد. آنها شما را فردی سازمان یافته می بینند که همیشه در راس امور قرار دارد. از طرف دیگر، یک محیط کثیف و کثیف باعث می شود به عنوان فردی برخورد کنید که به سختی در جلسات یا همکاری های آنلاین شرکت می کند.
البته، این بدان معنا نیست که باید قفسه های کتابخانه در دفتر خانه خود بسازید. یک دیوار ساده و تمیز با حداقل موانع ساده و مینیمال به نظر می رسد، به علاوه شامل عناصر منحرف کننده نیست.
اما اگر با فضای محدود کار می کنید، پس زمینه خود را ویرایش کنید. فرض کنید اغلب از Zoom استفاده می کنید. می‌توانید در پس‌زمینه‌های مجازی زوم پیمایش کنید یا درست قبل از شروع تماس زوم، محیط اطراف خود را محو کنید. همچنین ممکن است بخواهید یاد بگیرید که چگونه پس زمینه زوم خود را طراحی کنید.
4. استفاده از توابع چت خصوصی برای مکالمات شخصی
از استفاده از عملکرد چت خصوصی در برنامه های کنفرانس ویدیویی برای مکالمات شخصی خودداری کنید، به خصوص هنگام به اشتراک گذاشتن موارد غیر مرتبط با کار. این احتمال وجود دارد که سرپرستان شما این پیام‌ها را ببینند. در حالی که میزبان ها نمی توانند چت های خصوصی را در زمان واقعی ببینند، برخی از برنامه ها آنها را در سوابق جلسه پس از تماس نشان می دهند. می توان فرض کرد که کارفرمایان کنترل کاملی بر حساب های ارائه شده توسط شرکت دارند.
اما حتی اگر مدیران شما به صورت دستی مکالمات خصوصی را بررسی نکنند، اظهار نظرهای توهین آمیز در طول تماس های کاری نامناسب است. اگر کسی پیام های شما را ببیند ممکن است جریمه شوید. روی حفظ یک فضای محترمانه و سازنده تمرکز کنید – شوخی های خود را برای کانال های مناسب ذخیره کنید.
5. شرکت در جلسات آنلاین در تنظیمات نامناسب
در حالی که مدل های کار از راه دور و ترکیبی انعطاف پذیری را ارائه می دهند، همچنان باید در جلسات مجازی در تنظیمات مناسب شرکت کنید. هنگام رانندگی، مسافرت یا غذا خوردن، در تماس های کاری شرکت نکنید. اگر زمانی که توجه شما تقسیم می شود، پاسخ های تصادفی و بی فکری از خود بروز دهید، فقط حواس دیگران را پرت خواهید کرد.
بهترین روش این است که وضعیت خود را به اشتراک بگذارید. یا زمان‌بندی مجدد جلسات را برای زمان‌بندی بعدی خود تنظیم کنید یا به طور کلی از شرکت در آن انصراف دهید – هر دو مناسب‌تر از پیوستن به آنها برای تظاهر به حضور هستند. اگر تنظیمات مناسبی برای برقراری تماس در خانه ندارید، ممکن است بخواهید به یک فضای کار مشترک بپیوندید. اگر این کار را می کنید، قبل از انتخاب فضای کاری خود، عوامل مختلفی را در نظر بگیرید.
قبل از رفتن به مرخصی، یک ایمیل حرفه ای و سفارشی OOO بنویسید. اطمینان حاصل کنید که همکارانتان می‌دانند برای درخواست‌ها و پیام‌های فوری با چه کسی تماس بگیرند، در غیر این صورت استراحت شما را قطع می‌کنند.
6. دیر پیوستن به جلسات آنلاین
وقت شناسی برای جلسات حضوری و مجازی به طور یکسان مهم است. دیر تماس گرفتن و ایجاد تأخیر بی ملاحظه است. شما وقت همه را در انتظار خود تلف خواهید کرد.
همچنین، اکثر برنامه‌های ویدئو کنفرانس هشدارهایی را هنگام ورود یا خروج کاربران از اتاق نشان می‌دهند که ممکن است برای دیگران آزاردهنده باشد. زوم را به عنوان مثال در نظر بگیرید. هر زمان که کسی به تماس می‌پیوندد، صداهای حباب بلندی ایجاد می‌کند – شما نمی‌توانید بدون توجه به جلسات مخفیانه وارد شوید. حتی ممکن است رشته افکار سخنران اصلی را قطع کنید.
برای جلوگیری از این تاخیرها، یادآوری‌ها را در برنامه‌های تقویم برنامه‌ریزی کنید. آلارم‌هایتان را طوری تنظیم کنید که پنج دقیقه قبل از قرار ملاقات خاموش شوند، سپس آنها را در همه دستگاه‌های کاری و شخصی‌تان همگام‌سازی کنید.
7. آماده نشدن دستگاه برای اشتراک‌گذاری صفحه
اگر از ویژگی اشتراک‌گذاری صفحه برای تماس کاری استفاده می‌کنید، دستگاه/های خود را از قبل آماده کنید. در حالت ایده‌آل، باید تمام پوشه‌هایی را که پیمایش می‌کنید پاک کنید. برای ارائه یکپارچه، فایل‌های محرمانه، فایل‌های شخصی و محتوای نامناسب را از جمله موارد غیر مرتبط با کار پنهان کنید. هیچ چیز خجالت آورتر از این نیست که همکارانتان چیز خصوصی ببینند.
حرفه ای هایی که اغلب ارائه می دهند باید دستگاه های کاری تعیین شده را بخواهند. در غیر این صورت، زمان را برای پاکسازی و بازیابی فایل ها تلف خواهید کرد.
8. هیچ فکری را در ظاهر خود قرار ندهید
از تصور اینکه جلسات مجازی با دوربین اختیاری هستند، خودداری کنید. شرکای تجاری یا سرپرستان ممکن است گهگاه از شما بخواهند که دوربین خود را روشن کنید—شما باید مراقب ظاهر خود باشید. صورت خود را بشویید، موهای خود را شانه کنید و رویه مناسب کار را بپوشید. همچنین دوربین خود را در نزدیکی منبع نور قرار دهید تا چهره شما واضح و قابل مشاهده باشد.
9. بی احتیاطی درگیر مکالمه گاه به گاه
معمول است که کارمندان در حالی که منتظر شرکت کنندگان دیگر برای ملحق شدن به تماس های کاری هستند، در گفتگوهای کوچک شرکت کنند. لذت ها قبل از شروع جلسات، سکوت ناخوشایند را می شکنند. اگرچه می توانید کمی موضوعات غیر مرتبط با کار را مطرح کنید، لطفاً خود را به نظرات مناسب کار محدود کنید. فقط به این دلیل که دوستان شما نیز در تماس هستند، خیلی هیجان زده نشوید. تصور کنید که چقدر شرم آور خواهد بود اگر شرکای تجاری، مشتریان، همکاران و سرپرستان شما ناگهان به آن ملحق شوند.
اگر میزبان تماس هستید، اتاق انتظار را فعال کنید تا بتوانید شرکت‌کنندگان را بررسی کنید و به سایر کاربران هشدار دهید. اطمینان حاصل کنید که همه قبل از اینکه افراد صاحب اختیار را به کار بگیرند، خودشان را جمع و جور کنند. در همین حال، شرکت کنندگان باید به اطلاعیه های صوتی برای شرکت کنندگان جدید توجه کنند.
میزبانی کار مانند یک حرفه ای کسب و کار
با پذیرش بیشتر شرکت‌ها از کار ترکیبی و از راه دور، جلسات مجازی به تدریج تبدیل به یک هنجار می‌شوند. شما باید کمتر از جلسات حضوری با آنها رفتار نکنید. خطاهای به ظاهر جزئی مانند خاموش کردن دوربین، ظاهر نامرتب و استفاده از پس‌زمینه نامرتب غیرحرفه‌ای هستند. عدم آمادگی شما ممکن است در نهایت باعث آزار همکاران شود.
قبل از تماس ویدیویی یک روال ساده ایجاد کنید. عادت کنید لباس کار را عوض کنید، دستگاه های خود را آزمایش کنید و پس زمینه های مناسبی را تنظیم کنید.