هنگام تکیه بر ابزارهای همکاری، امنیت اغلب توسط مشاغل نادیده گرفته می شود. بنابراین، راه های مختلف برای محافظت از محیط همکاری خود را بیاموزید.
چه یک فرد یا یک کسب و کار باشید، همکاری بهبود را تسهیل می کند. بدون شک، همکاری باید کارآمد باشد تا به نتیجه برسد. از این رو یک جنبه حیاتی از یک تجارت است.
وقتی نوبت به همکاری دیجیتالی می رسد، ابزارهای مختلفی در اختیار شما قرار می گیرد که به شما در انجام کار کمک می کند. با این حال، وضعیت امنیتی اغلب نادیده گرفته می شود و فرض می شود که مراقبت می شود. با وجود یک همکاری ایمن، می توانید بیشتر خطرات خارجی را برای کسب و کار خود از بین ببرید و آن را به محیطی امن با فضایی برای رشد تبدیل کنید.
در اینجا، ما برخی از بهترین راه‌ها را برای تسهیل همکاری ایمن فهرست می‌کنیم.
آیا همکاری ایمن در مورد استفاده از ابزارهای مناسب است؟
در حالی که ابزار یا پلتفرمی که برای همکاری استفاده می کنید مهم است، این تنها چیزی نیست که باید در نظر داشته باشید.
بله، هزاران ابزار موجود در آنجا وجود دارد. با این حال، باید از استفاده بیش از حد از ابزارهای ارتباطی و همکاری اجتناب کنید.
همراه با ابزار مناسب همکاری، باید چندین روش دیگر را نیز دنبال کنید. در نهایت، این به نیازهای شما بستگی دارد، اما در مورد امنیت با برخی از روش‌های ضروری نگرانی کمتری خواهید داشت.
علاوه بر این، بدیهی است که نوع راه حل برای همکاری ایمن نیز برای هر کسب و کاری متفاوت است. ممکن است با استفاده از ابزار مناسب کنار بیایید، اما ممکن است در برخی موارد کافی نباشد.
راه حل های پیشنهادی برای کمک به همکاری ایمن
البته، مراقبت مداوم از امنیت و حریم خصوصی یک الزام برای تضمین یک دیوار قوی از اجرا است. با این حال، اگر چند نکته را در نظر داشته باشید، می توانید آسیب را به حداقل برسانید، حتی اگر یک مهاجم به هر یک از پلتفرم های همکاری شما دسترسی پیدا کند.
1. دسترسی به اسناد را مدیریت کنید
با توجه به اینکه تقریباً هر تجارتی با اسناد (PDF، Word، فایل‌های اکسل و غیره) سر و کار دارد، باید آنها را در پوشه‌های خاصی سازماندهی کنید تا در صورت لزوم به سرعت به آنها دسترسی داشته باشید. با این حال، کنترل دسترسی آن نیز ضروری است، به عنوان مثال، چه کسی می‌تواند آن را در صورت نیاز بازیابی یا اصلاح کند.
از این رو، یک راه حل مدیریت دسترسی به اسناد باید به شما در تسهیل فرآیند کمک کند. می توانید دسترسی به اسناد حساس را به مالک و مدارک معمولی را برای کارمندان محدود کنید.
اگر مطمئن نیستید که از کجا شروع کنید، می‌توانید به برخی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد که برای مشاغل طراحی شده‌اند نگاه کنید.
2. محیط همکاری را کنترل کنید
پلتفرم یا سرویسی که برای همکاری استفاده می کنید باید در کنترل شما باشد. به عبارت دیگر، مدیران باید کنترل (یا اعتدال) زیادی بر کل گردش کار و فرآیند همکاری داشته باشند.
در حالی که ممکن است برای هر نوع کسب و کاری امکان پذیر نباشد، می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه یا موارد مشابه استفاده کنید تا سازماندهی و کنترل همه چیز را آسان کنید. با وجود ابزارهای مناسب، می توانید بدون نیاز به تلاش زیاد، ابزارهای مدیریتی را تعدیل، نظارت یا استفاده کنید تا به طور یکپارچه پلت فرم همکاری را مدیریت کنید.
3. اشتراک گذاری اطلاعات شخصی را محدود کنید
این فقط در مورد محافظت از داده ها و ارزش های تجاری نیست. همچنین باید مراقب اطلاعات شخصی خود باشید.
اگر اشتراک گذاری اطلاعات خصوصی در سازمان خود را محدود نکنید، کارمندان می توانند هدف آسانی برای استخراج داده ها از مهاجمان بالقوه باشند. بنابراین، مهم است که از برخورد با اطلاعات شخصی خارج از محدوده همکاری خود اجتناب کنید.
علاوه بر این، می‌توانید خط‌مشی‌های سخت‌گیرانه‌ای را اعمال کنید تا اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات شخصی در محیط همکاری به اشتراک گذاشته نمی‌شود، مگر اینکه صریحاً مورد نیاز باشد.
4. یکپارچه‌سازی‌ها یا برنامه‌های شخص ثالث را حسابرسی کنید
با مجموعه ای از خدمات که به هم نزدیک شده اند، متوجه خواهید شد که پلتفرم های همکاری به شدت به ادغام های شخص ثالث متکی هستند.
با این وجود، سرویس‌ها و ادغام‌های شخص ثالث باید به دقت نظارت و ممیزی شوند تا اطمینان حاصل شود که هیچ تهدیدی برای پلتفرم همکاری شما ایجاد نمی‌کند.
تغییر منظم کلیدهای API برنامه‌ها و سرویس‌های متصل می‌تواند یکی از بهترین راه‌ها برای دور نگه داشتن مهاجمان باشد.
5. سازماندهی و محافظت از داده های مشتری
داده های مشتری برای یک تجارت فوق العاده ارزشمند است. اگر بتوانید اطلاعات مشتریان را به درستی سازماندهی و محافظت کنید، تسهیل همکاری ایمن برای موارد استفاده مختلف آسان است.
شما باید هر فرصتی را که مهاجمان می توانند برای افشای اطلاعات مشتری خود استفاده کنند، اولویت بندی کرده و از بین ببرید.
از این رو، نظارت بر نحوه یا قسمتی از اطلاعات آن توسط کارکنان و میزان امنیت دسترسی به داده ها از طریق ابزارهای همکاری ضروری است. شما باید سیاست های سختگیرانه ای برای دسترسی به اطلاعات مشتری در صورت نیاز تنظیم کنید.
به طور مشابه، ممکن است بخواهید قوانینی را برای پردازش اطلاعات مشتری جدید پیاده سازی کنید، و اطمینان حاصل کنید که آنها به طور ایمن در فرآیند سازماندهی و ذخیره می شوند.
6. دستورالعمل هایی برای همکاری تهیه کنید
ابتدا باید ابزارهای همکاری را که در کسب و کار خود استفاده می کنید، ارزیابی کنید. هنگامی که این کار را انجام دادید، به شما پیشنهاد می کنیم دستورالعمل هایی را برای تسهیل کل جریان همکاری آماده کنید.
صرف نظر از سطح ارتباط (سطح مدیریت، سطح مدیر و غیره)، هر نوع فرصت همکاری باید تحت پوشش سیاست‌های خاصی باشد تا اصول اولیه برای ایمن سازی اطلاعات به دست آید.
7. آموزش آگاهی از امنیت
ممکن است برای همه انواع کسب و کارها امکان تلاش و برگزاری آموزش های آگاهی امنیتی برای کارکنان وجود نداشته باشد.
با این حال، اگر یک کسب و کار به اندازه کافی توانایی دارد، باید بر میزبانی جلسات آگاهی امنیتی منظم برای کارمندان تمرکز کند تا با آخرین فناوری و الزامات همگام شوند.
8. ممیزی های منظم توسط یک همتا
حسابرسی فقط به خدمات شخص ثالث محدود نمی شود. همچنین باید به طور منظم کل شبکه پلت فرم همکاری خود را بررسی کنید. در حالی که باید به طور داخلی همه چیز را کنترل کنید، بهتر است به دنبال بررسی همتا باشید و مطمئن شوید که همه جنبه های کسب و کار خود را پوشش می دهید.
با بررسی‌ها و بررسی‌های کامل، می‌توانید به سرعت نقاط ضعف و مشکلات را قبل از بدتر شدن برطرف کنید.
به طور ایمن همکاری کنید تا تجارت خود را بدون نگرانی رشد دهید
بدون شک، در یک کسب و کار باید موارد مختلفی را رعایت کرد و تمرکز بر یک جنبه دشوار است. بنابراین، برای بهبود گردش کار و افزایش مقیاس کسب و کار خود، اطمینان از همکاری ایمن تا حد زیادی انجام می شود.
اگرچه چندین نوع ابزار همکاری برای کسب و کارها در دسترس است، اما برای انتخاب هر یک از آنها با توجه به محبوبیتشان عجله نکنید. در عوض، قبل از تصمیم گیری در مورد یکی برای دراز مدت، آنها را برای مدتی امتحان کنید. و، شما باید تحقیقات زیادی در مورد ایمن سازی ابزارها و پیشنهادات آنها انجام دهید.