به ایده‌های تازه‌ای در مورد استفاده از Google Forms نیاز دارید؟ در اینجا چند روش خلاقانه برای استفاده از Google Forms در محل کار آورده شده است.
Google Forms یک نرم افزار ایجاد نظرسنجی است که به عنوان بخشی از Google Workspace گنجانده شده است و پتانسیل استفاده گسترده ای دارد. این به گونه ای طراحی شده است که کاربر پسند باشد و به راحتی بتوان نظرسنجی ها را در محل کار ایجاد کرد و به اشتراک گذاشت و می تواند بخش مهمی از جعبه ابزار محل کار شما را تشکیل دهد.
فرقی نمی کند که در استفاده از این برنامه تازه کار هستید یا به طور منظم از آن استفاده می کنید. در اینجا ما به این می پردازیم که Google Forms چیست و چگونه از آن به طور خلاقانه در محل کار استفاده کنیم.
Google Forms چیست؟
Google Forms یک نرم افزار نظرسنجی است که به شما امکان می دهد نظرسنجی های مختلف ایجاد کنید و آنها را با تیم خود به اشتراک بگذارید. هنگام ایجاد فرم خود چندین گزینه برای انتخاب دارید، بنابراین پاسخ های مورد نیاز خود را دریافت می کنید. این شامل پاسخ های پاراگراف و متن غنی، چک باکس ها و چند گزینه ای، شبکه ها، آپلود فایل ها، و مقیاس های عددی است.
می‌توانید تصاویر را در فرم خود آپلود کنید، تا آن را متمایز کنید، و مشارکت‌کنندگانی را اضافه کنید تا بتوانید در پاسخ‌هایی که دریافت می‌کنید با دیگران همکاری کنید. هنگامی که فرم خود را پر کردید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی ارسال در سمت راست بالای صفحه کلیک کنید و انتخاب کنید که آیا می‌خواهید آن را از طریق ایمیل، پیوند یا استفاده از کد جاسازی شده منتشر کنید.
1. در مورد فرآیندهای جدید بازخورد دریافت کنید
هنگامی که فرآیندهای جدید در محل کار اجرا می شوند، اغلب یک دوره زمانی وجود دارد که افراد نیاز به تعدیل دارند، و گاهی اوقات می تواند برخی از مسائل یا مشکلاتی را که قبلاً علامت گذاری نشده بودند، آشکار کند. در این موارد، ممکن است بخواهید بازخوردی در مورد اینکه اوضاع چگونه پیش می‌رود دریافت کنید.
ایجاد یک فرم Google برای این کار به کارکنان این فرصت را می دهد که صدای خود را شنیده شوند. با این حال، این فرصتی است برای رفع هر گونه مشکل قبل از اینکه گسترده تر شود.
برای این نوع نظرسنجی، ممکن است بخواهید از ویژگی های زیر در فرم ها استفاده کنید:
- مقیاس خطی – برای افزودن رتبه‌بندی یا گزینه‌های موافق/مخالف.
- چک باکس ها – برای دریافت ایده از ویژگی های مورد علاقه یا نامطلوب.
- پاسخ کوتاه یا پاراگراف – برای اطلاعات دقیق.
2. درخواست ایده برای یک پروژه
در مرحله برنامه ریزی اولیه یک پروژه، مهم است که دیدگاه کارکنان را از مخاطبان هدف خود دریافت کنید. فقط به این دلیل که چیزی برای تیم پروژه شما منطقی است، به این معنی نیست که برای همه کار خواهد کرد. به علاوه، ممکن است ایده های مفیدی وجود داشته باشد که شما در نظر نگرفته اید.
اگر ایده می‌خواهید، باید مطمئن شوید که فرم Google به جای محدود کردن پاسخ‌ها به چند گزینه، پاسخ‌های متنی رایگان را می‌دهد. به همین دلیل، پاسخ کوتاه یا پاراگراف گزینه های قالب ایده آل هستند.
با این حال، به خاطر داشته باشید که اگر فرم را برای مخاطبان گسترده ای ارسال می کنید، باید اطلاعات زیادی را مرور کنید. بسته به محدوده پروژه شما، این نوع نظرسنجی ممکن است بیشتر برای گروه کوچکی از افراد مناسب باشد.
3. ارتباطات را ساده کنید
در شرکت‌های بزرگ‌تر که چندین بخش وجود دارد، باید سعی کنید ارتباطات را تا حد امکان ساده کنید. در غیر این صورت، ممکن است متوجه شوید که کارکنان با ایمیل‌ها و به‌روزرسانی‌های آن بخش‌های مختلف بمباران می‌شوند، بدون اینکه نظم واقعی در کارها وجود داشته باشد.
برای انجام این کار، می‌خواهید یک قالب استاندارد Google Form برای بخش‌ها ایجاد کنید تا ارتباطات خود را به آن ارسال کنند. سپس، به صورت دو هفته ای یا ماهانه، می توانید این اطلاعات را در یک ایمیل جمع آوری کنید تا برای تیم ارسال کنید.
شما می توانید تمام اطلاعات را از تب Responses در Google Form مشاهده کنید و فقط در صورت نیاز کپی و جایگذاری کنید.
4. فرم های درخواست برای کارکنان
دلایل زیادی وجود دارد که چرا کارکنان ممکن است برای درخواست چیزی نیاز به پر کردن فرمی داشته باشند. این می تواند برای تجهیزات جدید، پشتیبانی، جلسات با سایر بخش ها و موارد دیگر باشد.
به جای استفاده از Google Docs برای این درخواست‌ها، می‌توانید یک Google Form ایجاد کنید. این به شما امکان می دهد تا سوابق بهتری از اینکه چه کسی چه چیزی را درخواست می کند نگه دارید و اطلاعات را در یک مکان نگه می دارد، نه اینکه در چندین سند پخش شود.
فرم های درخواست برای ترکیبی از گزینه های چندگانه، چک باکس ها، پاسخ کوتاه و پاراگراف مناسب هستند، اما بسته به اطلاعاتی که نیاز دارید، می توانید از گزینه های تاریخ و جعبه تیک نیز استفاده کنید.
5. سوالات و مشکلات فناوری اطلاعات را ارسال کنید
ممکن است محل کار شما از قبل یک خط تلفن یا ایمیل برای پاسخگویی به مسائل مربوط به فناوری اطلاعات تنظیم شده باشد، اما استفاده از Google Forms برای مدیریت این اطلاعات می‌تواند بسیار مفید باشد. نه تنها می توانید سؤالات خاصی را برای کمک به جمع آوری اطلاعات در مورد موضوع تنظیم کنید، بلکه می توانید روندها را نیز مشاهده کنید.
به عنوان مثال، ممکن است سوالات چند گزینه ای مانند:
- آیا صفحه را بازخوانی کرده اید یا رایانه خود را مجدداً راه اندازی کرده اید؟
- آیا با اتصال به اینترنت مشکل دارید؟
- آیا این اولین بار است که با این مشکل مواجه می شوید؟
و سپس، فضایی در پایین برای پاسخ یا پاراگراف کوتاه در نظر بگیرید تا کارکنان جزئیات بیشتری را در مورد موضوعی که تجربه می‌کنند بنویسند.
6. جمع آوری داده ها
شما ممکن است نیاز به جمع آوری داده ها در زمینه های خاصی از شرکت خود و نحوه کار کردن داشته باشید. این می تواند این باشد که کارکنان چگونه به رفاه ارائه شده در محل کار نگاه می کنند، یا اینکه حجم کاری به صورت هفتگی چگونه است. به هر دلیلی، فرم Google راهی سریع و آسان برای انجام این کار است، بدون نیاز به برگزاری جلسات یا گروه های کاری وقت گیر. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که به‌جای واکنش‌پذیری، فعالانه به چیزها پاسخ دهید.
برای این کار، می‌خواهید از سوالاتی استفاده کنید که پاسخ عددی می‌دهند، بنابراین می‌توانید داده‌ها را به‌طور یکپارچه جمع‌آوری کنید، نه اینکه مجبور باشید روی متن‌های زیاد کار کنید. به همین دلیل، مقیاس خطی، انتخاب چندگانه و چک باکس بهترین گزینه‌ها هستند.
اگر به داده‌های کیفی علاقه دارید، می‌توانید پاسخ کوتاه یا پاراگراف را نیز بگنجانید، اما باز هم، از تعداد مخاطبان مورد نظر خود و اینکه چه معنایی برای نوشتن گزارش می‌تواند داشته باشد آگاه باشید.
استفاده از Google Forms برای پتانسیل آن
تقریباً به هر دلیلی می‌توانید از Google Forms استفاده کنید، جایی که به پاسخ افراد دیگر نیاز دارید. با انتخاب فرم به جای آن می توانید در زمان جلسات و ایجاد چندین سند جداگانه در محل کار صرفه جویی کنید.
اگر قبلاً Google Forms را برای نمونه‌های بالا امتحان نکرده‌اید، آن را امتحان کنید و ببینید آیا چیزی است که با اهداف شما مطابقت دارد یا خیر.