ایمیل ها و اعلان ها در طول روز حواس شما را پرت می کنند. در اینجا نحوه مسدود کردن زمان برای جلوگیری از حواس‌پرتی در صندوق ورودی و پیام‌ها آورده شده است.
ارتباط موثر در محل کار مهم است، اما گاهی اوقات زمانی که می‌خواهید تمرکز کنید می‌تواند باعث حواس پرتی شود. به راحتی می توان فکر کرد که باید به هر ایمیل یا پیامی پاسخ فوری بدهیم، که گاهی اوقات به یک مکالمه کامل تبدیل می شود که واقعاً برای آن وقت ندارید.
در این مقاله، ما به شما توضیح خواهیم داد که چگونه می توانید زمان ارتباط خود را مسدود کنید تا به شما کمک کند روی کار در حال انجام متمرکز بمانید.
1. زمان مسدود کردن صندوق ورودی شما
اگر هر بار که ایمیلی دریافت می کنید دائماً در صندوق ورودی خود کلیک کنید، کار زیادی انجام نمی دهید. نه تنها برای خواندن و احتمالا پاسخ دادن به ایمیل از کار در دستتان وقت می گذارید، بلکه تمرکز مجدد نیز از شما زمان می برد.
ممکن است بخواهید برای مسدود کردن زمان بگذارید و امتحان کنید.
ایده ای که در پس مسدود کردن صندوق ورودی شما وجود دارد این است که ایمیل های خود را فقط در بازه های زمانی اختصاصی در طول روز بررسی کنید. به این ترتیب، می توانید برای مدت طولانی و با کمترین وقفه روی کار در حال انجام تمرکز کنید.
در حالی که هنوز ممکن است بخواهید به فرستنده و خط موضوع در اعلان نگاهی بیندازید تا چیز مهمی را از دست ندهید، اقدامی انجام نمی دهید و فوراً به صندوق ورودی خود نمی پرید. ذهن شما روی کار باقی می ماند، زیرا می دانید که بعداً به ایمیل می رسید – مگر اینکه، البته، فوری باشد، و باید توجه خود را به آن معطوف کنید.
همانطور که به روال عدم باز کردن و پاسخ فوری عادت می کنید، مشتریان یا همکاران شما نیز به این امر عادت می کنند. در واقع، حتی ممکن است پاسخ های بهتری بدهید زیرا تمرکز شما بر برقراری ارتباط و عجله نکردن به موردی است که روی آن کار می کنید.
به عنوان یک پیشنهاد، می توانید هر بازدید از صندوق ورودی خود را ابتدا با بررسی پیام های قدیمی تر شروع کنید. هر چیزی که زباله یا آشغال است، فوراً با آن برخورد کنید. اگر نیاز به پاسخ ندارد، هر اقدامی را یادداشت کنید و آن را بایگانی کنید.
اگر فرستنده فقط به یک پاسخ سریع نیاز دارد، می‌توانید در حین حضور به او پاسخ دهید، اما اگر به پاسخی نیاز دارد که بیشتر از زمانی که اختصاص داده‌اید طول بکشد، ایمیل را پرچم‌گذاری کنید یا یادآوری ایجاد کنید تا به آن برگردید. بعدا. هدفی که باید در نظر داشته باشید این است که صندوق ورودی خود را به صفر برسانید و پیام‌های خوانده نشده را به صفر برسانید و از برخورد دوبار با یک ایمیل اجتناب کنید.
زمانی که صندوق ورودی خود را مسدود می کنید، باید زمان و فرکانس را نیز در نظر بگیرید. این از فردی به فرد دیگر بر اساس حجم ایمیل، نقشی که دارند و برنامه زمانی آنها متفاوت است.
2. زمان مسدود کردن صندوق خروجی شما
برای ایمیل هایی که نیاز به پاسخ طولانی تری دارند، یا ایمیل هایی که باید برای خود ارسال کنید، به جای صرف بخش خوبی از زمان مفید خود در صندوق ارسال، زمان انجام این کار را مسدود کنید. کمی تمرین می‌طلبد، اما اگر در ایمیل‌های خود دقیق باشید، زمان کمتری برای نوشتن آنها نیز صرف خواهید کرد.
هر جلسه صندوق خروجی را با پرداختن به مهم ترین پیام ها شروع کنید و پس از پایان زمان، روی کارهای دیگر خود تمرکز کنید. فقط به این دلیل که می توانید فوراً به کسی پاسخ دهید به این معنی نیست که همیشه مجبور هستید. البته، استثنائاتی وجود دارد، اما شکستن تمرکز شما برای پاسخ دادن به پیام‌های غیر فوری باعث می‌شود.
همچنین این بررسی وجود دارد که آیا پیام حتی نیاز به پاسخ دارد یا خیر. احساس وظیفه برای پاسخ دادن آسان است، اما اگر فرستنده واقعاً چیزی از شما نمی‌خواهد یا به نظرات شما نیاز ندارد، یک تشکر ساده بسته به اینکه چه کسی آن را ارسال کرده است ممکن است کار را انجام دهد.
اینکه به هر ایمیلی که دریافت می کنید پاسخ می دهید یا نه، به آداب معاشرت محل کار و رابطه شما با فرستنده بستگی دارد. برخی از مردم ترجیح می دهند هیچ پاسخی دریافت نکنند تا اینکه یک پیام تشکر دو کلمه ای باز کنند، برخی دیگر ممکن است از این یادداشت استقبال کنند.
3. قرار دادن پیام های خود در بازه زمانی
خواندن و پاسخ دادن به پیام‌ها تقریباً به اندازه ایمیل‌ها زمان نمی‌برد، به خصوص که پاسخ دادن با یک کلمه یا یک ایموجی استراتژیک یا حتی گیف قابل قبول‌تر است. با این حال، آنها جمع می شوند.
قرار دادن پیام رسان خود در یک برنامه زمانی می تواند به محدود کردن وقفه ها کمک کند. زمان مسدود کردن پیام‌های شما کمی با ایمیل‌های شما متفاوت است زیرا پاسخگویی به آنها زمان زیادی طول می‌کشد. در عوض، ممکن است بخواهید زمان تمرکز روی وظایف خود را مسدود کنید و اجازه دهید پیام های دریافتی شما تا پایان جلسه منتظر بمانند.
اگر از Slack استفاده می‌کنید، می‌توانید نشان دهید که بر روی استفاده از وضعیت Slack به جای تعویق تمرکز کرده‌اید، اگر همچنان می‌خواهید مراقب اعلان‌ها باشید. با این حال، اگر در نهایت از تعویق استفاده کنید، افراد می‌توانند به هر حال پیام را ارسال کنند و به شما اطلاع دهند که فوری است.
اگر به همکارتان پیام می‌دهید، و متوجه شدید که مکالمه‌ای طولانی می‌شود، ممکن است بخواهید از همکارتان دعوت کنید تا برای توضیح بیشتر با شما تماس بگیرد، زیرا ممکن است صحبت از طریق تلفن سریع‌تر باشد.
4. تعیین مرزها برای ارتباطات الکترونیکی
اول از همه، یادآوری مورد علاقه همه نیست، اما اگر در بررسی پیام های شخصی خود صرفه جویی کنید تا زمانی که استراحت کنید یا مدتی از کار بیفتید، افزایش بهره وری را مشاهده خواهید کرد.
هر دو گوشی اپل و اندروید دارای تنظیمات فوکوس بسیار قابل تنظیمی هستند که می تواند در این مورد به شما کمک کند و به شما امکان می دهد وقتی برنامه های خاصی را روشن می کنید، مزاحم نشوید، بی صدا کنید. به این ترتیب، می‌توانید برنامه‌ها و متن‌هایی را که ممکن است حواس‌تان را پرت می‌کنند، بی‌صدا کنید، اما اگر کسی نیاز به تماس با شما داشت، به تماس‌ها ادامه دهید.
همچنین می توانید تنظیمات مشابهی را در رایانه خود پیدا کنید. برای مثال، پنل اعلان‌ها در تنظیمات برگزیده سیستم iOS به شما امکان می‌دهد مزاحم نشوید و برنامه‌ها را روشن و خاموش کنید.
البته، برخی از افراد و موقعیت‌ها نیاز به توجه فوری شما دارند، اما برخی موارد می‌توانند تا زمانی که جلسه بهره‌وری شما آماده شود تا شما به آنها رسیدگی کنید، صبر کنید. این از فردی به فرد دیگر متفاوت است، اما سعی کنید مجموعه قوانین خود را در مورد اینکه چه کسی و چه چیزی اجازه می دهید تمرکز شما را از بین ببرد، ایجاد کنید.
حواس پرتی خود را محدود کنید
با تعداد ایمیل‌ها و اعلان‌هایی که در یک روز دریافت می‌کنید، هنگام تلاش برای تمرکز حواس پرت می‌شوید. اگر متوجه شدید که این امر رایج است، یک یا چند مورد از این نکات را امتحان کنید تا ببینید چه چیزی برای شما مفید است.