برنامه تقویم ابزاری ضروری برای سازماندهی فعالیت های روزانه شماست. در اینجا چند نکته مفید برای استفاده حداکثری از برنامه تقویم گوشی هوشمند خود آورده شده است.
در تلاش خود برای بهره وری بهینه، احتمالاً تعداد دیوانه کننده ای از برنامه ها را با سطوح مختلف موفقیت در تلفن هوشمند خود دانلود کرده اید. با این حال، گاهی اوقات بهترین راه حل همان برنامه تقویم شماست.
چرا؟ زیرا عمدی بودن در مورد نحوه گذراندن وقت خود یکی از بهترین کارهایی است که می توانید برای بهره وری خود انجام دهید. و چه ابزاری بهتر از برنامه تقویم گوشی هوشمند برای رسیدن به این هدف به شما کمک می کند؟ این مقاله نکات عملی را پوشش می دهد تا به شما کمک کند از برنامه تقویم خود بیشترین بهره را ببرید.
1. برنامه تقویم مناسب را انتخاب کنید
تقویم یکی از انواع برنامه‌هایی است که برای یک روز پربار به آن نیاز دارید، و جای تعجب نیست که دستگاه‌های Android و iOS دارای برنامه‌های از پیش نصب‌شده هستند. این تقویم‌های داخلی گوشی‌های هوشمند عملکردهای استانداردی مانند مشاهده برنامه و تنظیم رویدادها را ارائه می‌کنند. با این حال، با توجه به اهمیت این ابزار برای بهره‌وری شما، ارزش آن را دارد که برای یافتن یک برنامه تقویم که ویژگی‌های متناسب با نیازهای خاص شما را ارائه می‌کند، وقت بگذارید.
با تعداد زیادی برنامه تقویم، دانستن اینکه از کجا شروع کنید می تواند چالش برانگیز باشد. می توانید با انتخاب یک برنامه تقویم گوشی هوشمند که این ویژگی های کلیدی را ارائه می دهد، جستجوی خود را محدود کنید.
- کاربر پسند بودن: یک برنامه تقویم خوب باید استفاده آسان و شهودی باشد.
- سفارشی سازی: باید بتوانید برنامه را برای مطابقت با نیازها و ترجیحات خود شخصی سازی کنید.
- یکپارچه سازی: برنامه باید به خوبی با سایر برنامه های موجود در زرادخانه بهره وری شما بازی کند.
- سازگاری بین پلتفرم‌ها: اگر از بیش از یک نوع دستگاه استفاده می‌کنید، انتخاب یک برنامه تقویم که بتواند در همه پلتفرم‌ها همگام‌سازی شود ضروری است.
- یکپارچه سازی و اشتراک گذاری داده ها: این یک ویژگی ضروری برای کارگران از راه دور است، زیرا به شما امکان می دهد تقویم خود را با همکاران خود به اشتراک بگذارید و از درگیری جلوگیری کنید.
با در نظر گرفتن این موضوع، توصیه می کنیم از Google Calendar یا Calendly به عنوان برنامه های تقویم خود استفاده کنید. آنها به تمام نکات کلیدی بالا دست می زنند و یکی از بهترین برنامه های تقویم به اشتراک گذاشته شده برای تیم های راه دور هستند.
2. تقویم خود را برای موفقیت تنظیم کنید
شما باید تقویم خود را برای موفقیت تنظیم کنید تا بیشترین بهره را از آن ببرید، و این به معنای شخصی سازی تنظیمات و استفاده از ویژگی هایی است که ارائه می دهد. در اینجا مواردی وجود دارد که باید هنگام تنظیم تقویم تلفن هوشمند خود به خاطر داشته باشید:
- با شخصی سازی اعلان ها شروع کنید. در حالی که می‌خواهید برنامه تقویم شما برای رویدادهای آینده اعلان‌هایی برای شما ارسال کند، نمی‌خواهید در تمام طول روز با اعلان‌ها بمباران شوید، به‌خصوص اگر در یک لحظه خاص مرتبط نباشند.
- همچنین می‌توانید صدای اعلان خاصی را برای رویدادهای تقویم خود انتخاب کنید. به این ترتیب می توانید به راحتی یک اعلان تقویم را از سایر اعلان های گوشی خود متمایز کنید تا در صورت نیاز آنها را اولویت بندی کنید.
- تنظیم رویدادها و یادآورهای تکرار شونده را در نظر بگیرید. این می تواند صرفه جویی زیادی در زمان داشته باشد، به خصوص اگر جلسات منظم یا وظایفی دارید که باید به صورت هفتگی یا ماهانه انجام شوند. انجام این کار به این معنی است که لازم نیست هر بار نگران اضافه کردن دستی رویدادها به تقویم خود باشید.
- اگر بیش از یک تقویم دارید، یک تقویم اصلی را انتخاب کنید زیرا استفاده از چندین تقویم می تواند به سرعت زیاد شود.
- اگر اغلب رویدادهایی با جزئیات مشابه دارید، می توانید الگوهایی ایجاد کنید تا هنگام افزودن این رویدادها به تقویم خود در زمان صرفه جویی کنید.
- اگر مکررا از ابزارهای بهره وری دیگر مانند لیست کارهای، یادداشت برداری و برنامه های مدیریت پروژه استفاده می کنید، از قابلیت های یکپارچه سازی برنامه تقویم خود استفاده کنید. به این ترتیب، می توانید یک گردش کار یکپارچه ایجاد کنید و همیشه از جابجایی بین برنامه ها اجتناب کنید.
- در نهایت، می‌توانید از ویژگی یادداشت‌ها در برنامه تقویم خود برای پیگیری هرگونه اطلاعات اضافی مربوط به یک رویداد استفاده کنید. این یک راه عالی برای نگه داشتن تمام جزئیات در یک مکان است، بنابراین در صورت نیاز برای پیدا کردن آنها تلاش نمی کنید.
3. از برنامه تقویم خود برای سازماندهی ماندن استفاده کنید
قرار دادن تقویم گوشی هوشمند خود در جلو و مرکزی در جریان کار بهره وری شما راهی عالی برای اطمینان از اینکه همیشه از آنچه در بشقاب خود است آگاه هستید. با این حال، این بدان معناست که اگر تقویمتان را مرتب نکنید، می‌تواند به سرعت به هم ریخته شود.
برای جلوگیری از این امر، می‌توانید دسته‌هایی را تنظیم کنید تا به شما کمک کنند تا از برنامه‌های خود مطلع شوید. می توانید با ایجاد دسته های کاری و شخصی شروع کنید و سپس از آنجا بروید. این به شما کمک می کند تا زندگی کاری و شخصی خود را از هم جدا کنید، که می تواند در هنگام تلاش برای حفظ تمرکز، نجات دهنده باشد.
علاوه بر این، می‌توانید رویدادهای خود را رنگ‌بندی کنید تا در یک نگاه سریع ببینید چه چیزی در برنامه‌تان است. این به ویژه در صورتی مفید است که رنگ های انتخابی شما با دسته بندی های مختلف شما مطابقت داشته باشد یا به شما اطلاع دهد که کدام کارها را باید اولویت بندی کنید.
4. تقویم خود را با دیگران به اشتراک بگذارید
یکی دیگر از راه های عالی برای استفاده از برنامه تقویم، اشتراک گذاری آن با دیگران است. اگر نیاز به هماهنگی برنامه ها با همکاران یا اعضای خانواده دارید، این کار مفید است. به این ترتیب، همه می توانند در دسترس بودن شما را ببینند و بر اساس آن رویدادها را برنامه ریزی کنند.
برخی از برنامه‌های تقویم، مانند Google Calendar، به شما امکان می‌دهند برنامه خود را با هر کسی به اشتراک بگذارید تا آنها بتوانند ببینند چه زمانی آزاد یا مشغول هستید. پس از راه‌اندازی اشتراک‌گذاری، می‌توانید رویدادها را در تقویم مشترک اضافه و ویرایش کنید تا از تضادهای زمان‌بندی جلوگیری کنید.
5. یک سیستم بهره وری مناسب را انتخاب کنید
استفاده از برنامه تقویم گوشی هوشمند برای مدیریت زمان عالی است، اما برای استفاده حداکثری از آن به استراتژی های مناسب نیاز دارید. این بدان معناست که یک سیستم بهره وری را انتخاب کنید که برای شما کار می کند و سپس از برنامه تقویم خود برای پشتیبانی از آن سیستم استفاده کنید.
به عنوان مثال، پس از افزودن وظایف روزانه خود به تقویم خود، باید بهترین ترتیب را برای تکمیل آنها تعیین کنید. شما می توانید لیست کارهای خود را با استفاده از ماتریس آیزنهاور تهیه کنید، که وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت اولویت بندی می کند.
هنگامی که ترتیب وظایف خود را مشخص کردید، می توانید آنها را به تقویم خود اضافه کنید و بلوک های زمانی را برای هر یک برنامه ریزی کنید. فقط مطمئن شوید که در برنامه خود کمی انعطاف پذیری در صورت بروز مشکل در برنامه خود بگذارید.
6. یک ویجت تقویم دریافت کنید
برای دسترسی بیشتر به تقویم خود، می توانید یک ویجت را به صفحه اصلی خود اضافه کنید. به این ترتیب، می توانید رویدادهای آینده خود را در یک نگاه ببینید یا تعداد تعاملات با صفحه نمایش خود را محدود کنید، زیرا فقط می توانید روی ویجت ضربه بزنید تا برنامه تقویم خود را باز کنید. خوشبختانه، می توانید به راحتی ویجت ها را در اندروید اضافه کنید و آیفون خود را با ویجت ها سفارشی کنید.
اکثر برنامه‌های محبوب تقویم دارای یک گزینه ویجت هستند که می‌توانید برای نمایش اطلاعاتی که می‌خواهید ببینید، آن را سفارشی کنید. برای مثال، می‌توانید انتخاب کنید که وظایف مربوط به روز، یادآوری‌ها یا رویدادهای آینده نشان داده شوند.
بهره وری خود را با استفاده از برنامه تقویم گوشی هوشمند خود افزایش دهید
برنامه تقویم گوشی هوشمند شما ابزار قدرتمندی است که می تواند به شما کمک کند بهره وری خود را به سطح بالاتری ببرید. استفاده از پتانسیل کامل آن به شما امکان می دهد گردش کار خود را ساده کنید، از تعارضات برنامه ریزی اجتناب کنید و تمام جزئیات زندگی خود را در یک مکان نگه دارید.