9 اشتباه رایجی که باید در ایمیل های کاری مراقب آنها باشید

آیا می خواهید از اشتباهات رایج ایمیل در محل کار جلوگیری کنید؟ با راهنمای سریع ما با رایج ترین اشتباهات و نحوه جلوگیری از آنها آشنا شوید.

آیا تا به حال ایمیلی در صندوق پستی خود دریافت کرده اید که اشتباه نوشته شده باشد؟ شاید از خود پرسیده باشید که آن ایمیل در مورد چیست و چگونه باید پاسخ دهید. برای جلوگیری از ارسال ایمیل های بد، این لیست از اشتباهات رایج در ایمیل های کاری را مرور کنید.

1. از دست رفته موضوع

یکی از اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل کاری عدم درج موضوع است. لیستی از خطوط موضوع اولین چیزی است که افراد هنگام باز کردن حساب های ایمیل خود می بینند. اگر شخصی تعداد زیادی ایمیل دریافت کند، ایمیلی بدون موضوع توصیفی و مناسب احتمالا نادیده گرفته می شود.

تحقیقات وبلاگ HubSpot نشان می دهد که خطوط موضوعی مؤثر باید حس کنجکاوی را برانگیزد و شخصی سازی شود. از طریق موضوع موضوع به گیرنده خود اطلاع دهید که چرا ایمیل شما مهم است. موضوع “خبرنامه 1” مبهم است و علاقه کسی را درگیر نمی کند. اما «خبرنامه 1: برترین بازیگران این ماه» احتمالاً بازدیدهای بیشتری خواهد داشت.

2. استفاده از لحن اشتباه

لحن یک ایمیل می تواند منعکس کننده نحوه درک شما باشد. انتخاب کلمات شما یا منعکس کننده لحن مثبت یا منفی است. به عنوان مثال، اظهار نظر درباره “عجیب” بودن ایده یک نفر معنای متفاوتی با گفتن اینکه ایده “بی نظیر است” دارد. یاد بگیرید که بین سایه های معنی تمایز قائل شوید و کلمات مناسب را انتخاب کنید.

ایمیل های کاری باید حرفه ای به نظر برسند. میزان رسمیت بستگی به فرهنگ کاری و روابط حرفه ای شما با گیرنده دارد. اگر فرهنگ کار دوستانه است، یا برای مدت طولانی با فردی همکار بوده اید، می توانید ایمیل کاری خود را با «سلام جان» شروع کنید. اما اگر در شرکت دیگری با کسی که نمی‌شناسید تماس می‌گیرید، بهتر است با استفاده از قالب «آقای اسمیت عزیز» با او تماس بگیرید.

هنگامی که در انتخاب کلمات خود شک دارید، به یک اصطلاحنامه یا فرهنگ لغت آنلاین مراجعه کنید. دستیار تایپ آنلاین Grammarly همچنین یک آشکارساز تن نوشتاری را در ویژگی های خود گنجانده است. می توانید آهنگ را در تنظیمات تغییر دهید تا مطمئن و حرفه ای به نظر برسد.

3. از دست رفته جزئیات و پیوست

دریافت ایمیل کاری با جزئیات ناقص آزاردهنده است. ارسال ایمیل به این طرف و آن طرف برای دریافت اطلاعات اتلاف وقت بسیار زیادی است. برای جلوگیری از این امر، تمام اصول اولیه را مشخص کنید: چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، چرا و چگونه. می توانید فرمت زیر را دنبال کنید:

1. پاراگراف اول: سلام و نکته اصلی ایمیل.
2. پاراگراف دوم: تمام جزئیات مرتبطی که گیرنده باید در مورد موضوع بداند.
3. پاراگراف سوم: فراخوانی برای اقدام (به عنوان مثال، آیا آنها نیاز به پاسخ دادن، انجام پیوند و غیره دارند).
4. بند چهارم: ممنون.

به یاد داشته باشید که هر فایل دیگری را که گیرنده شما نیاز دارد پیوست کنید. یکی از اشتباهات رایج این است که می گویند شما یک فایل را بدون انجام این کار پیوست کرده اید! با خواندن ایمیل خود قبل از ارسال می توانید از این امر جلوگیری کنید.

4. غفلت از ویرایش و تصحیح

ایمیلی مملو از اشتباهات دستوری و جمله ای غیرحرفه ای به نظر می رسد. گیرنده شما ممکن است فکر کند که شما در ارتباط خود فکر دقیقی نکرده اید. اشتباهات معمولاً زمانی اتفاق می‌افتند که عجله دارید یا سریع‌تر از آنچه تایپ می‌کنید فکر می‌کنید. اما راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید از آن جلوگیری کنید یا آن را کاهش دهید.

می توانید قبل از پر کردن تمام جزئیات با یک طرح کلی شروع کنید. بعد از اینکه ایمیل خود را تهیه کردید، قبل از ضربه زدن به ارسال، زمانی را برای بررسی آن اختصاص دهید. از آنجایی که وقتی نویسنده هستید، تشخیص خطاها دشوارتر است، از ابزارهای آنلاین استفاده کنید. اگر دوست ندارید برنامه‌ها و برنامه‌های افزودنی را دانلود کنید، بهترین چک‌کننده‌های املایی و دستور زبان را جستجو کنید.

5. آدرس ایمیل غیر حرفه ای

تصور کنید که اگر یک مشتری یا همکار ایمیلی از spongebob@hotmail.com دریافت کند، چه واکنشی نشان می دهد. آدرس‌های ایمیل غیرحرفه‌ای شما را غیرحرفه‌ای جلوه می‌دهند. برای جلوگیری از این تقلبی که ارزشش را دارد، از ایمیل کاری خود استفاده کنید.

اگر ایمیل شرکتی ندارید، نحوه استفاده از آدرس ایمیل سفارشی با Gmail برای ایمیل های حرفه ای را مطالعه کنید. فرض کنید جیمیل فنجان چای شما نیست. می توانید گزینه های تنظیم یک ایمیل سفارشی را با محبوب ترین ارائه دهندگان ایمیل، بهتر از Gmail و Yahoo Mail، بررسی کنید.

6. بدون بلوک امضا

بلوک امضا را به عنوان کارت ویزیت خود در نظر بگیرید. این عنصر بعد از امضای شما قرار می گیرد و حاوی نام کامل و اطلاعات تماس شما است. بلوک امضا به گیرنده کمک می کند تا شرکت شما و موقعیتی را که دارید شناسایی کند. این به گیرندگان این امکان را می دهد تا در صورت نیاز به دریافت اطلاعات شما از طریق کانال هایی غیر از ایمیل، به سرعت اطلاعات شما را پیدا کنند.

از شرکت خود بپرسید که آیا فرمت لازم برای بلوک امضا را دارد یا خیر. اگر نه، می توانید عناصر زیر را اضافه کنید:

• نام و نام خانوادگی
• نقش
• تیم / بخش
• نام شرکت
• شماره تماس
• وب سایت شرکت
• حساب های رسانه های اجتماعی شرکت

می توانید بلوک امضا را در تنظیمات ایمیل خود سفارشی کنید. فراموش نکنید که این قسمت را نیز ویرایش و تصحیح کنید. وقتی ذخیره شد، بلوک امضای شما در ایمیل خروجی شما گنجانده می شود.

7. ندانستن تفاوت بین Cc و Bcc

Cc و Bcc فیلدهای بعد از بخش To هستند. یکی از اشتباهات رایج این است که نمی دانید چه زمانی از آنها استفاده کنید. سی سی مخفف کربن کپی است. وقتی آدرس ایمیل شخصی را در کپی اضافه می‌کنید:

• آنها همچنین یک کپی از ایمیل را دریافت خواهند کرد
• آدرس ایمیل آنها در قسمت To در معرض دریافت کننده اصلی قرار می گیرد.
• آنها از ارتباط مطلع می شوند، اما نیازی به اقدام یا پاسخ به ایمیل ندارند.

شما از Cc استفاده می کنید تا به گیرنده اصلی اطلاع دهید که دیگران را در جریان نگه می دارید. شما همچنین از آن برای مطلع نگه داشتن شخص موجود در Cc استفاده می کنید. به عنوان مثال، شما می خواهید به مدیر خود اطلاع دهید که پروژه تیم شما چگونه پیشرفت می کند. بنابراین آدرس هم تیمی های شما باید در To باشد، در حالی که آدرس مدیر شما باید در Cc باشد.

Bcc مخفف blind carbon copy است. وقتی آدرس ایمیل شخصی را در مخفی‌گاه مخفی اضافه می‌کنید:

• آنها یک کپی از ایمیل دریافت می کنند.
• آدرس ایمیل آنها در معرض سایر گیرندگان قرار نمی گیرد.

شما از Bcc برای جلوگیری از پر شدن صندوق ورودی افراد استفاده می کنید. اگر فردی از فیلدهای To یا Cc روی «پاسخ به همه» ضربه بزند، گیرندگان موجود در رونوشت مخفی ایمیلی دریافت نخواهند کرد. همچنین می‌توانید از Bcc استفاده کنید تا دیگر گیرندگان نتوانند بدانند شخص دیگری در ایمیل وجود دارد. به عنوان مثال، اگر شما یک خبرنامه را برای همه مشتریان خود ارسال می کنید، نمی خواهید آدرس ایمیل آنها را در معرض دید یکدیگر قرار دهید.

8. ارسال ایمیل فراتر از ساعات کاری

خیلی آسان است که هیجان یک پروژه جدید را درگیر کنید و ساعت دو نیمه شب به رئیس یا همکاران خود ایمیل بزنید. با این حال، این ممکن است به یک مسئله تبدیل شود. رئیس یا همسالان شما ممکن است فکر کنند که شما به وقت آنها احترام نمی گذارید.

اگر ایمیل اضطراری نیست، آن را در ساعات کاری ارسال کنید و به دیگران زمان کافی برای پاسخ دادن بدهید. علاوه بر این، اگر مشکل شما فوری است، بهتر است پیامک ارسال کنید، تماس بگیرید یا یک پیام فوری ارسال کنید. یک راه حل خوب این است که ایمیل های خود را برنامه ریزی کنید. بهترین ابزار زمان‌بندی ایمیلی که باید امتحان کنید به ایمیل شما کمک می‌کند در زمان‌های مناسب روز در صندوق ورودی افراد قرار گیرد.

9. دیر پاسخ دادن

وقتی دیر به ایمیل ها پاسخ می دهید، ممکن است نشان دهنده عدم تعهد نسبت به کار شما باشد. یک قانون ساده این است که ظرف 24 ساعت یا در بازه زمانی معین فرستنده پاسخ دهید. اگر به زمان بیشتری برای پاسخگویی نیاز دارید، سریع و واضح ارتباط برقرار کنید.

یک تمرین خوب این است که اگر مشغول هستید یا خارج از دفتر هستید، ویژگی های پاسخ خودکار ایمیل خود را فعال کنید. برای مثال، می‌توانید نحوه راه‌اندازی یک پاسخگوی تعطیلات تکرارشونده در Gmail را بررسی کنید. پلت فرم ایمیل همچنین دارای الگوهایی است که به شما امکان می دهد پاسخ های آماده را ذخیره کنید.

از اشتباهات رایج ایمیل پرهیز کنید و تاثیر خوبی از خود به جای بگذارید

ایمیل های شما می تواند تاثیر مثبت یا منفی بر روی همکاران شما بگذارد. برای بهبود آداب ایمیل حرفه ای خود، از این اشتباهات رایج در ایمیل های کاری خودداری کنید. و به یاد داشته باشید، هنگامی که شک دارید، آن را ارسال نکنید!

اگر برای ایجاد ایمیل به کمک بیشتری نیاز دارید، از الگوهای ایمیل استفاده کنید. استفاده از الگوها تضمین می کند که ارتباطات شما حرفه ای به نظر می رسد. شروع به کاوش در پلتفرم هایی کنید که به شما امکان می دهند بسته های قالب رایگانی را که می توانید در برنامه ایمیل خود استفاده کنید دانلود کنید.

منبع مقاله