با وجود ابزارهای ارتباطی بسیار زیاد، انتخاب رسانه مناسب می تواند دشوار باشد. این نکات به شما در تصمیم گیری و یادگیری آداب آنها کمک می کند.
همکاری با همکارانتان باید آسان باشد و راه های زیادی برای دستیابی به آنها وجود دارد. اما، گاهی اوقات استفاده از ابزارهای ارتباطی متعدد ممکن است طاقت فرسا شود، و استفاده از ابزار نادرست می‌تواند مانع از مکالمه شود.
بنابراین، چه زمانی نوشتن ایمیل، ارسال پیام یا استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه موثرتر است؟ در ادامه بخوانید تا بدانید کدام ابزار ارتباطی برای بحث شما ایده آل است.
زمان ارسال ایمیل
اگر اطلاعات زیادی برای خلاصه کردن و جزئیات در پیام خود دارید، ارسال یک ایمیل گزینه ایده آل است. همچنین بهترین مسیر برای درخواست است.
از آنجایی که یک مکالمه ایمیل معمولاً کندتر از مکالمه روی یک برنامه پیام‌رسان است، به گیرنده شما زمان بیشتری برای بررسی اطلاعات می‌دهد. آنها می توانند در صورت نیاز با آن بنشینند و زمانی که آماده هستند پاسخی سنجیده ارائه دهند.
در حالی که معمولاً فکر می‌کنید که همکارانتان از ایمیل‌های طولانی قدردانی نمی‌کنند، راه‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید ایمیل‌های طولانی را طوری قالب‌بندی کنید که اطلاعات مهم برجسته شوند. به هیچ وجه نمی خواهید رمان بنویسید، اما ایمیل به شما این امکان را می دهد که همه اطلاعات را به یکباره ارائه دهید، در رسانه ای که کمتر فوری به نظر می رسد.
فقط به ترجیحات خود فکر کنید. آیا ترجیح می‌دهید یک ایمیل طولانی و در عین حال دقیق دریافت کنید که فکر می‌کنید زمانی برای بررسی آن دارید یا یک پیام طولانی Slack دریافت کنید در حالی که سعی می‌کنید روی پروژه‌های دیگر تمرکز کنید؟
علاوه بر اینکه احساس عجله کمتری می‌کنید، ایمیل‌ها سریعتر پیدا می‌شوند و بعداً به آنها ارجاع می‌شوند، به راحتی برای شخص دیگری ارسال می‌شوند، و به راحتی می‌توانید دیگران را از خارج از محل کار خود درج کنید. همچنین به پیام شما نسبت به Slack یا یک برنامه مشابه رسمیت بیشتری می دهد. برخی از موقعیت‌هایی که ایمیل احتمالاً ایده‌آل است عبارتند از:
- خلاصه کردن یک رویداد، گزارش، پروژه یا بازخورد.
- درخواست کردن.
- ارسال هر چیزی رسمی
- از جمله فردی از خارج از محل کار شما.
- هر چیزی طولانی یا مهم – به خصوص اگر گیرنده بعداً باید به آن مراجعه کند.
زمان ارسال پیام
ابزارهای پیام رسانی مانند Slack احتمالاً پاسخ سریع تری نسبت به ایمیل به شما می دهند. این یک مکان عالی برای پرسیدن سوالات ساده، بررسی سریع با همکاران و به اشتراک گذاشتن ایده ها است.
در حالی که گاهی اوقات پاسخ های سریع همان چیزی است که شما نیاز دارید، مهم است که به خاطر داشته باشید که برای تحقق آن باید سوالات خود را ساده نگه دارید. به دلیل پاسخ‌های سریع معمول برنامه، دریافت‌کنندگان به راحتی می‌توانند جزئیات یا کل پیام‌ها را نادیده بگیرند، مخصوصاً در یک کانال یا فضای کاری پر سر و صدا.
این می‌تواند منجر به مکالمات طولانی‌تر از حد لازم یا به‌روزرسانی‌های مهم شود، به‌ویژه اگر کانال آنقدر شلوغ باشد که همکارانتان آن را بی‌صدا کنند.
استفاده از نام‌گذاری در Slack می‌تواند به هدایت مکالمات در گروه‌ها یا کانال‌ها کمک کند، اما بهتر است پیام‌های خود را کوتاه و دقیق نگه دارید. اگر نمی توانید و Slack مکان مورد علاقه تیم شما است، سعی کنید از نقاط گلوله برای خلاصه کردن استفاده کنید. همچنین می‌خواهید هنگام ارسال پیام، در نظر داشته باشید که آیا زمانی برای مکالمه دارید یا خیر. همکار شما ممکن است سریع پیگیری کند، به دنبال توضیح باشد یا از خودش سؤال بپرسد.
اگر زمانی مکالمه در Slack به دلیل نامشخص بودن چیزها طولانی شود، ممکن است سریعتر با همکار خود تلفنی تماس بگیرید یا از ابزار huddle فقط صوتی Slack برای شفاف سازی استفاده کنید. مطمئناً Slack تنها ابزار پیام‌رسانی موجود نیست، اما اگر می‌خواهید کارها را ساده نگه دارید، بهتر است یک برنامه را انتخاب کنید که همه در سازمان شما از آن استفاده کنند.
علاوه بر این، اگر می‌خواهید کارها را حرفه‌ای نگه دارید، باید از استفاده از برنامه‌های شخصی مانند فیس‌بوک مسنجر یا ارسال پیامک خودداری کنید. برخی از موقعیت هایی که یک برنامه پیام رسانی ایده آل است عبارتند از:
- پرسیدن سوالات سریع
- به اشتراک گذاشتن ایده ها و همکاری.
- ارسال به روز رسانی سریع
- اعلامیه در کانال مناسب.
زمان استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
گاهی اوقات استفاده از ابزارهای ارتباطی در یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند ClickUp ایده آل است. مزیت اصلی انجام این کار این است که شما و همکارانتان زمان کمتری را برای برقراری ارتباط و همچنین جستجوی اطلاعات در صندوق ورودی، پیام‌ها و هر جای دیگری که در مورد کارتان صحبت می‌کنید، صرف می‌کنید.
با استفاده از ClickUp، می‌توانید هر کاری یا پروژه‌ای مرتبط با آن را در یک مکان نگه دارید.
بخش نظرات در یک کارت وظیفه در ClickUp به شما امکان می دهد سؤالات یا توضیحاتی را برای همکاران خود ارسال کنید. در اینجا می‌توانید دیگران را تگ کنید، نظرات خود را اختصاص دهید و اسناد پشتیبانی را پیوست کنید.
همچنین می توانید یک کار یا پروژه را با پر کردن اطلاعات مناسب و اختصاص شخص دیگری به خود پروژه یا به عنوان ناظر به اشتراک بگذارید. فقط مطمئن شوید که از بخش توضیحات برای اضافه کردن جزئیات بیشتر استفاده کنید – بسیار شبیه یک ایمیل.
علاوه بر این، می‌توانید یک تابلوی درخواست پروژه در ClickUp ایجاد کنید تا شما و تیمتان به سرعت وظایف خود را به یکدیگر اختصاص دهید و درخواست کمک کنید. برخی از شرایطی که ارتباط با نرم افزار مدیریت پروژه ایده آل است:
- برای پرسیدن یک سوال خاص پروژه
- برای به اشتراک گذاشتن نظر، ایده یا پیشنهاد خاص پروژه.
- شما وظیفه ای دارید که باید به شخص دیگری محول کنید.
- شما اسناد پشتیبانی دارید که به پروژه کمک می کند.
نکات دیگر برای برقراری ارتباط موثر
مهم نیست که کدام رسانه را انتخاب می کنید، در اینجا لیستی از نکات بیشتر برای کمک به برقراری ارتباط موثر وجود دارد:
- همه را یکباره بفرستید—اگر اخبار، بازخورد، به‌روزرسانی یا واقعاً چیزی برای گفتن دارید، به‌جای تکه‌تکه‌ها، آنها را یکباره بفرستید. نگه داشتن همه چیز در کنار هم به محدود کردن اعلان‌ها و حواس‌پرتی یا انتظاری که پس از ارسال پیام «هی» توسط فردی ایجاد می‌شود، کمک می‌کند.
- از خطوط موضوعی و کانال‌ها استفاده کنید – نه تنها مرتبط نگه داشتن خطوط موضوعی و کانال‌ها به شما کمک می‌کند تا پاسخ‌های مورد نظرتان را دریافت کنید، بلکه شما و همکارانتان نیز می‌توانید بعداً اطلاعات را پیدا کنید.
- به یک روش پایبند باشید—اگر ایمیلی دریافت کردید، از طریق ایمیل پاسخ دهید. اگر پیام است، در همان برنامه پاسخ دهید. ثابت ماندن مکالمات شما را در دسترس و منظم نگه می دارد.
ارتباطات را ساده کنید و بهره وری خود را افزایش دهید
در حالی که داشتن ابزارهای ارتباطی زیاد در دستان شما صحبت کردن با همکارانتان را راحت می کند، گاهی اوقات استفاده از ابزار نادرست می تواند به یک مانع تبدیل شود. اگر حرف های زیادی برای گفتن دارید، ایمیل بهترین گزینه برای شماست. اگر می خواهید سریع و دقیق باشید، با یک پیام رسان مانند Slack بروید.
در نهایت، اگر فکر یا ایده شما به یک کار مربوط می شود، با به اشتراک گذاشتن آن در نرم افزار مدیریت پروژه تحت وظیفه مربوطه، به خود و همکارانتان لطف کنید. هنگام ارائه مکالمه، همچنین باید در نظر داشته باشید که در صورت لزوم، شما و همکارانتان چگونه آن را بعداً پیدا خواهید کرد.