آیا کار اکسل خود را به دلیل خرابی فایل از دست داده اید؟ در اینجا برخی از علل رایج خرابی کتاب کار اکسل و نحوه جلوگیری از آنها آورده شده است.
بازیابی یک فایل اکسل خراب می تواند یک تجربه خشمگین باشد. ترس از دست دادن داده های حیاتی و تلاشی که برای ایجاد فایل انجام می شود، حداقل می تواند بسیار زیاد باشد. در حالی که روش‌های مختلفی برای بازیابی فایل اکسل آسیب‌دیده وجود دارد، ممکن است ثابت شود که یا ناکارآمد هستند یا به مهارت فنی فراتر از تخصص کاربر معمولی نیاز دارند.
در نتیجه، بهتر است از اقداماتی که ممکن است باعث خراب شدن کتاب‌های کار اکسل شما شود، خودداری کنید. این مقاله به شایع ترین دلایل خرابی کتاب کار اکسل می پردازد و نکات پیشگیری عملی را ارائه می دهد.
1. خاموش شدن ناگهانی کامپیوتر
کامپیوترها می توانند بدون هشدار به دلیل گرمای بیش از حد، سخت افزار معیوب یا قطع ناگهانی برق خاموش شوند. کتاب‌های کار اکسل که در هنگام خاموش شدن باز هستند ممکن است خراب شوند. در حین کار بر روی کتاب‌های کار اکسل، رایانه شما داده‌ها را به روز می‌کند و در هارد دیسک خود ذخیره می‌کند. قطع برق غیرمنتظره می تواند این فرآیند ذخیره فایل را مختل کند و باعث خراب شدن فایل اکسل شود.
چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
از باز نگه داشتن فایل های اکسل در زمانی که کار نمی کنید برای جلوگیری از خرابی خاموش شدن ناگهانی آنها خودداری کنید. عادت کنید مکررا کار خود را ذخیره کنید و به محض اتمام کار، برگه های اکسل را ببندید. و اگر در منطقه‌ای زندگی می‌کنید که قطع ناگهانی برق رایج است، برای جلوگیری از خاموش شدن غیرمنتظره رایانه، روی منبع تغذیه اضطراری (UPS) سرمایه‌گذاری کنید.
2. هارد دیسک خراب
آیا تا به حال لپ تاپ خود را رها کرده اید و متوجه شده اید که نمی توانید برخی از فایل های خود را باز کنید (یا حتی پیدا کنید)؟ چنین تأثیری احتمالاً به بخش‌های خاصی از هارد دیسک شما آسیب می‌زند و فایل‌های ذخیره شده در این بخش‌ها (اکسل یا موارد دیگر) را خراب یا پاک می‌کند. هنگامی که فایلی را روی چنین دیسک سخت آسیب دیده و خرابی ذخیره می کنید، ممکن است ذخیره نشود یا با داده های از دست رفته ذخیره نشود و در نتیجه فایل خراب شود.
چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
همچنین باید مراقب علائم خرابی هارد دیسک باشید و در صورت خرابی هارد دیسک، آن را تعویض کنید. دلایل مختلفی برای خرابی هارد دیسک وجود دارد، مانند ضربه فیزیکی، مشکلات نرم افزاری، نوسانات برق و گرم شدن بیش از حد. در حالی که همه اینها تحت کنترل شما نیستند، می توانید مراقب لپ تاپ خود باشید و مراقب سلامت سخت افزار رایانه خود باشید تا احتمال خرابی هارد دیسک را کاهش دهید.
3. اندازه فایل بزرگ
فایل های اکسل بزرگتر مستعد خراب شدن هستند زیرا اغلب حاوی فرمول ها و لینک های زیادی هستند. این احتمال وجود دارد که در میان انبوهی از فرمول ها و پیوندها، چند فرمول نادرست یا پیوندهای خراب کل فایل را خراب کنند.
فایل‌های بزرگتر نیز بر روی اکسل تأثیر می‌گذارند، بنابراین متوجه می‌شوید که کند می‌شود و (گاهی اوقات) پاسخ نمی‌دهد. بارگذاری و ذخیره این فایل های بزرگتر اکسل به زمان بیشتری نیاز دارد. اگر در حین بارگیری یا ذخیره وقفه ایجاد شود، فایل اکسل ممکن است خراب شود.
چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
بهتر است از افزودن فرمول ها یا پیوندهای غیر ضروری به فایل اکسل خود برای کوچکتر نگه داشتن اندازه فایل خودداری کنید. اما اگر این امکان پذیر نیست، آن را به فایل های کوچکتر تقسیم کنید که بارگیری، ذخیره و مدیریت آسان تر است.
4. اشکالات در اکسل
مانند سایر نرم افزارها، اکسل کامل نیست. اگرچه توسعه دهندگان مایکروسافت به به روز رسانی اکسل و اضافه کردن وصله های جدید برای حذف باگ ها (نقص نرم افزار) و سایر آسیب پذیری ها ادامه می دهند، ممکن است برخی از آنها باقی بمانند. این اشکالات می توانند از ذخیره صحیح فایل شما جلوگیری کنند یا برخی از توابع اکسل را به اشتباه تفسیر کنند و منجر به خراب شدن فایل شوند.
چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
به روز نگه داشتن برنامه اکسل بهترین راه برای جلوگیری از خراب کردن فایل های اکسل باگ های نرم افزاری است. همچنین باید از استفاده از ماکروها و افزونه های شخص ثالث خودداری کنید زیرا آنها بررسی نشده اند و ممکن است دارای آسیب پذیری هایی باشند که می تواند فایل های شما را خراب کند.
5. سرور شبکه و مسائل همگام سازی
اگر روی یک فایل اکسل ذخیره شده در یک سرور شبکه کار می کنید، خطر خراب شدن فایل زیاد است. سرعت پایین اینترنت و مشکلات اتصال می تواند از ذخیره کامل اطلاعات جلوگیری کند. همچنین ممکن است هنگام ایجاد تغییرات، ارتباط خود را از دست بدهید. از آنجایی که تغییرات ذخیره نشدند، داده های از دست رفته می توانند فایل شما را خراب کنند.
اگر چندین کاربر سعی کنند به یک فایل اکسل دسترسی پیدا کنند و تغییراتی در آن ایجاد کنند، می‌تواند منجر به بازنویسی داده‌ها و مشکلات همگام‌سازی داده شود که می‌تواند فایل را خراب کند.
چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
همیشه باید قبل از هر تغییری از اتصال پایدار اطمینان حاصل کنید. برای جلوگیری از چنین مشکلاتی، قبل از هر گونه تغییر، فایل اکسل را در رایانه خود ذخیره کنید.
6. بدافزار و ویروس کامپیوتری
ویروس‌ها و بدافزارها می‌توانند داده‌های فایل اکسل شما را تغییر دهند، بازنویسی کنند یا حذف کنند به طوری که خراب شود. اگر رایانه شما به بدافزار یا ویروس آلوده شده باشد، همه فایل‌های شما (از جمله کتاب‌های کار اکسل) در معرض خطر هستند.
چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
بهترین راه برای تمیز نگه داشتن رایانه از ویروس ها و بدافزارها این است که از نصب نرم افزار از منابع ناشناخته یا اتصال رایانه خود به سرور ناشناس خودداری کنید. همچنین باید نرم‌افزار آنتی‌ویروس را نصب کنید تا هر برنامه مخربی را قبل از اینکه به فایل‌های شما آسیب برساند یا خراب کند، شناسایی و حذف کنید.
از فایل های اکسل خود نسخه پشتیبان تهیه کنید
خرابی کتاب کار اکسل می تواند به دلایل مختلفی رخ دهد و همیشه نمی توان از آن جلوگیری کرد. به همین دلیل است که بهتر است همیشه یک نسخه پشتیبان از فایل‌های مهم اکسل و کتاب‌های کاری ذخیره کنید تا از از دست رفتن داده‌های مهم جلوگیری کنید.
اما اگر یک کتاب کار مهم اکسل خراب شد، امید خود را از دست ندهید. می توانید از روش های مختلفی برای بازیابی کتاب کار خراب اکسل خود (یا حداقل داده ها) استفاده کنید.