اگر می خواهید در جهت اهداف خود پیشرفت بیشتری داشته باشید، داشتن یک برنامه بهره وری ایده خوبی است. در اینجا نحوه درست کردن آن آورده شده است.
فرهنگ شلوغی همه ما را به این فکر می‌کند که اگر می‌خواهیم به اهداف مالی (یا خودسازی) خود برسیم، باید تمام ثانیه‌های خود را به کار ببندیم. نه تنها برای سلامت روحی و جسمی ما مضر است، بلکه مضر است.
وقتی تنها چیزی که در ذهن شماست این است که «بیشتر انجام دهید»، اغلب کارایی و دقت را از دست می دهید. با وجود اینکه ساعات بیشتری را وقت می گذارید، کار زیادی انجام نمی دهید. این به این دلیل است که شما برنامه ریزی نمی کنید.
همه ما از اهمیت برنامه ریزی برای موفقیت هر پروژه آگاه هستیم، اما وقتی صحبت از بهره وری به میان می آید، بدون فکر زیاد وارد آن می شویم. دقیقاً به همین دلیل است که ما اغلب در اهداف بهره وری خود شکست می خوریم.
برنامه بهره وری چیست و چرا داشتن آن مهم است؟
در حالی که اصطلاح “طرح بهره وری” به خودی خود توضیحی است، ارائه یک تعریف واضح و مختصر برای دانستن دقیق این اصطلاح ضروری است:
یک برنامه بهره وری اهداف شما (چه کوتاه مدت و چه بلندمدت) را مشخص می کند و به صورت استراتژیک آنها را در طول روزها، هفته ها یا ماه های شما برنامه ریزی می کند تا بهره وری شما را افزایش دهد و در عین حال موانع اصلی بهره وری را برطرف کند.
آیا تا به حال فکر کرده اید که چرا تماشای ویدیوهای یوتیوب در مورد هک های بهره وری در اواخر شب یا خواندن مقاله هایی در مورد بهبود بهره وری شما مثمر ثمر نبوده است؟ دلیلش این نیست که همه آن مقاله ها و ویدیوها نکات و استراتژی های اشتباهی را ارائه می دهند.
همه ما افکار، اهداف و مشکلات متفاوتی داریم. هر کدام از ما سبک کاری متفاوتی داریم و از پیشینه های متفاوتی می آییم. این مقاله‌ها و ویدیوهای اینترنتی تعمیم یافته‌اند و به مجموعه منحصربه‌فرد مشکلات و موانع بهره‌وری ما نمی‌پردازند.
با داشتن یک برنامه بهره وری مناسب، لازم نیست کورکورانه از یک کار به کار دیگر بپرید. شما یک نقشه راه مناسب از روز (هفته یا ماه) خواهید داشت که باعث می شود بیشتر روی اهداف خود متمرکز شوید و احتمال اینکه حواس شما پرت شود کمتر می شود. برنامه ریزی برای بهره وری به شما حس کنترل می دهد و باعث می شود کمتر احساس فشار و استرس کنید.
چگونه یک برنامه بهره وری ایجاد کنیم
برنامه ریزی بهره وری علم موشکی نیست. تنها چیزی که نیاز دارید این است که نگرش درستی داشته باشید، اهداف خود را به خاطر بسپارید و با ذهنی باز قدم بردارید. شما باید تمام اصول اعتقادی مربوط به بهره وری «ساعت 4 صبح از خواب بیدار شدن» یا «دوش گرفتن آب سرد» را از پنجره بیرون بیندازید و ببینید چه چیزی برای شما مفید است.
از آنجایی که یک برنامه بهره وری منحصر به اهداف، خلق و خو و طرز فکر شما است، هیچ دستورالعمل دقیقی در مورد چگونگی ایجاد آن وجود ندارد. با این حال، مراحل زیر یک نقشه راه منعطف از فرآیند ارائه می دهد که می توانید از آن استفاده کنید:
1. اهداف SMART را تعیین کنید
پیاده روی بی هدف شما را به جایی نمی رساند. داشتن سابقه ای از اهداف و وظایف، رفتن از یک کار به کار دیگر را آسان تر می کند. به همین دلیل است که تعیین اهداف SMART مهم است، زیرا به شما کمک می کنند پیشرفت را پیگیری کنید، انگیزه را بهبود بخشید و بهره وری را افزایش دهید.
هنگامی که اهداف خود را روی کاغذ آوردید، به هر کاری که برای رسیدن به آنها باید انجام دهید فکر کنید. این ممکن است شامل وظایف مربوط به شغل یا اهداف تجاری شما، عادات بهبود خود، پروژه های شخصی یا مسئولیت های روزانه باشد. با هر چیزی که به ذهنتان می رسد، مهم نیست که چقدر پیش پا افتاده به نظر می رسد، شروع کنید و آنها را در زیر اهداف مرتبط گروه بندی کنید.
2. پیگیری زمان
نحوه گذراندن وقت خود را در طول روز پیگیری کنید تا ایده ای از میانگین روز خود داشته باشید. چند ساعت پربار را در روز مدیریت می کنید؟ چه فعالیت هایی بیشتر وقت شما را می گیرد؟ این کار را برای چند روز انجام دهید، و از اینکه چقدر زمان برای حواس‌پرتی یا فعالیت‌های بی‌اهمیت مانند چک کردن ایمیل‌ها یا فیدهای رسانه‌های اجتماعی صرف می‌شود، شگفت‌زده خواهید شد.
می توانید از TimeCamp برای ردیابی خودکار زمان رایانه خود استفاده کنید. تنها چیزی که نیاز دارید این است که در وب سایت آنها ثبت نام کنید و برنامه رایانه را دانلود کنید و شروع به ردیابی زمان شما می کند.
3. جدول زمانی خود را تجزیه و تحلیل کنید و چالش هایی که در حال حاضر با آن روبرو هستید را یادداشت کنید
پس از ردیابی زمان خود برای چند روز، داده های کافی برای به دست آوردن بینش های ارزشمند خواهید داشت. اگر از TimeCamp استفاده می‌کنید، به گزارش زمان آن دسترسی داشته باشید و حساب دقیقی از روزهای خود خواهید داشت.
هنگام تجزیه و تحلیل گزارش زمان خود، سوالات زیر را از خود بپرسید:
- چند ساعت در روز کار می کنید؟
- چقدر زمان صرف شبکه های اجتماعی می شود؟
- چه فعالیت هایی بیشتر وقت شما را می گیرد؟
- چقدر زمان برای انجام یک کار خاص طول کشید؟
پاسخ دادن به این سوالات به شما کمک می کند تا به موانعی که مانع از بازدهی بیشتر شما می شوند توجه کنید. هنگامی که مشکلات را شناختید، می توانید شروع به فکر کردن در مورد راه حل آنها کنید.
جدا از حواس‌پرتی‌های رایج مانند رسانه‌های اجتماعی، باید موارد دیگری که به ظاهر نامربوط هستند، که ممکن است مانع از بازدهی بیشتر شما شوند را یادداشت کنید. از خودت بپرس:
- آیا کار کردن در اواخر بعد از ظهر برایتان سخت است؟
- آیا بیشتر اوقات احساس بی حالی می کنید؟
- آیا درست نمی خوابید؟
در حالی که چالش ها را یادداشت می کنید، باید به خودتان وفادار بمانید. سعی کنید برای رفتارهای غیرمولد خود بهانه ای به خود نگویید.
4. ایجاد و دنبال کردن یک برنامه
با استفاده از بینش حاصل از تجزیه و تحلیل خود، یک برنامه زمانی ایجاد کنید که اهداف خود را در نظر بگیرید. در حالی که Google Calendar برای برنامه ریزی عالی است، اگر کار نمی کند، از جایگزین های رایگان Google Calendar برای برنامه ریزی روز خود استفاده کنید.
بسته به اهداف و ساعات اوج بهره وری خود، ساعات مناسب روزانه یا هفتگی را به پروژه های کاری، تناسب اندام، اوقات فراغت، خانوادگی یا شخصی اختصاص دهید. هیچ درست یا غلطی وجود ندارد؛ همه چیز به اهداف و ترجیحات شخصی شما بستگی دارد.
به عنوان مثال، اگر می خواهید یک کسب و کار جدید راه اندازی کنید، باید چند ساعت در هفته را به کار روی کسب و کار خود اختصاص دهید. اما اگر هدف شما این است که بدن تابستانی عالی داشته باشید، زمان صرف شده با تلفن خود را کاهش دهید و جلسات ورزشی هفتگی بیشتری را برنامه ریزی کنید.
صرف نظر از اهداف شما، مهم است که یک برنامه واقعی داشته باشید. شما نمی خواهید هر ثانیه آخر روز را برنامه ریزی کنید. برنامه شما باید به اندازه کافی منعطف باشد تا برنامه های ناگهانی را برآورده کند. و فراموش نکنید که استراحت های خوبی را به دست آورید. هدف مشغول ماندن نیست بلکه افزایش بهره وری است.
5. استراتژی بهره وری ایده آل خود را پیدا کنید و به آن پایبند باشید
بهره وری به طور طبیعی برای بسیاری از ما به وجود نمی آید. با این حال، استفاده از روش‌های آزموده‌شده می‌تواند به آسان‌تر کردن فرآیند کمک کند. در اینجا چند استراتژی بهره وری وجود دارد که می توانید در برنامه خود از آنها استفاده کنید:
روش آیوی لی
روش آیوی لی یک استراتژی ساده اما کارآمد برای گنجاندن در برنامه شما است. فهرستی از 6 کاری که هر روز باید انجام دهید تهیه کنید. آنها را به ترتیب اهمیت رتبه بندی کنید و با مهمترین کار شروع کنید. هدف این است که یک کار را در یک زمان به پایان برسانید.
پس از اتمام کار اول، به کار بعدی و سپس کار بعدی بروید تا زمانی که لیست خود را تمام کنید. اگر قادر به انجام هر شش کار نیستید، به سادگی آنها را به روز بعد منتقل کنید.
اگر می‌خواهید بیشتر بدانید، در اینجا یک راهنمای دقیق در مورد نحوه استفاده از روش آیوی لی برای بهره‌وری بدون استرس آورده شده است.
اصل پارتو
اصل پارتو، همچنین به عنوان قانون 80/20 شناخته می شود، یک استراتژی بهره وری معروف است که بر تمرکز بر مهمترین وظایف تأکید دارد. طبق اصل پارتو، 20 درصد (مهم ترین) کارها 80 درصد نتایج را به همراه دارد.
از قانون 80/20 برای اولویت بندی وظایف خود و در عین حال تمرکز بر نتایج دلخواه استفاده کنید. وظایف کلیدی را که بیشترین نتایج را به همراه خواهند داشت شناسایی کنید و ابتدا روی تکمیل آن کارها تمرکز کنید.
تکنیک پومودورو
با تمرکز بر روی یک کار به مدت 25 دقیقه و سپس استراحت کوتاه، بهره وری خود را با روش پومودورو افزایش دهید. روش پومودورو برای انجام کارهای بزرگ و دلهره آور عالی است. وقتی کار را به چند کار کوچکتر تقسیم کنید (که می توانید در 25 دقیقه انجام دهید)، انجام و انجام دادن آن بسیار ساده تر می شود.
6. عملکرد و آزمایش خود را دوباره تحلیل کنید
برنامه ریزی برای بهره وری یک کار یکباره نیست. اولین برنامه بهره وری شما ممکن است آنطور که انتظار دارید دقیق یا مؤثر نباشد. به همین دلیل مهم است که پیشرفت هفتگی و ماهانه خود را مرور کنید.
ببینید برنامه بهره وری شما چقدر خوب کار می کند. موانعی را که ممکن است از دست داده باشید شناسایی کنید و برنامه خود را برای رفع آنها تنظیم کنید. اگر استراتژی خاصی نتیجه نمی دهد، راهبرد دیگری را امتحان کنید و نتایج را یادداشت کنید.
بهره وری خود را با یک برنامه بهره وری افزایش دهید
اگر نکات بهره وری اینترنت کار نمی کند، زمان آن رسیده است که یک برنامه بهره وری شخصی ایجاد کنید. برنامه شما باید تمام موانعی را که شما را از دستیابی به حداکثر پتانسیل خود باز می دارند، برطرف کند. هنگام ایجاد طرح، مطمئن شوید که وظایف با اولویت بالا را برنامه ریزی کنید تا از ساعات اوج عملکرد خود استفاده کنید.
در حالی که برنامه بهره وری مطمئنا کمک کننده است، مهم است که آن را دنبال کنید. این به معنای ایجاد یک محیط کاری عاری از حواس پرتی، از جمله تلفن شما است. اما اگر بستن گوشی هوشمند مهم است، باید عادات خوب گوشی هوشمند را دنبال کنید.