چگونه یک نقشه زمانی برای بهبود بهره وری خود ایجاد کنید

از مهلت های از دست رفته خسته شده اید؟ یاد بگیرید که چگونه یک نقشه زمانی ایجاد کنید و بهره وری خود را کنترل کنید.

هر چند وقت یک‌بار خود را گم می‌کنید—نمی‌توانید با جریان بی‌پایان وظایفی که سر راهتان قرار می‌گیرند مدیریت کنید؟ شب روی تخت خود دراز می کشید و به تمام کارهایی که می توانستی در طول روز انجام دهی اما نمی توانستی فکر کنی.

به این فکر می کنید که چگونه می توانستید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و کارهای بیشتری انجام دهید. اما روز از دست رفته است. اگر همه آن برنامه ریزی را از قبل انجام داده بودید. اگر سناریوی بالا وضعیت شما را توصیف می کند، باید نقشه زمانی را در نظر بگیرید.

نقشه برداری زمان چیست؟ چه تفاوتی با زمان مسدود کردن دارد؟

نقشه برداری زمان به فرآیند ایجاد چارچوبی اشاره دارد که فعالیت های شما (کار، جلسات، تعهدات شخصی) را با توجه به زمان ترسیم می کند. به راحتی می توان نگاشت زمان را با روش های زمان بندی یا مدیریت زمان مرسوم مانند مسدود کردن زمان اشتباه گرفت. با این حال، یک تفاوت قابل توجه وجود دارد.

نقشه زمانی یک نمای کلی از روز، هفته یا ماه شما ارائه می دهد. این شفافیت را در مورد نحوه گذراندن روزهای خود، آنچه باید انجام دهید و زمان ارائه می دهد. هنگامی که اسکلتی از نحوه برنامه ریزی برای گذراندن وقت خود به دست آوردید، می توانید زمان بندی بلوک های زمانی را برای کارهای با اولویت بالا (مسدود کردن زمان) شروع کنید.

بر خلاف سایر روش های مدیریت زمان، نقشه برداری زمان صرفاً اختصاص زمان برای کار نیست. این یک برنامه کامل برای نحوه گذراندن وقت خود از کار و سرگرمی گرفته تا اوقات فراغت و خانواده است. و به محض اینکه عادت به نقشه برداری زمان کردید، جادو اتفاق می افتد.

نقشه واضحی از کارهایی که باید انجام دهید دریافت می کنید، بنابراین خستگی تصمیم گیری از بین می رود. روزهای شعبده بازی بین پروژه‌های مختلف از بین می‌روند زیرا قبلاً بلوک‌های زمانی را برای کارهای با اولویت بالا برنامه‌ریزی کرده‌اید. شما می دانید چه زمانی زمان کار است و چه زمانی وقت آن است که نگرانی های خود را کنار بگذارید و یک فنجان قهوه داغ بنوشید. شما دیگر عجله نمی کنید و کارهای بیشتری انجام می دهید.

خوب به نظر می رسد، درست است؟ بیایید در مورد چگونگی ایجاد یک نقشه زمانی برای افزایش بهره وری و کنترل زندگی خود صحبت کنیم.

نحوه ایجاد نقشه زمانی برای بهبود بهره وری

هیچ راه استانداردی برای ایجاد نقشه زمانی وجود ندارد زیرا نقشه برداری زمانی شخصی است. افراد اهداف، خلق و خوی و شرایط متفاوتی دارند. چیزی که برای یکی جواب می دهد ممکن است برای دیگری جواب ندهد. با این حال، راهنمای زیر طرحی از فرآیند ایجاد نقشه زمانی معمولی را ارائه می‌دهد که می‌توانید با توجه به شرایط خاص خود آن را دنبال کرده و قالب‌گیری کنید.

مرحله 1: نحوه صرف زمان را در نظر بگیرید

قبل از شروع ایجاد یک نقشه زمانی، بسیار مهم است که از خود بپرسید: چرا یک نقشه زمانی ایجاد می کنید، و انتظار دارید به چه چیزی برسید؟ اینها سؤالات مهمی هستند که بر میزان تأثیرگذاری نقشه زمانی برای شما تأثیر می گذارند. به همین دلیل است که هنگام پاسخ دادن به این سؤالات صادق بودن بسیار مهم است.

می توانید با فکر کردن در مورد نحوه گذراندن وقت خود در یک روز شروع کنید. آیا از روال فعلی خود راضی هستید؟ اگر نه، به این فکر کنید که می خواهید چه چیزی را بهبود ببخشید. فراموش نکنید که در حال ایجاد یک نقشه زمانی برای خود هستید.

این بدان معناست که در هنگام پاسخ دادن به این سؤالات باید شخصیت، ساعات اوج تولید و عادات خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر می‌دانید که در اواخر شب بهترین کار را انجام می‌دهید، می‌توانید بلوک‌های زمانی را برای کارهای با اولویت خود در شب تعیین کنید تا از حداکثر کارایی اطمینان حاصل کنید.

زمانی که سبک زندگی خود را با دید پرنده ای بررسی کردید، ایرادات روتین خود را در نظر گرفتید، مواردی را که می خواهید بهبود دهید، یادداشت کردید و متوجه شدید که می خواهید با نقشه زمانی خود به چه چیزی برسید، به مرحله بعدی بروید.

مرحله 2: یک لیست کارها ایجاد کنید

فعالیت هایی را که می خواهید در یک بازه زمانی مشخص انجام دهید فهرست کنید. برای اولین بار نقشه خود، بهتر است از یک بازه زمانی کوتاه تر، ترجیحا یک هفته استفاده کنید. این به این دلیل است که یک بازه زمانی کوتاه‌تر به شما کمک می‌کند تا اهداف واقع‌بینانه‌ای تعیین کنید و کمتر احساس فشار کنید.

هنگامی که فعالیت های هفته خود را فهرست می کنید، دسته بندی هایی را برای حوزه های مختلف زندگی خود (کار، سرگرمی ها، سلامت، دوستان و خانواده) ایجاد کنید. هنگامی که وظایف خود را به دسته های مربوطه تفکیک کنید، می توانید به راحتی آنها را مدیریت کنید. اما زیاده روی نکنید. بهتر است دسته بندی های خود را بین 3 تا 5 نگه دارید تا از شلوغی جلوگیری کنید.

مرحله 3: کد رنگ فعالیت های مختلف

ایجاد نقشه های زمانی نیازی به خسته کننده نیست. می توانید (باید) به دسته بندی های مختلف نقشه زمانی رنگ اضافه کنید. این نقشه برداری زمان شما را سرگرم کننده می کند و رنگ های مختلف به تجسم نقشه زمان شما کمک می کند. اما رنگ ها را به طور تصادفی اضافه نکنید. رنگ‌های مختلف نشان‌دهنده احساسات متفاوت هستند، بنابراین کد رنگ را بر این اساس کد کنید.

سبز نشان دهنده طبیعت و فراوانی است، به همین دلیل است که ما در Clockify رنگ سبز را به دسته سلامتی من اختصاص داده ایم.

مرحله 4: اولویت بندی وظایف

با فهرست کردن فعالیت‌هایی که می‌خواهید در یک هفته انجام دهید، متوجه می‌شوید که ساعت‌های کافی برای تکمیل همه کارها وجود ندارد. اینجاست که باید اولویت بندی را شروع کنید. با این حال، اکثر مردم اولویت بندی را دشوار می دانند. اگر شما هستید، از ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی وظایف خود استفاده کنید.

ماتریس آیزنهاور به دسته بندی وظایف به چهار ربع بر اساس اهمیت و فوریت کمک می کند. مهم‌ترین و فوری‌ترین کارها بالاترین اولویت را دارند، در حالی که کارهای کم‌اهمیت و کمتر فوری برای آینده برنامه‌ریزی می‌شوند، محول می‌شوند یا از فهرست کارها حذف می‌شوند.

مرحله 5: بلوک های زمانی را برنامه ریزی کنید

بعد از اینکه کارها را اولویت بندی کردید، انسداد زمان مرحله بعدی است. در اینجا نحوه ایجاد بلوک های زمانی در تقویم خود آورده شده است:

1. بلوک های زمانی را برای کارهای با اولویت ایجاد کنید.
2. پس از آن، بلوک های زمانی برای جلسات ایجاد کنید.
3. اگر زمان کافی برای شما باقی مانده است، برای کارهای مهم یا پروژه های مهم بلوک های زمانی ایجاد کنید.

در حالی که فرآیند ساده به نظر می رسد، در ابتدا اشتباه خواهید کرد. اما نگران نباشید، در نهایت در آن بهتر خواهید شد. با این حال، برای سهولت در فرآیند و به حداقل رساندن احتمال خطا، در اینجا چند نکته وجود دارد که باید به خاطر داشته باشید:

• بلوک های زمانی خود را به اندازه کافی انعطاف پذیر نگه دارید تا جایی برای تماس های غیرمنتظره و حواس پرتی های اجتناب ناپذیر باقی بماند.
• زمان مشخصی را برای کارهای روتین (صبحانه، دویدن صبحگاهی، شام) تعیین کنید.
• جلسات را (در صورت امکان) در یک بلوک زمانی برنامه ریزی کنید زیرا جلسات پراکنده در طول روز می تواند مانع از بهره وری شود.
• فراموش نکنید که بلوک های زمانی برای استراحت ایجاد کنید.
• بلوک های زمانی را برای رویدادهای ناگهانی و غیرمنتظره خالی بگذارید.

مرحله 6: بررسی و بازنگری

اکنون که نقشه زمان خود را ایجاد کرده اید، وقت آن است که آن را مرور کنید. ببینید آیا نقشه زمانی هفتگی شما به خوبی نشان می دهد که می خواهید هفته خود را چگونه بگذرانید. اگر نه، آن را اصلاح کنید. برای مثال، اگر روزهای دوشنبه و سه‌شنبه کارهای فشرده زیادی را روی هم گذاشته‌اید – در حالی که زمان زیادی برای چهارشنبه دارید – می‌توانید برای متعادل کردن روزهایتان مقداری از کار را در روز چهارشنبه اضافه کنید.

نقشه زمانی شما حکم دادگاه نیست، بنابراین با خیال راحت آن را اصلاح کنید و تنظیماتی را که مناسب می دانید انجام دهید. اما قبل از اینکه شروع به دنبال کردن آن کنید این کار را انجام دهید زیرا تغییر نقشه زمانی در میانه راه می تواند کل برنامه هفته شما را از بین ببرد.

در حالی که نقشه زمان خود را دنبال می کنید، ببینید چقدر خوب کار می کند. از خود بپرسید: آیا توانستید آن را دنبال کنید؟ آیا بهره وری شما را افزایش داد؟ آیا زمینه هایی وجود دارد که نیاز به بهبود بیشتر داشته باشد؟ بر اساس پاسخ های خود، تنظیمات لازم را در نقشه های زمانی آینده خود انجام دهید.

4 بهترین ابزار نقشه برداری زمان که می توانید استفاده کنید

نرم افزار نقشه برداری زمان یک ضرورت نیست، اما آنها فرآیند را کارآمدتر می کنند. تنها چیزی که نیاز دارید یک قلم و کاغذ برای ایجاد یک نقشه زمانی با فهرست کردن و اولویت بندی فعالیت های هفتگی و ایجاد بلوک های زمانی برای هفته است.

اما یک مشکل در این وجود دارد. نمی توانید تغییراتی ایجاد کنید نرم افزار نقشه برداری زمان، نقشه برداری زمان را آسان تر و کارآمدتر می کند. به علاوه، نقشه زمانی شما همیشه در گوشی شما قابل دسترسی است.

1. Clockify

Clockify یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان است. این یک رابط منظم و آسان برای ناوبری و بسیاری از ویژگی‌ها ارائه می‌کند که به ایجاد نقشه‌های زمانی جامع کمک می‌کند.

به راحتی می توانید بلوک های زمانی را در نمای تقویم برنامه ایجاد کنید. روی هر فریم زمانی (که قبلاً زمان مسدود نشده است) کلیک کنید و یک پاپ آپ Add time entry ظاهر می شود. اکنون جزئیات را وارد کرده و روی دکمه ADD کلیک کنید. فرآیند را برای هر تعداد بلوک زمانی که دوست دارید تکرار کنید.

2. TimeCamp

می توانید از TimeCamp برای صرفه جویی در زمان، افزایش بهره وری و ایجاد نقشه های زمانی استفاده کنید. پس از اضافه کردن بلوک های زمانی برای هفته (یا ماه)، تقویم Google را در TimeCamp خود ادغام کنید.

بلوک‌های زمانی از تقویم Google شما به‌طور خودکار در زمان تعیین‌شده در جدول زمانی TimeCamp شما ظاهر می‌شوند. علاوه بر این، TimeCamp ردیابی خودکار زمان را ارائه می دهد – یک نجات دهنده برای افرادی که اغلب فراموش می کنند ورودی های زمان را اضافه کنند.

3. پلانی راه

Planyway به شما امکان می دهد Trello، Jira، Google Calendar و Microsoft Teams را ادغام کنید. اگر پروژه‌ها را در Trello مدیریت می‌کنید و جلسات را در تقویم Google برنامه‌ریزی می‌کنید، دانستن اینکه چه کاری و چه زمانی باید انجام دهید ممکن است دشوار باشد.

Planyway همه آن ها را در یک مکان به ارمغان می آورد و ایجاد یک نقشه زمانی را آسان تر می کند. می‌توانید بلوک‌های زمانی را در تقویم Planyway بکشید و تنظیمات لحظه آخری را آسان‌تر کنید.

4. Google Sheets

از نوشتن مقاله و بودجه‌سازی گرفته تا ایجاد فهرست تماشای فیلم‌های مورد علاقه‌ام، می‌توانید با مجموعه Google Docs Editors کارهای زیادی انجام دهید. ایجاد نقشه زمانی تفاوتی ندارد.

Google Sheets همه چیزهایی را که برای ایجاد نقشه زمانی مناسب نیاز دارید ارائه می دهد. آنچه Google Sheets را از سایر نرم افزارهای نقشه برداری زمان متمایز می کند، آزادی است که به شما می دهد. شما می توانید نقشه زمان خود را هر طور که دوست دارید بدون محدود کردن خود به رابط برنامه ایجاد کنید.

اما اگر زحمت ایجاد یک نقشه زمانی را از ابتدا نمی‌خواهید، در اینجا یک الگوی نقشه زمانی Google Sheets وجود دارد که می‌توانید از آن استفاده کرده و شخصی‌سازی کنید.

اهمال کاری دشمن است

نقشه برداری زمان به شما کمک می کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید. به شما جهت و مسیری برای دنبال کردن می دهد. اما باید به آن متعهد باشید تا شگفتی های خود را نشان دهد. و بزرگترین مانعی که در این راه با آن روبرو خواهید شد، به تعویق انداختن کار است.

بسیاری از افراد با اهمال کاری دست و پنجه نرم می کنند و از روش های مختلفی برای مقابله با آن استفاده می کنند. در حالی که همه این روش ها نکات مثبت خود را دارند، قانون پنج دقیقه یکی از موثرترین آنها است.

منبع مقاله