آیا از مدیریت جداگانه ایمیل ها خسته شده اید؟ در اینجا نحوه تبدیل یکپارچه ایمیل ها به وظایف و نظرات کاربردی با استفاده از ClickUp آورده شده است.
آیا با جابه‌جایی مداوم بین صندوق ورودی جیمیل و فضای کاری کلیک‌آپ از پیگیری فهرست کارهای خود خسته شده‌اید؟ خوب، ClickUp راه حلی برای از بین بردن این دردسر دارد.
می‌توانید ایمیل‌های خود را در ClickUp بدون ترک جیمیل به وظایف و نظرات تبدیل کنید. ما شما را از طریق این فرآیند راهنمایی می کنیم تا روش کار شما را برای افزایش بهره وری کلی تغییر دهید.
اضافه کردن نظرات به ClickUp Tasks از طریق ایمیل
اگر می‌خواهید ایمیلی را به بخش نظرات یک کار در ClickUp ارسال کنید، باید آدرس ایمیل منحصربه‌فرد آن کار را دریافت کنید. بله، چیزی که شنیدید درست است! هر کاری که در ClickUp ایجاد می کنید یک آدرس منحصر به فرد دارد. برای دریافت این آدرس، نشانگر را روی وظیفه ای که می خواهید ایمیل ها را به آن فوروارد کنید ببرید و روی نماد بیضی کلیک کنید.
از لیست کشویی، Send email to task را انتخاب کنید.
از کادر پاپ آپ، روی Copy کلیک کنید تا ایمیل کار در کلیپ بورد خود کپی شود.
حالا جیمیل را باز کنید و کلیدهای Ctrl + V را در نوار آدرس فشار دهید تا ایمیل وظیفه پیست شود. متوجه خواهید شد که متن بلافاصله به نام وظیفه ClickUp تغییر می کند. اگر می‌خواهید ایمیل دیگری به همان آدرس ارسال کنید، این بسیار مفید است – فقط کافی است نام کار را تایپ کرده و از گزینه‌های کشویی انتخاب کنید.
یک موضوع و متن به ایمیل اضافه کنید و دکمه ارسال را بزنید.
پس از ارسال ایمیل، در قسمت نظرات کار (مانند تصویر زیر) ظاهر می شود. توجه کنید که چگونه ClickUp فرستنده را شناسایی می کند و موضوع و متن ایمیل را نمایش می دهد. همچنین شامل یک فایل HTML از محتویات ایمیل است که می توانید آن را در رایانه خود دانلود کنید.
درست مانند هر نظری که به ClickUp اضافه می شود، تعدادی تغییر وجود دارد که می توانید در ایمیل فوروارد شده ایجاد کنید. وقتی ماوس را روی نظر می‌برید، می‌توانید آن را ویرایش کنید، آن را در حالت تمام صفحه مشاهده کنید، یا آن را به یکی از اعضای تیم اختصاص دهید. اعضای تیم شما همچنین می‌توانند با واکنش نشان دادن به آن با یک ایموجی یا گذاشتن پاسخ مستقیم، با نظر درگیر شوند.
با کلیک بر روی نماد بیضی نظر، گزینه های دیگری دریافت می کنید که به شما امکان می دهد:
- آدرس کامنت را کپی کنید.
- نظر را به قسمت توضیحات کار خود اضافه کنید.
- یک یادآوری برای اقدام در مورد نظر تنظیم کنید.
- کامنت رو پاک کن
ایجاد وظایف جدید در ClickUp از طریق ایمیل
مشابه وظایف در ClickUp، هر لیست دارای یک آدرس منحصر به فرد است. این بدان معنی است که می توانید ایمیل ها را به عنوان یک کار به آن لیست ارسال کنید. برای دریافت آدرس هر لیست، نشانگر را روی نام لیست در پیمایش نوار کناری اصلی ببرید و روی نماد بیضی کلیک کنید تا تنظیمات لیست باز شود.
از گزینه های کشویی، ایمیل به لیست را انتخاب کنید.
در کادر پاپ آپ، روی Copy کلیک کنید تا ایمیل لیست را در کلیپ بورد خود کپی کنید.
ایمیل را در نوار آدرس جیمیل جایگذاری کنید، موضوع و متن اضافه کنید و Send را بزنید. این بار، موضوع شما نام کار شما در ClickUp خواهد بود و بدنه به قسمت توضیحات کار اضافه می شود. هر فایلی که به ایمیل اضافه می‌کنید در بخش پیوست‌های کار قرار می‌گیرد (علاوه بر فایل HTML که ClickUp به طور خودکار پیوست می‌شود).
با اضافه کردن آنها به موضوع، می توانید ویژگی های اضافی را برای کار جدید تنظیم کنید:
- تکلیف: با استفاده از
یا کار جدید را به خود یا یکی از اعضای تیم (مثلاً جان دو) اختصاص دهید. - سررسید: با تعیین تاریخ‌های دقیق مانند <سررسید ۱۰ آوریل ۲۰۲۳> یا با استفاده از زبان طبیعی مانند <تاریخ امروز>، <سررسید فردا>، یا <سررسید دوشنبه آینده>، تاریخ‌های سررسید را تنظیم کنید.
- برچسب‌ها: با استفاده از
برچسب‌ها را به کار خود اضافه کنید. اگر نام برچسبی که مشخص کرده اید وجود نداشته باشد، به طور خودکار ایجاد می شود.
پس از ارسال ایمیل، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، در لیست کلیک آپ مشخص شده شما نشان داده می شود.
اگر مرتباً با فهرست‌های خاصی در فضای کاری خود کار می‌کنید، کمی زمان بگذارید تا آدرس‌های آنها را در Gmail ذخیره کنید، بنابراین دسترسی سریع به آنها آسان‌تر است.
نحوه ارسال خودکار ایمیل ها به کلیک آپ
اگر متوجه می‌شوید که دائماً ایمیل‌های یک فرستنده خاص را به عنوان یک کار یا نظر به ClickUp ارسال می‌کنید، راه‌اندازی اتوماسیون باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود. اجازه ندهید اصطلاح «اتوماسیون» شما را بترساند—تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک فیلتر بازارسال در Gmail راه اندازی کنید.
یک آدرس ایمیل باز ارسال به جیمیل اضافه کنید
قبل از اینکه بتوانید ارسال ایمیل‌ها را شروع کنید، باید یک آدرس ایمیل باز ارسال (از کار یا لیست) که ایمیل‌ها ارسال می‌شوند را اضافه کنید. برای این کار روی نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالای جیمیل کلیک کنید و گزینه See all settings را انتخاب کنید.
در برگه Forwarding and POP/IMAP، روی دکمه Add a Forwarding Address کلیک کنید.
وظیفه ClickUp یا آدرس لیست خود را در فیلد متن جایگذاری کنید. مطمئن شوید که متن اضافی و براکت های زاویه اضافه شده به ابتدا و انتهای آدرس را پاک کرده اید، سپس روی Next کلیک کنید. در دو پاپ آپ بعدی که ظاهر می شود، روی Proceed و سپس OK کلیک کنید.
هنگامی که فضای کاری ClickUp خود را باز می کنید، پیوند تأیید به عنوان یک کار جدید در لیستی که در آن ایمیل ها را فوروارد می کنید ظاهر می شود.
وقتی کار را باز کردید، روی پیوند تایید که در قسمت توضیحات قرار دارد کلیک کنید. در پنجره پاپ آپی که ظاهر می شود، روی Confirm کلیک کنید تا در نهایت آدرس ایمیل به Gmail اضافه شود.
فیلترها را برای Forward ایمیل ها به ClickUp تنظیم کنید
پس از افزودن آدرس ایمیل باز ارسال، اکنون می توانید فیلتری برای ارسال ایمیل به آن آدرس تنظیم کنید. در تصویر زیر، فیلتر فقط بررسی می کند که فرستنده ایمیل دارای آدرس خاصی باشد.
هنگامی که یک ایمیل با معیارهای تعیین شده مطابقت داشته باشد، بایگانی شده و به آدرس ClickUp انتخاب شده ارسال می شود.
شما با موفقیت راه اندازی اتوماسیون را برای ارسال ایمیل های خاص به ClickUp انجام دادید. اگر می‌خواهید این را به سطح بعدی ببرید، می‌توانید فیلترهایی را برای ارسال ایمیل‌ها به Slack و فیلتر دیگری برای ارسال ایمیل‌ها به Outlook تنظیم کنید. این یک ویژگی بسیار مفید برای شلوغ کردن صندوق ورودی و منظم نگه داشتن آن در حالی که در بالای لیست کارهای خود قرار دارید، است.
ایمیل های خود را شلوغ کنید و با ClickUp مرتب بمانید
تبدیل ایمیل‌های خود به وظایف و نظرات در ClickUp، در مدیریت گردش کار شما، بازی را تغییر می‌دهد. تنها با چند کلیک، می توانید هرج و مرج موجود در ایمیل خود را به یک “کار” ساده و سازماندهی شده تبدیل کنید که ردیابی و مدیریت آن آسان است. و این تازه شروع است—راه‌های خلاقانه‌تری وجود دارد که می‌توانید استفاده از ClickUp را یاد بگیرید که ممکن است از آنها آگاه نباشید.