آیا می خواهید از برنامه یادداشت برداری خود بیشترین بهره را ببرید؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند بهتر یادداشت برداری کنید، افکار خود را سازماندهی کنید و سازنده بمانید.
یادداشت برداری یک مهارت ضروری است که به شما کمک می کند افکار و وظایف خود را سازماندهی کنید و در کار به طور موثر پیشرفت کنید. و با توجه به اینکه تلفن هوشمند یا لپ‌تاپ شما دستیار روزانه شماست، یادداشت برداری در حال حرکت آسان‌تر از همیشه است.
در حالی که چندین برنامه یادداشت برداری موجود است که هر کدام عملکردهای منحصر به فردی را ارائه می دهند، اکثر این ابزارها نیز ویژگی های مشابهی دارند. صرف نظر از برنامه یادداشت برداری که استفاده می کنید، در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند حداکثر استفاده را از آن ببرید.
1. یادداشت های خود را با استفاده از پوشه ها یا برچسب ها سازماندهی کنید
همیشه مواقعی وجود خواهد داشت که نیاز دارید به سرعت یک ایده یا اطلاعات مهم را یادداشت کنید. با این حال، اگر روشی برای سازماندهی یادداشت های خود نداشته باشید، برنامه یادداشت برداری شما می تواند به سرعت آشفته شود، و اگر اطلاعات را هر زمان که به آن نیاز داشتید نتوانید پیدا کنید چه فایده ای دارد؟ اکثر برنامه های یادداشت برداری راه های مختلفی را برای سازماندهی یادداشت های شما ارائه می دهند، از جمله پوشه ها و برچسب ها.
پوشه ها برای گروه بندی یادداشت ها یا موضوعات مرتبط و جدا نگه داشتن آنها از یادداشت های دیگر عالی هستند. به عنوان مثال، می توانید پوشه هایی برای محل کار، مدرسه، مطالعه یا فیلم ایجاد کنید و تمام یادداشت های مرتبط را در هر پوشه ذخیره کنید. اگر از پوشه‌های خاصی بیشتر از سایرین استفاده می‌کنید، می‌توانید با علامت‌گذاری آنها به‌عنوان موارد دلخواه یا افزودن آنها به نوار کناری برنامه، یک صندلی در ردیف جلو به آنها بدهید.
برچسب ها روش مفید دیگری برای سازماندهی یادداشت های شما هستند، زیرا به شما اجازه می دهند کلمات کلیدی را به هر یادداشت اضافه کنید که بعداً می توانید از آنها برای جستجو و مرتب کردن یادداشت های خود استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر چندین یادداشت را با یک تاریخ مشخص برچسب گذاری کنید، می توانید به سرعت تمام یادداشت های مربوط به آن تاریخ را بدون در نظر گرفتن پوشه های آنها بالا بیاورید.
2. از یک قرارداد نامگذاری ثابت استفاده کنید
مرتب کردن یادداشت‌ها با استفاده از پوشه‌ها و برچسب‌ها خوب و خوب است، اما اگر یک نامگذاری ثابت برای یادداشت‌های خود نداشته باشید، تشخیص آنها از هم سخت خواهد بود.
هر چند وقت یکبار یک یادداشت را بر اساس نامی که فکر می کردید جستجو کرده اید، فقط چندین سند با عناوین مشابه یا هیچ چیز را پیدا کرده اید؟ بهترین راه برای جلوگیری از این امر استفاده از یک سیستم نامگذاری ساده و ثابت است.
برخی از بهترین روش‌ها برای نامگذاری یادداشت‌ها عبارتند از:
- از یک قالب ساده و ثابت (به عنوان مثال، YYYYMMDD_Title) استفاده کنید.
- کلمات کلیدی کوتاه و معنی دار را در عنوان قرار دهید تا بعداً جستجو برای آن آسان باشد.
- از کاراکترهای خاصی مانند !، ? یا * اجتناب کنید زیرا جستجو برای آنها دشوار است.
- اگر طولانی است از یک نسخه متداول و مختصر از موضوع/موضوع استفاده کنید (به عنوان مثال، “Fin_Strat” برای “استراتژی های مالی”).
با پیروی از این بهترین شیوه‌ها یا ایجاد خود، می‌توانید یک سیستم نامگذاری قابل پیش‌بینی ایجاد کنید که یافتن یادداشت‌هایی را که در جستجوی آنها هستید بسیار آسان‌تر می‌کند. مهمترین چیز این است که سازگار باشید و از سیستمی استفاده کنید که برای شما کار می کند.
3. از ضبط صدا استفاده کنید
برخی از بهترین برنامه‌های یادداشت‌برداری ویژگی‌های ضبط صدا را ارائه می‌کنند که به شما امکان می‌دهد یادداشت‌های صوتی را ضبط کنید و به شما امکان می‌دهد ایده‌هایی را حتی زمانی که زمان برای نوشتن آنها ندارید، ثبت کنید. این ویژگی می‌تواند در طول جلسات یا سخنرانی‌هایی که می‌خواهید تمام جزئیات را ثبت کنید، اما نمی‌توانید به همان سرعتی که گوینده در حال صحبت کردن است بنویسید، مفید باشد.
به همین ترتیب، اگر به دلایلی نمی‌توانید یادداشت‌های خود را تایپ کنید، شاید به این دلیل که دستان شما با چیز دیگری مشغول است، می‌توانید از ویژگی گفتار به نوشتار تلفن خود برای دیکته کردن سریع ایده‌ها در برنامه یادداشت‌برداری خود استفاده کنید. . هر دوی این ویژگی ها می توانند در وقت شما صرفه جویی کنند و گرفتن افکار خود را در حال حرکت آسان تر کنند.
4. از یادداشت های خود با یک رمز عبور محافظت کنید
برنامه یادداشت‌های شما احتمالاً حاوی اطلاعات شخصی و حرفه‌ای حساس مانند رمز عبور، جزئیات تماس یا سوابق مالی است. برای اطمینان از ایمن ماندن این داده‌ها و استفاده حداکثری از برنامه یادداشت‌برداری، مهم است که از یادداشت‌های خود با یک رمز عبور قوی محافظت کنید.
به این ترتیب، حتی اگر شخص دیگری بتواند به گوشی هوشمند شما دسترسی داشته باشد، نمی تواند به این اطلاعات دسترسی داشته باشد. شما باید این ویژگی را در تنظیمات اکثر برنامه های یادداشت برداری پیدا کنید.
5. یادداشت های خود را در میان دستگاه ها همگام سازی کنید
یکی از مهم ترین ویژگی هایی که باید در برنامه یادداشت برداری خود استفاده کنید، توانایی همگام سازی یادداشت های خود در چندین دستگاه و پلتفرم است. به عنوان مثال، هر زمان که ایده ای دارید، می توانید به سرعت آن را در برنامه یادداشت برداری خود در تلفن هوشمند خود یادداشت کنید و سپس از طریق لپ تاپ یا تبلت خود به یادداشت دسترسی داشته باشید یا آن را اصلاح کنید.
به این ترتیب، می توانید به راحتی تمام ایده ها و کارهای خود را بدون از دست دادن ردیابی کنید. در حالی که اکثر برنامه‌های یادداشت‌برداری داده‌ها را به‌طور خودکار ذخیره و همگام‌سازی می‌کنند، ممکن است گاهی بخواهید این کار را به صورت دستی انجام دهید، اگر هنگام ایجاد یادداشت به اینترنت متصل نبودید.
علاوه بر این، برای احتیاط بیشتر، ممکن است بخواهید یادداشت های خود را صادر کنید و یک نسخه از آن را در رایانه یا راه حل ذخیره سازی ابری خود نگه دارید. به این ترتیب، اگر مشکلی در دستگاه یا برنامه شما وجود داشته باشد، همیشه می‌توانید یادداشت‌های خود را بازیابی کنید و مطمئن شوید که مهمترین یادداشت‌هایتان ایمن می‌مانند.
6. برنامه یادداشت برداری خود را با ابزارهای دیگر ادغام کنید
اتصال برنامه یادداشت برداری خود با سایر ابزارهای موجود در جعبه ابزار شما یک راه عالی برای صرفه جویی در زمان و به حداکثر رساندن کارایی است. به عنوان مثال، یکی از بهترین ترفندها برای استفاده بیشتر از Evernote این است که آن را به حساب Google Calendar خود متصل کنید. این به شما یک نمای چشم پرنده از یادداشت ها و رویدادهای تقویم می دهد و به شما امکان می دهد روز خود را به طور مؤثرتری برنامه ریزی کنید.
این فقط نوک کوه یخ است، زیرا ممکن است بتوانید برنامه یادداشت برداری خود را به Slack، Microsoft Teams، Microsoft Outlook و Gmail متصل کنید. این یکی از موارد ضروری است که باید قبل از انتخاب برنامه یادداشت برداری بعدی خود در نظر بگیرید.
7. از الگوها استفاده کنید
قالب ها یک ویژگی مفید هستند که بسیاری از برنامه های یادداشت برداری ارائه می کنند، زیرا به شما در صرفه جویی در زمان کمک می کنند. آنها به ویژه برای کارهای تکراری که نیاز به همان نوع ورودی دارند، مانند برنامه ریزی یک دستور جلسه، یادداشت برداری در طول یک جلسه طوفان فکری مفید هستند. این قالب ها معمولاً قابل تنظیم هستند و به شما امکان می دهند آنها را مطابق با نیازهای خود تغییر دهید.
8. یادآوری ها را به یادداشت های خود اضافه کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای استفاده حداکثری از برنامه یادداشت‌برداری، اضافه کردن یادآوری به یادداشت‌هایتان است، زیرا نیازی به به خاطر سپردن همه موارد موجود در لیست کارهایتان را از بین می‌برد. این به ویژه در صورتی مفید است که برنامه یادداشت برداری شما به عنوان مدیر وظیفه یا برنامه لیست کارهای شما دو برابر شود. بنابراین، اگر می‌خواهید مطمئن شوید که در انجام وظایف خود باقی می‌مانید یا فراموش می‌کنید که ایده‌ای را که یادداشت کرده‌اید مرور کنید، افزودن یادآورها راهی عالی برای انجام این کار است.
بهره وری خود را با این نکات یادداشت برداری افزایش دهید
برنامه یادداشت برداری شما بخش مهمی از پازل بهره وری شما است که شبیه به “مغز دوم” است. اجرای نکاتی که ذکر کردیم به شما کمک می کند تا از برنامه های یادداشت برداری خود و همچنین محتوایی که در آنها ذخیره می کنید بیشترین بهره را ببرید. ترکیب صحیح ابزارها و استراتژی ها کلید ساخت مغز دوم و سازماندهی دیجیتال شماست.