اگر تا به حال یک ایمیل برگشتی داشته اید، ممکن است فکر کرده باشید که چیست. در اینجا، همه چیزهایی را که باید بدانید، از جمله نحوه رفع آن را پوشش خواهیم داد.
تصور کنید که باید یک ایمیل مهم برای یک مافوق، یک مشتری یا حتی یک دوست ارسال کنید. شما نامه عالی را تایپ می کنید و ارسال را فشار می دهید، با این باور که قبل از مهلت مقرر پاسخ دریافت خواهید کرد. اگر ایمیل چند دقیقه قبل از مهلت ارسال نشد چه کار می کنید؟
وضعیت بالا آشفتگی ایمیل های برگشتی را توصیف می کند. این مقاله به بررسی این موضوع می پردازد که پرش ایمیل چیست، انواع پرش ایمیل، علل و نحوه برخورد با آنها.
ایمیل برگشتی چیست؟
هنگامی که ایمیلی ارسال می کنید که ارسال نمی شود، به آن بازگشت ایمیل می گویند. معمولاً یک ایمیل برگشتی برای اطلاع شما وجود دارد. در بیشتر موارد، آنها همچنین علت برگشت ایمیل را به شما اطلاع می دهند.
دو نوع پرش ایمیل وجود دارد: جهش نرم و پرش سخت. بیایید بررسی کنیم که منظور آنها چیست.
جهش نرم
پرش های نرم ایمیل هایی هستند که به دلایل موقتی تحویل داده نشده اند. دلایل جهش های نرم، پر شدن صندوق های پستی، صندوق های پستی غیرفعال، خرابی سرورها و بزرگ بودن پیام های ایمیل است.
این نوع پرش ها در مقایسه با پرش های سخت، جدی تر هستند. اغلب، آنها برای حل شدن به هیچ اقدامی از شما نیاز ندارند. آنها به طور خودکار پس از رفع مشکل ایجاد کننده آن، خود را مرتب می کنند.
جهش سخت
زمانی که ایمیلی به طور دائمی ارسال نشود، به عنوان جهش سخت طبقه بندی می شود. علل پرش های سخت عبارتند از یک آدرس ایمیل غلط املایی، یک شناسه ایمیل ناموجود و یک سرور از کار افتاده. آن را به عنوان یک نوع موقعیت “نه” یا “رد مستقیم” در نظر بگیرید. ایمیل شما ارسال نشده است و هرگز نخواهد رفت.
دلایل احتمالی که ایمیل‌ها ممکن است پرش کنند
اولین قدم برای مقابله با ایمیل برگشتی، دانستن علت آن است. در اینجا چند دلیل احتمالی وجود دارد که ممکن است ایمیل ارسال شود:
1. آدرس های ایمیل اشتباه املایی یا وجود ندارد
برخی از ایمیل‌های برگشتی با “آدرس ایمیل غیر موجود” مشخص شده‌اند. این نشان می دهد که آدرس ایمیل وجود ندارد. اغلب، این ممکن است به یک اشتباه املایی در شناسه ایمیل مرتبط باشد، یا اگر ایمیل متعلق به یکی از کارکنان است که از یک سازمان استعفا داده است، ممکن است حذف شده باشد.
همچنین ممکن است آدرس ایمیل جعلی باشد یا ایمیلی که به طور تصادفی توسط افراد ایجاد شده است تا ایمیل اصلی خود را از بین ببرند. در این موارد، نمی‌توانید ایمیلی به آدرس ارسال کنید.
2. مشکلات سرور
برخی از ایمیل‌های برگشتی ممکن است “غیرقابل ارسال” علامت‌گذاری شوند. این را می توان در سرور ایمیل آدرس ایمیل دریافت کننده ردیابی کرد. معمولاً سرور به دلیل نگهداری بیش از حد بارگذاری می شود یا در دسترس نیست. اگر این اعلان را به طور مکرر دریافت کنید، ممکن است سرور ایمیل خاموش شده باشد.
3. صندوق پست کامل
ایمیل ها با ذخیره سازی کار می کنند. همانطور که نمی‌توانید برنامه‌های جدید را از فروشگاه برنامه خود دانلود کنید، زمانی که فضای ذخیره‌سازی کم دارید، به همان شکلی است که گیرنده شما ایمیل‌های شما را با صندوق پستی پر دریافت نمی‌کند.
اگر گیرنده به طور فعال از نامه‌های خود استفاده می‌کند، این مشکل بزرگی نیست زیرا در نهایت صندوق پستی خود را پاک می‌کند تا جایی برای پست‌های جدید باز کند.
4. اندازه ایمیل
دلیل دیگری که ممکن است ایمیل شما پرتاب شود این است که اندازه آن خیلی بزرگ است. این امر زمانی رایج است که یک ایمیل دارای پیوست باشد. به عنوان مثال، Gmail ایمیل هایی با پیوست های بزرگتر از 25 مگابایت ارسال نمی کند. اکثر ارائه دهندگان ایمیل محبوب نیز محدودیت های مشابهی دارند.
5. حساب مسدود شده
اگر گیرنده شما را از تماس با آنها مسدود کرده باشد، همه ایمیل‌های شما به آن آدرس ایمیل بازگردانده می‌شوند و در این مورد اعلانی دریافت خواهید کرد. آنها همچنین ممکن است فیلترهای اسپم سنگینی داشته باشند که ایمیل هایی را که ممکن است مشکوک به نظر برسند مسدود می کند.
6. تعطیلات/پاسخ خودکار
وقتی مردم به تعطیلات می روند، دوست دارند از همه و همه چیز دور شوند و تنها به درصد کمی از مردم دسترسی داشته باشند. معمولاً آنها یک خط یا ایمیل جداگانه دارند که می توان با آنها تماس گرفت، در حالی که کانال های تماس معمولی در حالت تعطیلات هستند.
اگر آنها در آن حالت باقی بمانند، پیام‌های شما به آن آدرس ایمیل به طور مکرر بازتاب می‌شوند.
چگونه یک ایمیل برگشتی را حل کنیم
این می تواند ناامید کننده باشد که یاد بگیرید ایمیل شما برگشت کرده است، به خصوص زمانی که محتوا به زمان حساس یا مهم است. خوشبختانه، لازم نیست دستان خود را جمع کنید و تماشا کنید که این اتفاق می افتد. در اینجا چهار راه برای حل و احتمالاً جلوگیری از ایمیل های برگشتی وجود دارد:
1. شناسه های ایمیل را دوبار/بررسی کنید
یکی از رایج ترین دلایل پرش ایمیل، اشتباه املایی یا عدم وجود شناسه ایمیل است. این تمرین خوب است که قبل از زدن گزینه ارسال، شناسه ایمیل گیرنده خود را دوباره چک کنید. وقتی مطمئن هستید که آدرس درستی دارید، به طور خودکار این مورد را به عنوان علت پرش ایمیل از بین می برد.
همچنین تأیید اینکه آدرس درستی از مالک هنگام دریافت آن دارید، ضرری ندارد.
2. به روز رسانی اطلاعات
عادت داشته باشید اطلاعات تماس خود را به روز کنید. موقعیت افراد مرتباً تغییر می کند و مخاطبین شما ممکن است دسترسی به آدرس های ایمیل خود را از دست بدهند یا آنها را تغییر دهند. به طور مرتب با مخاطبین خود تماس بگیرید تا مطمئن شوید اطلاعاتی که با خود دارید به روز هستند. این باعث کاهش تعداد دفعات ایمیلی می شود که با آن مواجه می شوید.
3. قوانین پستی را دنبال کنید
قبلاً اشاره کردیم که برخی از ایمیل‌ها به دلیل بزرگ بودن اندازه آنها ارسال نمی‌شوند. Gmail حجم پیوست های شما را به 25 مگابایت محدود می کند و سایر ارائه دهندگان ایمیل نیز محدودیت های مشابهی دارند. لطفاً با قوانین مختلفی که سرور ایمیل شما را راهنمایی می کند آشنا شوید.
همچنین، توجه داشته باشید که چندین روش برای ایمیل کردن پیوست های بزرگ به صورت یکپارچه وجود دارد.
4. ایمیل های خود را فرمت کنید
این یکی تقریباً ذهن همه ما را نادیده می‌گیرد، اما مهم است که ایمیل شما مانند نامه‌های هرزنامه نوشته نشود. همه سرورهای ایمیل دارای فیلترهای اسپم هستند که از بمباران محتوایی که به آنها مربوط نمی شود جلوگیری می کند.
شما می توانید از منابع آنلاین مانند tester.com و isnotspam.com برای بررسی ایمیل خود از نظر محتوای هرزنامه استفاده کنید.
5. ایمیل را بعدا ارسال کنید
در مورد خرابی سرور گیرنده، باید مدتی صبر کنید تا ایمیل مجددا ارسال شود و در صورت پشتیبان گیری از سرور، ایمیل خود را تحویل خواهید گرفت. اگر این مدت طولانی تر شود، ممکن است لازم باشد با پشتیبانی تماس ارائه دهنده ایمیل گیرنده خود تماس بگیرید تا آنها را از وضعیت خود مطلع کنید.
پرش ایمیل شما پایان دنیا نیست
حتی با وجود اینکه پرش ایمیل همیشه دلیلی برای هشدار نیست، اما زمانی که ایمیل مهمی را ارسال می‌کنید، می‌تواند بسیار آزاردهنده باشد، و آن را ارسال نمی‌کند. حتی ممکن است باعث نگرانی شما در مورد اینکه آیا گیرنده پیام شما را اصلاً دریافت کرده است یا خیر – اما نگران نباشید.
با راه‌حل‌های ذکر شده در این مقاله، می‌توانید بدون ایجاد اضطراب بیش از حد، وضعیت را حل کنید. کارهای دیگری نیز وجود دارد که می توانید برای ردیابی ایمیل ها انجام دهید.