آیا به راه بهتری برای پیگیری وظایف و ضرب الاجل نیاز دارید؟ در اینجا نحوه ایجاد یک لیست کارها با ردیابی بک لاگ در Google Sheets آورده شده است.
دو راه برای فراموش کردن یک کار وجود دارد. راه اول، شما آن را یادداشت نمی کنید، اما در نهایت در لحظه ای اشتباه به یاد می آورید. یکی دیگر، این کار شما را کاملاً رها می کند تا زمانی که کسی شما را مسئول بداند. هیچ کدام از این موقعیت ها سرگرم کننده نیست.
به همین دلیل است که جفت کردن لیست کارهای خود با یک عقب مانده ایده آل است. همچنین اگر آن را در جایی در دسترس قرار دهید، مانند Google Sheets، مفید است. بنابراین، چگونه می‌توان یک بک لاگ ایجاد کرد و از آن در کنار فهرست کارهایی که باید انجام داد در Google Sheets استفاده کرد؟ بخوانید تا متوجه شوید.
بک لاگ چیست و چرا از آن استفاده می کنید؟
اگر به سادگی تمام کارهایی را که باید انجام دهید در یک لیست در حال اجرا نگه دارید، هرگز احساس نخواهید کرد که در حال انجام کاری هستید. با استفاده از بک لاگ، می‌توانید تمام کارهایی که در اولویت فعلی نیستند را در جای دیگری پارک کنید و تمرکز کامل خود را روی فهرست روزانه خود قرار دهید. در حالی که کارهای عقب افتاده هنوز مهم هستند، فعلاً در حالت تعلیق هستند تا زمانی که برای مقابله با آنها آماده باشید.
به عنوان مثال، شما در حال حاضر فهرستی از چیزهایی دارید که در حال انجام آنها هستید، و یکی از همکاران از شما می خواهد که ارائه آنها را تصحیح کنید. شما آن را در لیست عقب مانده خود قرار می دهید تا درخواست همکار خود را فراموش نکنید، و در هنگام نوشتن لیست بعدی به شما یادآوری می کند.
نگه داشتن یک عقب ماندگی ایده آل است زیرا از افتادن کارها در بین شکاف ها جلوگیری می کند. همچنین به شما کمک می‌کند به جای اینکه در پروژه‌ها یا درخواست‌های جدید در حین مطرح شدن، روی فهرست فعلی خود متمرکز شوید. همانطور که آن را یادداشت می‌کنید، تصدیق می‌کنید که بعداً به آن بازمی‌گردید، بنابراین اکنون نیازی به نگرانی در مورد آن نیست.
ساخت لیست کارهایی که با ردیابی بک لاگ در Google Sheets انجام می شود
شما می توانید یک لیست ساده برای انجام کارها در Google Sheets با دنبال کردن این مراحل ایجاد کنید:
- یک عنوان به سلول B:1 برگه خود اضافه کنید و به ردیف بالا کمی رنگ بدهید.
- 1-10 سلول را در ستون اول برگه خود با کلیک روی سرصفحه آن برجسته کنید—هر چند کار که معمولاً روزانه روی آنها کار می کنید.
- در منوی بالا به Insert بروید.
- چک باکس را انتخاب کنید.
اکنون یک چک لیست ساده خواهید داشت.
در مرحله بعد، روی علامت مثبت (+) در گوشه پایین سمت چپ کلیک کنید تا یک برگه جدید ایجاد کنید و نام آن را Backlog بگذارید—و اگر هنوز این کار را نکرده اید، آن را با لیست فعلی شما برای انجام دادن. در تب Backlog، یک عنوان و مقداری رنگ به ردیف بالا اضافه کنید.
اگر طرفدار نگه‌داشتن تمام وظایف خود در یک مکان عمومی نیستید، می‌توانید با افزودن عناوین به چندین ستون، موارد خاص یک پروژه یا حتی مجزا را نگه دارید. برخی از نمونه ها عبارتند از: عقب ماندگی خانه، عقب ماندگی کار، عقب ماندگی بازسازی، عقب ماندگی خلاقانه و غیره.
گزینه دیگر نگهداری برگه ها یا اسناد جداگانه برای محل کار، مدرسه یا خانه است. در واقع، این هر چیزی است که برای شما بهترین کار را دارد، اما می‌خواهید مطمئن شوید که لیست‌های شما در دسترس هستند و روزانه از آنها استفاده می‌کنید. برای برخی، حفظ یکی می تواند رویکرد ایده آل باشد.
هنگامی که ردیف بالایی خود را تنظیم کردید، زمان آن رسیده است که فهرستی از هر کاری را که باید انجام دهید تهیه کنید. از فکر کردن بیش از حد در این مورد بپرهیزید. اگر معنی دار است و به طور طبیعی مانند یک عادت روزانه نیست، آن را به لیست اضافه کنید. چند لحظه بعد به مرور موارد موجود در لیست خود اختصاص دهید.
کارهایی را که ممکن است بتوانید رها کنید بررسی کنید. به عنوان مثال، شما می خواهید نقاشی را یاد بگیرید، اما این روند اکنون مانند یک کار طاقت فرسا به نظر می رسد. آن درس را از لیست عقب مانده خود حذف کنید، یا اگر واقعاً می خواهید این کار را زمانی انجام دهید، یک برگه Revisit سوم ایجاد کنید و فعلاً آنها را به آنجا منتقل کنید. در آنجا، وقتی روی چیزهای دیگر کار می کنید، نمی تواند شما را ناراحت کند.
نحوه انتقال وظایف از بک لاگ خود در Google Sheets
هنگام نوشتن لیست کارهای روزانه خود، با انجام کارهای ناتمام شروع کنید. سپس موارد عقب افتاده خود را برای مواردی که می خواهید در آن روز اولویت بندی کنید بررسی کنید.
برای انتقال آنها از یک صفحه به صفحه دیگر، سلول را برش داده و در لیست روزانه خود قرار دهید. برش دادن آن به جای کپی کردن آن، آن را از بک لاگ شما حذف می کند. می‌بینید که سلول اکنون خالی است، بنابراین می‌توانید برای حذف آن راست کلیک کنید یا آن را با چیزی جدید پر کنید.
برای کمک به اولویت بندی اقلام موجود در فهرست عقب مانده خود، می توانید یک سیستم رتبه بندی برای ارزیابی سختی، طول یا اهمیت کار خود ایجاد کنید. به عنوان مثال، می توانید از اعداد 1-3 در ستون دیگری در کنار یک کار استفاده کنید تا به خودتان تخمین بزنید که چقدر مالیات بر یک کالای عقب افتاده است. به این ترتیب، از تعیین تکالیف چالش برانگیز بیش از حد به یکباره خودداری می کنید.
برای افزودن مقداری کد رنگی به سیستم رتبه بندی خود، می توانید از قالب بندی شرطی که در منوی Format یافت می شود استفاده کنید. با انتخاب ستون رتبه‌بندی، متن حاوی را در زیر قالب‌بندی سلول‌ها اگر… انتخاب کنید، عدد را به فیلد اضافه کنید و رنگ پس‌زمینه مربوطه را انتخاب کنید.
نکاتی برای نگهداری بک لاگ در Google Sheets
- از افزودن عادات روزانه به لیست کارهایتان و کارهای عقب مانده خودداری کنید. این فقط آنها را به هم ریخته و مراحل اضافی را به روند اضافه می کند.
- به محض اینکه به آنها فکر کردید یا در مورد آنها یاد گرفتید، وظایف را اضافه کنید.
- وظایف یا پروژه‌های بزرگ‌تر را به اقدامات کوچک‌تر تقسیم کنید تا طاقت‌فرسا کمتر شوند.
- اغلب موارد نامربوط یا قدیمی را بررسی کنید تا از بهم ریختگی مطالب عقب مانده خود جلوگیری کنید.
- هنگام جابجایی اقلام مطمئن شوید که حجم کاری خود را متعادل کرده اید. از پر کردن روز خود با کارهای چالش برانگیز و طولانی خودداری کنید. به دنبال برخی از موارد سریع نیز بروید تا شتاب خود را حفظ کنید.
- اگر نیاز دارید لیست روزانه خود را دوباره اولویت بندی کنید، کارهای ناقص را به لیست عقب افتاده خود برگردانید.
- اگر یک آیتم باقی می ماند یا مدام به فهرست عقب مانده شما باز می گردد، می تواند نشانه آن باشد که در اولویت نیست، یا باید آن را در بالای لیست خود قرار دهید و آن را از سر راه بردارید.
- برای بایگانی کارهایی که انجام داده‌اید، یک برگه بایگانی جدید ایجاد کنید، محدوده تاریخ هفته را به بالای ستون خود اضافه کنید، و قبل از ایجاد فهرست جدید، کارهای چک‌شده‌تان را در اینجا برش داده و جای‌گذاری کنید. در غیر این صورت آنها را حذف کنید.
- با ایجاد یک گروه عقب مانده، حجم کار را با شخص دیگری به اشتراک بگذارید. به این ترتیب، می توانید وظایف را با هم انجام دهید و از همپوشانی اجتناب کنید. همچنین لازم نیست به آنها بگویید چه کاری باید انجام دهند و بالعکس.
با بک لاگ در برگه های گوگل از افتادن وظایف بین شکاف ها جلوگیری کنید
اگر اغلب به یادآوری برای کارها نیاز دارید یا آنها را به طور کامل فراموش می کنید، یک عقب ماندگی به شما کمک می کند تا در بالای آنها بمانید. همچنین به شما کمک می کند تا لیست کارهای روزانه خود را اولویت بندی کنید و تصمیم بگیرید که چه زمانی وظایف کم معنی را تخلیه کنید. به لطف کاربرگ‌نگار Google، شروع کار دشواری است و می‌توانید در چندین دستگاه به آن دسترسی داشته باشید.