آیا ایمیل خارج از دفتر شما باعث می شود شما غیرحرفه ای به نظر برسید؟ در اینجا چند اشتباه وجود دارد که باید از آنها اجتناب کنید.
قبل از رفتن به مرخصی متوجه خواهید شد که خلاف ساعت کار می کنید. مانند بسیاری از کارمندان، شما باید تکالیف را محول کنید، تحویل های معلق را به پایان برسانید و جلسات را سازماندهی کنید. تمام این تعهدات ممکن است یک هفته تمام طول بکشد.
با توجه به برنامه‌های شلوغ خود، ممکن است کارهای به ظاهر جزئی و در عین حال حیاتی مانند تنظیم ایمیل‌های خارج از دفتر (OOO) را نادیده بگیرید. بله، شما عجله دارید، اما لطفاً الگوها را کپی پیست نکنید. با اجتناب از این 10 خطا در ایمیل خارج از دفتر خود، حتی در زمان استراحت خود یک تصویر حرفه ای و قابل احترام حفظ کنید.
1. مخفف Out-of-Office به عنوان OOO
از مخفف OOO به قدری کم استفاده کنید. در حالی که بیشتر مردم معنی آن را می دانند، تایپ کردن “خارج از دفتر” حرفه ای تر به نظر می رسد. لحن رسمی را حفظ می کند. افراد محافظه کار حتی ممکن است استفاده بیش از حد از اختصارات را در ارتباطات تجاری نامناسب بدانند.
همین قاعده در مورد سایر کلمات اختصاری نیز صدق می کند. همیشه اولین ذکر آنها را هجی کنید – فقط پس از تعریف صریح آنها از اصطلاحات خاص استفاده کنید. درک ایمیل های خود را تا حد امکان آسان کنید.
اگر عبارت کامل خیلی طولانی باشد، می توانید از OOO در موضوع ایمیل خود استفاده کنید. در حالت ایده آل، کمتر از 60 کاراکتر بمانید.
2. استفاده بیش از حد از جوک و جناس
بسیاری از کارمندان در ایمیل های خارج از دفتر خود شوخی می کنند. اظهارات شوخ‌آمیز در مورد پاسخ ندادن به دلیل نوشیدن مارگاریتا یا شنا با دلفین‌ها رایج است. حتی ممکن است قبلاً مقداری دریافت کرده باشید.
در حالی که شوخ طبعی روحیه را تقویت می کند و رفاقت را تقویت می کند، شما باید آن را با دقت ارائه دهید. زمان و مکانی برای شوخی های محل کار وجود دارد. و ارسال دسته جمعی جناس از طریق پیام های خارج از دفتر ممکن است باعث سوء تفاهم شود، به خصوص در میان کسانی که به سختی می شناسید.
از استفاده از جوک در ایمیل های خارج از دفتر خودداری کنید. می توانید آنها را برای همسالان نزدیک خود بفرستید، اما از طعنه های توهین آمیز در مورد کارفرما و همکاران خود اجتناب کنید. از جوک های بی خطر یا اصلا استفاده نکنید.
3. عدم نشان دادن زمان بازگشت به دفتر
اگرچه غیر معمول است، اما برخی افراد فراموش می کنند که تاریخ بازگشت خود را در ایمیل های خارج از دفتر ذکر کنند. آنها یا از الگوهای عمومی استفاده می کنند یا روی اطلاعات غیر ضروری تمرکز می کنند. این یک اشتباه غیرحرفه ای و پرهزینه است. حتی ممکن است همکاران شما فکر کنند که شما برای نادیده گرفتن چنین جزئیات مهمی غیرقابل اعتماد هستید.
برای اطمینان از وضوح، در دسترس بودن خود را تجزیه کنید. تاریخ مرخصی و بازگشت خود را مشخص کنید، سپس دوره هایی را تنظیم کنید که برای پاسخ دادن به پیام های کاری آنلاین می شوید. برنامه های دقیق، خطر ایمیل های ناخواسته یا نادرست را به حداقل می رساند.
4. عدم تعیین وضعیت اضطراری
اگر شماره های تماس جایگزین را در ایمیل خارج از دفتر خود ضمیمه کنید، به صراحت تعریف کنید که چه چیزی به منزله یک وضعیت اضطراری است. گفتن «در مواقع اضطراری پیامک بده!» مبهم است برخی از گیرندگان ممکن است از مرزها فراتر رفته و شما را با درخواست های مربوط به کار بمباران کنند و در استراحت شما اختلال ایجاد کنند.
برای وضوح، نمونه هایی از حوادثی که احتمالاً رخ خواهند داد، ارائه دهید. هنگام پیام رسانی مستقیم به شما، کانال های مناسب برای نگرانی ها و پروتکل های غیر فوری را مشخص کنید. و از نادیده گرفتن همکارانی که این دستورالعمل ها را نادیده می گیرند دریغ نکنید.
5. به همه در مورد شماره اضطراری خود بگویید
از پیوست کردن شماره تماس خود به همه ایمیل های خارج از دفتر خودداری کنید. حتی اگر پروتکل‌ها و دستورالعمل‌های واضحی را تنظیم کنید، برخی افراد همچنان از مرزها فراتر می‌روند. متأسفانه، همه به استراحت همکاران خود احترام نمی گذارند.
به جای بحث و جدل با این افراد، تعامل خود را با آنها به طور کلی محدود کنید. اطلاعات تماس خود را به آنها ندهید. شماره خود را به چند نفر انتخاب شده که در داخل و خارج از دفتر با آنها ارتباط دارید، بسپارید.
6. عدم تعیین یک فرد تماس موقت
به جای ارسال انبوه اطلاعات تماس شخصی خود، یک فرد تماس موقت تعیین کنید. از آنها بخواهید در طول مرخصی شما به پیام های شما رسیدگی کنند. آنها باید کارهای معلق را سازماندهی کنند تا بتوانید پس از بازگشت به دفتر به سرعت کار را شروع کنید.
در چنین مواردی، استخدام دستیار شخصی راحت است. اگر نمی توانید یکی را دریافت کنید، از همکاران خود بپرسید که آیا می توانند به طور موقت به پیام های کاری شما پاسخ دهند. فقط مطمئن شوید که روند صحیح را دنبال می کنید. انداختن حجم کار بر روی زیردستان تصادفی، توهین آمیز و ناعادلانه است.
7. به اشتراک گذاری جزئیات بیش از حد در مورد چرایی مرخصی
شفافیت در محل کار قابل تحسین است، اما اشتراک گذاری بیش از حد در ایمیل های خارج از دفتر باعث می شود شما غیرحرفه ای به نظر برسید. زندگی شخصی خود را خصوصی نگه دارید. بخش عمده پیام شما باید تاریخ بازگشت و نقطه تماس موقت شما باشد، نه دلیل شما برای مرخصی.
علاوه بر این، توضیحی به همتایان خود بدهکار نیستید. دلیل خود را برای رفتن به تعطیلات مخفی نگه دارید مگر اینکه بر عملیات تجاری تأثیر بگذارد. فرض کنید شریک زندگی شما تحت عمل جراحی قرار گرفته است. به جای اینکه در مورد اورژانس پزشکی به همه بگویید، فقط بگویید که باید به مسائل شخصی رسیدگی کنید.
8. گفتن اینکه صندوق ورودی خود را به طور متناوب بررسی می کنید
از گفتن اینکه پیام های خود را بررسی می کنید خودداری کنید. ارائه ادامه در دسترس بودن بدون توجه، هدف از ارسال ایمیل های خارج از دفتر را شکست می دهد. گیرندگان حتی ممکن است به مرخصی شما احترام نگذارند. آنها فکر می کنند مشکلی نیست که به طور منظم با شما تماس بگیرند و به شما پیام بدهند.
به تاریخ بازگشت مشخص شده خود پایبند باشید. البته، می توانید صندوق ورودی خود را بررسی کنید، به پیام های مهم پاسخ دهید و وظایف را مدیریت کنید، اما هرگز در دسترس بودن خود را تضمین نکنید. همکاران شما هیچ کنترلی بر امور شخصی شما ندارند.
9. بازیافت همان الگوهای عمومی خارج از دفتر
کارگران پرمشغله تمایل دارند ایمیل های خارج از دفتر خود را بازیافت کنند. آنها فقط پیام های قدیمی خود را کپی و ویرایش می کنند و از دردسر نوشتن از ابتدا آنها را نجات می دهند. اگرچه راحت است، اما تنبل است. برخی از گیرندگان حتی ممکن است احساس کنند که شما به عنوان یک فکر بعدی برای آنها پیام ارسال کرده اید.
در عوض، هر زمان که به مرخصی می‌روید، با نوشتن ایمیل‌های جدید OOO، حرفه‌ای بودن را نشان دهید. نوشتن آنقدرها هم که می ترسید وقت گیر نیست. حتی می‌توانید هنگام نوشتن ایمیل‌های دشوار از قالب‌های آنلاین یا ChatGPT الهام بگیرید – فقط آنها را کپی و پیست نکنید.
10. فقط ارسال ایمیل های خارج از دفتر از طریق یک بستر ارتباطی
پیام‌های خارج از دفتر را در پلتفرم‌های کاری خود تنظیم کنید. با توجه به اینکه شرکت‌های مدرن ابزارهای دیجیتال را به حداکثر می‌رسانند، امروزه معمولاً کارمندان اداری از چندین کانال ارتباطی استفاده می‌کنند. آنها از برنامه های مختلف برای ایمیل، پیام های فوری و تماس های ویدیویی استفاده می کنند. همه این پلتفرم ها را پوشش دهید تا مرخصی خود را به طور موثر برقرار کنید. در غیر این صورت، برخی ممکن است یادداشت شما را دریافت نکنند.
همچنین پیام های خارج از دفتر خود را تغییر دهید. ایمیل‌ها نیاز به عبارت رسمی دارند، اما می‌توانید در برنامه‌های پیام‌رسانی فوری از یک رویکرد معمولی پیروی کنید. فرض کنید دفتر شما از Slack استفاده می کند. به جای چسباندن همان ایمیل خارج از دفتر، یک پیام کوتاه و آرام بنویسید و وضعیت نمایه خود را به «دور» به‌روزرسانی کنید.
مدیریت چندین برنامه کاری ناکارآمد است. اکثر کارگران ساعت‌ها را با جابه‌جایی بین پلتفرم‌ها تلف می‌کنند – سیستم مدیریت وظایف خود را ساده کنید.
هرگز ایمیل غیرحرفه ای خارج از دفتر دیگری نفرستید
برای یک ایمیل شخصی سازی شده خارج از دفتر تلاش کنید. باید به سوالاتی که سرپرستان، شرکا و همتایان شما بپرسند پاسخ دهد. به این ترتیب، غیبت شما تأثیری بر عملیات تجاری نخواهد داشت.
و سعی کنید از خطوط بسته جدید استفاده کنید تا ایمیل های خارج از دفتر خود را حرفه ای تر کنید. گفتن “من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم!” دور به نظر می رسد گیرندگان ایمیل شما از خروج شخصی و در عین حال مناسب کار قدردانی خواهند کرد.