آیا زمان زیادی را صرف نوشتن ایمیل می کنید؟ یاد بگیرید که چگونه از الگوهای ایمیل برای صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خود استفاده کنید.
ارتباطات ایمیلی نقشی حیاتی در محیط کار دیجیتال امروزی ایفا می کند، اما اگر روزانه ایمیل های متعددی را ارسال می کنید و زمان زیادی را صرف نوشتن آنها می کنید، می تواند چالش برانگیز باشد.
چه نیاز به معرفی خود، تنظیم یک پاسخ خارج از دفتر، درخواست بازخورد، دعوت از شخصی به یک رویداد، ابراز قدردانی یا پیگیری مکالمه داشته باشید، این الگوها از شما حمایت کرده اند. با استفاده از این منابع آماده، می توانید ارتباطات ایمیل را ساده کنید و بر آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید.
1. معرفی حرفه ای
ایجاد یک تصور اولیه قوی و نشان دادن ارزش پیشنهادی خود هنگام ایجاد شبکه یا ارتباط با مشتریان بالقوه بسیار مهم است. اگر از یک راه‌اندازی کاملاً از راه دور با تعاملات محدود/بدون تعامل حضوری کار می‌کنید، به ویژه مهم است. تاثیری که بر مشتریان یا ذینفعان بالقوه خود می گذارید ماندگار خواهد بود.
در این الگوی ایمیل معرفی حرفه ای، نام، نقش، دلیل تماس گرفتن و یک فراخوان واضح برای اقدام را درج کنید. به یاد داشته باشید، ایجاد رابطه و نشان دادن علاقه واقعی حیاتی است.
در اینجا یک مثال است:
موضوع: سلام از [نام شما] در [شرکت شما]
سلام [Name]،
امیدوارم حال شما خوب باشد. من [نام شما]، [نقش شما] در [شرکت شما] هستم. من با نمایه شما در [پلتفرم] برخورد کردم و تحت تأثیر کار شما در [صنعت/حوزه] قرار گرفتم.
من برای شما می نویسم زیرا فکر می کنم ممکن است به [محصول/سرویس] ما علاقه مند باشید که به [بیانیه مزایا] کمک می کند. من دوست دارم بیشتر در مورد اینکه چگونه می توانیم به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کنیم چت کنم.
آیا هفته آینده برای یک تماس 15 دقیقه ای در دسترس هستید؟ اگر چنین است، لطفاً به من بگویید که چه روزها و زمان هایی برای شما بهتر است.
من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم.
بهترین،
[نام و امضای شما]
2. پاسخگوی خودکار خارج از دفتر
هنگامی که از محل کار دور هستید، چه به دلیل تعطیلات، سفر کاری یا هر دلیل دیگری، داشتن یک پاسخگوی خودکار موثر خارج از دفتر که انتظارات روشنی را تعیین می کند و تماس های جایگزین را فراهم می کند، مهم است.
این الگو تضمین می کند که مردم را از غیبت خود مطلع می کنید:
موضوع: خارج از دفتر تا [تاریخ]
سلام،
با تشکر از ایمیل شما. من در حال حاضر تا [تاریخ] خارج از دفتر هستم و دسترسی محدودی به ایمیل خود خواهم داشت.
اگر پیام شما فوری یا مربوط به [کار] است، لطفاً با [نام] با شماره [ایمیل/شماره تلفن] تماس بگیرید. در غیر این صورت، پس از بازگشت در اسرع وقت با شما تماس خواهم گرفت.
ممنون از درک و صبوری شما.
بهترین،
[نام و امضای شما]
3. بازخورد یا درخواست بررسی
وقتی می‌خواهید برای یک جلسه بازخورد دریافت کنید یا از سهامداران خود درباره محصول، خدمات یا کار خود بازخورد دریافت کنید، به ایمیلی نیاز دارید که قدردانی شما را نشان دهد و آنها را تشویق کند تا افکارشان را به اشتراک بگذارند.
در اینجا یک الگو وجود دارد که می توانید از آن استفاده کنید:
موضوع: مایلم/خیلی دوست داریم نظرات شما را بشنویم!
سلام [Name]،
از اینکه [شرکت] را برای نیازهای [محصول/خدمات] خود انتخاب کردید سپاسگزاریم. امیدواریم از نتایج و تجربه راضی باشید.
ما برای نظر شما ارزش قائل هستیم و اگر چند دقیقه وقت بگذارید و نظرات خود را با ما در میان بگذارید، از آن متشکریم. نظرات شما به ما کمک می کند تا محصولات/خدمات خود را بهبود بخشیم و خدمات بهتری را به مشتریان/مشتریان خود ارائه دهیم.
لطفاً برای تکمیل یک نظرسنجی کوتاه روی این پیوند کلیک کنید: [لینک]. بیش از 5 دقیقه از وقت شما را نمی گیرد.
به نشانه قدردانی ما، پس از تکمیل نظرسنجی برای شما [پاداش] ارسال می کنیم.
بخاطر وقت و حمایتتان از شما متشکریم.
بهترین،
[نام و امضای شما]
4. دعوت به رویداد
هنگامی که می خواهید شخصی را به یک رویداد دعوت کنید، چه وبینار، یک کارگاه، یک مهمانی یا هر چیز دیگری، به ایمیلی نیاز دارید که مزایای شرکت را نشان دهد و تمام جزئیات لازم را ارائه دهد. آخرین چیزی که می خواهید این است که دعوت شما مانند یک دعوت نامه هرزنامه Google Calendar برای گیرندگان شما ظاهر شود. در اینجا نمونه ای است که می توانید استفاده کنید:
موضوع: شما به [نام رویداد] دعوت شده اید!
سلام [Name]،
ما مشتاقیم که شما را به رویداد آینده خود دعوت کنیم: [نام رویداد].
این یک فرصت عالی برای شما برای [مزایای حضور] است. شما در مورد [موضوعات پوشش داده شده] یاد خواهید گرفت، با [شرکت کنندگان دیگر] ارتباط برقرار خواهید کرد و در طول راه کمی سرگرم خواهید شد.
این رویداد در [تاریخ] در [زمان] از طریق [پلتفرم/لینک] برگزار خواهد شد. حدوداً [مدت زمان] ادامه خواهد داشت.
برای حفظ جایگاه خود، لطفا تا [مهلت] اینجا ثبت نام کنید. ظرفیت محدود است پس این فرصت را از دست ندهید
ما نمی توانیم منتظر باشیم تا شما را آنجا ببینیم.
بهترین،
[نام و امضای شما]
5. یادداشت تشکر
این الگو برای زمانی مفید است که می خواهید از شخصی برای ملاقات با شما، مصاحبه یا کمک به شما تشکر کنید. این به شما کمک می کند قدردانی و حرفه ای بودن خود را نشان دهید. اینطوری پیش میره:
موضوع: ممنون از [دلیل]
سلام [Name]،
فقط می خواستم به خاطر [دلیل] تشکر کنم. من واقعاً از [زمان/تلاش/مشاوره/پشتیبانی] شما سپاسگزارم.
برای [ملاقات/گفتگو/کار] با شما و کسب اطلاعات بیشتر در مورد [چیزی مرتبط] عالی بود. من مشتاقانه منتظر [ مراحل بعدی / پیگیری / اقدام] هستم.
لطفا اگر سوالی دارید یا چیزی از من نیاز دارید به من اطلاع دهید.
بازم برای همه چیز ممنونم
بهترین،
[نام و امضای شما]
6. ایمیل پیگیری
هنگامی که می خواهید چیزی را به کسی یادآوری کنید، مانند مهلت، درخواست یا فرصت، باید یک ایمیل پیگیری قانع کننده بنویسید که علاقه و فوریت شما را نشان دهد.
در اینجا یک الگوی استاندارد وجود دارد که می‌توانید از آن استفاده کنید، اما فراموش نکنید که آن را با شرایط خود تغییر دهید تا عملی‌تر شود:
موضوع: پیگیری [موضوع]
سلام [Name]،
امیدوارم حال شما خوب باشد.
من برای پیگیری [موضوع] می نویسم. من از زمان [تاریخ/آخرین ارتباط] از شما چیزی نشنیده ام، و می خواستم با شما تماس بگیرم و ببینم آیا به روز رسانی دارید یا خیر. [در صورت وجود، درخواست/پیشنهاد/ارزش پیشنهادی خود را مجدداً بیان کنید]
لطفاً اگر هنوز علاقه دارید و جدول زمانی شما به من اطلاع دهید. من نمی خواهم این [فرصت/مهلت/فرصت] را از دست بدهید.
من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم.
بهترین،
[نام و امضای شما]
ارتباط خود را با ایمیل های مناسب ساده کنید
با صفحه های خالی دلهره آور و ایمیل نویسی وقت گیر خداحافظی کنید. این قالب‌های آماده فقط به کپی، چسباندن و سفارشی‌سازی ساده برای مطابقت با نیازهای شما نیاز دارند.
همین امروز اقدام کنید و تجربه کنید که چگونه این الگوها می‌توانند ارتباطات شما را ساده‌تر کنند و به شما کمک کنند زمان بیشتری را در روز خود داشته باشید. ارسال ایمیل مبارک، و فراموش نکنید که تماس شخصی خود را اضافه کنید تا پیام های خود را بیشتر به شما تبدیل کنید.