ایجاد یک پیشنهاد تجاری که از رقبا متمایز باشد می تواند چالش برانگیز باشد. نحوه ایجاد یک پروپوزال برنده در Microsoft Word را بیاموزید.
به عنوان یک صاحب کسب و کار جدید، احتمالاً به دنبال راه هایی برای رشد کسب و کار خود و جذب مشتریان جدید هستید. یکی از بهترین راه ها برای انجام این کار نوشتن یک پیشنهاد تجاری است.
در این راهنما، ما شما را از طریق مراحل نحوه نوشتن یک پیشنهاد تجاری در مایکروسافت ورد، حتی اگر مبتدی هستید، راهنمایی می کنیم. ما همه چیز را از ایجاد یک صفحه جلد حرفه ای گرفته تا قالب بندی محتوای شما تا نوشتن یک نتیجه متقاعدکننده را پوشش خواهیم داد.
پیشنهاد تجاری چیست؟
پروپوزال تجاری یک سند رسمی است که به سرمایه گذاران برای درخواست بودجه، سهامداران برای دریافت تاییدیه برای یک پروژه جدید یا مشتریان برای متقاعد کردن آنها برای خرید محصولات یا خدمات شما ارسال می شود.
از طریق آن، ایده کسب‌وکار خود را به افراد علاقه‌مند پیشنهاد می‌کنید و جزئیاتی مانند توضیحات شرکت، محصولات و خدمات، ساختار قیمت‌گذاری، اعتبارنامه‌ها و دستاوردها و شرایط قرارداد را مشخص می‌کنید.
پیشنهادات تجاری می تواند درخواستی یا ناخواسته باشد. مورد دوم در میان استارتاپ هایی که به دنبال تأمین مالی از سوی سرمایه گذاران فرشته و سرمایه گذاران خطرپذیر هستند، رایج تر است.
نحوه نوشتن یک پیشنهاد تجاری در مایکروسافت ورد
نوشتن یک پروپوزال تجاری در مایکروسافت ورد واقعا آسان است، و اگر برای اولین بار است که می نویسید، به ساده نگه داشتن آن کمک می کند و مسائل را بیش از حد پیچیده نمی کند.
قبل از شروع، اکیداً توصیه می کنیم که ابتدا این قوانین طراحی ساده برای Microsoft Word را یاد بگیرید تا مطمئن شوید که پروپوزال شما حرفه ای به نظر می رسد. هنگامی که آن را بررسی کردید، این مراحل را برای نوشتن یک پیشنهاد تجاری برای شرکت خود دنبال کنید:
1. صفحه عنوان خود را طراحی کنید
صفحه عنوان (معروف به صفحه جلد) پیشنهاد کسب و کار شما پذیرای خواننده است و حاوی جزئیاتی است که شرکت و مشتری شما را شناسایی می کند. این شامل نام، آرم، آدرس و اطلاعات تماس هر دو طرف است. توصیه می شود این صفحه را از نظر بصری جذاب کنید.
اگر برای انجام این کار به کمک نیاز دارید، می‌توانید نحوه ایجاد یک صفحه جلد سفارشی در Microsoft Word را بیاموزید.
2. فهرست مطالب را اضافه کنید
پس از اتمام کار با صفحه عنوان، گام بعدی اضافه کردن فهرستی از مطالب است تا به خواننده کمک کند تا به بخش‌های خاصی از پیشنهاد تجاری شما که بیشتر مرتبط با آنها است بپرد. سرمایه گذاران اغلب وقت زیادی در اختیار ندارند و احتمالاً می خواهند از چند بخش صرف نظر کنند و مهم ترین بخش ها را بخوانند.
بدون فهرست مطالب، آنها ممکن است پیشنهاد شما را برای پیمایش بیش از حد دشوار بدانند، به خصوص اگر طولانی باشد. با رفتن به References > Table of Contents > Automatic Table 1 می توانید فهرست مطالب را در Word ایجاد کنید.
از آنجایی که هنوز محتوایی اضافه نکرده اید، فهرست مطالب خالی خواهد بود. نگران نباشید، پس از نوشتن پیشنهاد، تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی به روز رسانی جدول کلیک کنید تا فهرست مطالب با عناوین مربوطه پر شود.
3. خلاصه اجرایی خود را بنویسید
خلاصه اجرایی به عنوان یک مقدمه و یک نمای کلی از شرکت شما برای خواننده عمل می کند. اینجا جایی است که شما ماموریت، چشم انداز و ارزش های خود را می نویسید.
همچنین جایی است که اندازه شرکت، مدل کسب و کارتان، پیشنهاد فروش منحصر به فرد (USP) محصولاتتان، هر نقطه عطف قابل توجه، برنامه های آینده و نحوه برنامه ریزی برای استفاده از سرمایه گذاری را ذکر می کنید.
این کمک می کند تا در مورد نحوه استفاده از سرمایه گذاری جامع باشید. اگر سرمایه‌گذاران دقیقاً بدانند پولشان برای چه چیزی خرج می‌شود و هزینه‌های گفته شده بالقوه باز می‌شود، احتمال بیشتری دارد که پیشنهاد شما را بپذیرند.
به یاد داشته باشید که سبک “سرفصل 1” را در خلاصه اجرایی و سایر عناوین از گالری سبک ها اعمال کنید. برای سرفصل‌های فرعی، از «سرفصل ۲» و «سرفصل ۳» در صورت لزوم استفاده کنید. عدم اعمال سبک های عنوان به این معنی است که فهرست مطالب قادر به شناسایی آنها نخواهد بود.
4. بیان مسئله و راه حل پیشنهادی را تعریف کنید
گام بعدی، تعریف مشکلی است که مشتری با آن مواجه است. این به نشان دادن شایستگی کمک می کند و نشان می دهد که طرح شما متناسب با نیازهای آنها است و عمومی نیست. توصیه می شود در این بیانیه احساس فوریت ایجاد کنید.
هنگامی که مشکل را یادداشت کردید، راه حل پیشنهادی شما باید توضیح دهد که چگونه محصولات شما می توانند به رفع آن کمک کنند. تنها ارائه راه حل های خود کافی نیست. همچنین باید ذکر کنید که چرا آنها بهتر از رقبای شما هستند.
5. صلاحیت ها و دستاوردهای خود را ارائه دهید
داشتن ایده های عالی شروع خوبی است، اما باید بدانید که چگونه آنها را اجرا کنید. به همین دلیل است که مشتری – اگر به راه حل های شما علاقه مند باشد – می خواهد بداند که آیا شما مهارت و تجربه مناسبی برای انجام این پروژه دارید یا خیر.
اینجا جایی است که شما به صلاحیت ها، دستاوردها، توصیفات مشتری و مطالعات موردی تیم خود اشاره می کنید. مطمئن شوید که آمار پروژه های موفق قبلی خود را به این بخش اضافه کنید. کلمات به تنهایی برنده بودجه نمی شوند.
6. بودجه، جدول زمانی و محصولات تحویلی را تنظیم کنید
پس از تشریح راه حل پیشنهادی خود، وارد جزئیات معامله شوید. این شامل محصولات قابل تحویلی است که قرار است تولید کنید، محدوده پروژه، هزینه آن و جدول زمانی برای زمان انجام آن.
مهم است که در این بخش دقیق، واقع بینانه و حرفه ای باشید. این احتمال وجود دارد که مشتری تغییراتی را درخواست کند، بنابراین در صورت نیاز آماده تجدید نظر در جزئیات پروژه باشید.
7. پیشنهاد خود را خلاصه و نتیجه بگیرید
این آخرین بخش از پیشنهاد تجاری شما است، بنابراین باید با یک فراخوان قوی برای اقدام و ترغیب مشتری برای تماس با شما به پایان برسد. اطلاعات تماس و وب سایت خود را ذکر کنید، جایی که آنها می توانند در مورد خدمات شما اطلاعات بیشتری کسب کنند.
همچنین می‌توانید یک ضمیمه ایجاد کنید که در آن مراجع، تعاریف، روش‌شناسی و سایر جزئیات مهمی که می‌خواهید مشتری از آنها مطلع باشد، ذکر کنید.
8. تصحیح، بازنگری و نهایی کردن پیشنهاد
آخرین مرحله این است که پیشنهاد خود را تصحیح و بازبینی کنید تا هر گونه اشتباهی را که ممکن است در طول مسیر مرتکب شده اید شناسایی و برطرف کنید. این شامل اشتباهات در دستور زبان، حقایق و ارقام، ادعاهای مطرح شده در مورد دستاوردهای شما و موارد دیگر است.
به مسائل مالی بسیار توجه کنید. افزودن اطلاعات مالی نادرست یک پرچم قرمز فوری برای سرمایه گذاران است. هنگامی که مطمئن شدید که همه چیز دقیق، مرتبط، و به درستی نوشته و قالب بندی شده است، وقت آن است که پروپوزال خود را نهایی کنید و آن را برای افراد علاقه مند ارسال کنید.
نکات ضروری برای نوشتن یک پروپوزال تجاری
در اینجا چند نکته و چیزهایی وجود دارد که باید هنگام نوشتن یک پیشنهاد تجاری به خاطر بسپارید که می تواند شانس موفقیت شما را افزایش دهد:
- پیشنهاد را برای خواننده تنظیم کنید: در مورد سرمایه گذار یا شرکتی که سند را برای آن ارسال می کنید تحقیق کنید و پیشنهاد خود را مطابق با آن سفارشی کنید. این شانس شما را برای تامین بودجه افزایش می دهد.
- از تصاویر بصری استفاده کنید: نمودارها، نمودارها، جداول و سایر تصاویر بصری می توانند به شکستن متن شما کمک کنند و پیشنهاد شما را جذاب تر کنند. با رفتن به Insert > Chart می توانید به نمودارها در Word دسترسی داشته باشید.
- USP خود را برجسته کنید: یک پروپوزال نباید فقط بیان کند که چرا یک سرمایه گذار باید در شرکت شما سرمایه گذاری کند، بلکه باید دلیل اینکه چرا شما برای نیازهای او بهترین هستید – بیشتر از رقبایتان، ارتباط برقرار کند. شما می توانید این کار را با برجسته کردن نقاط قوت خود و ذکر USP هایی که رقبای شما نمی توانند تکرار کنند، انجام دهید.
- مختصر باشید: هیچ سرمایه‌گذاری زمان لازم برای خواندن دیوارهای طولانی متن را ندارد. مختصر و در عین حال منسجم باشید.
اهداف تجاری خود را محقق کنید
نوشتن یک پروپوزال تجاری می تواند یک کار دلهره آور باشد، اما برای هر کسب و کاری که می خواهد رشد کند و موفق شود ضروری است. با دنبال کردن مراحل و نکاتی که در این راهنما به آن پرداختیم، می‌توانید یک پیشنهاد تجاری واضح، مختصر و متقاعدکننده بنویسید.