سیستم بهره وری شما نیاز به بازبینی منظم دارد تا اطمینان حاصل شود که در مسیر و پیشرفت به سمت اهداف خود هستید. اجرای بررسی های هفتگی می تواند به شما کمک کند فهرست کارهای خود را شکست دهید و سازماندهی کنید.
خلاصه عناوین
- بررسی هفتگی چیست و چرا باید آن را انجام دهید
- روز و زمان ثابتی را انتخاب کنید
- فضاهای کاری دیجیتال خود را مرتب کنید
- لیست پروژه ها، عقب ماندگی ها و اهداف بلند مدت را مرور کنید
- صندوق ورودی وظیفه یا فهرست کار خود را پردازش کنید
- در مورد آنچه اشتباه یا درست است فکر کنید
نکات کلیدی
- بررسی های هفتگی به تجزیه و تحلیل پیشرفت شما و شناسایی الگوهایی برای تصمیم گیری بهتر کمک می کند.
- بررسی های هفتگی مداوم با شناسایی تنگناها در گردش کار شما، بهره وری را بهبود می بخشد.
- انتخاب یک روز و زمان خاص و پایبندی به آن به ایجاد یک روال برای بررسی هفتگی شما کمک می کند.
سیستم بهره وری شما نیاز به بازبینی منظم دارد تا اطمینان حاصل شود که در مسیر و پیشرفت به سمت اهداف خود هستید. اجرای بررسی های هفتگی می تواند به شما کمک کند فهرست کارهای خود را شکست دهید و سازماندهی کنید.
بررسی هفتگی چیست و چرا باید آن را انجام دهید
مرور هفتگی یک عادت موثر بهره‌وری است که به شما کمک می‌کند به هفته قبل نگاه کنید، پیشرفت خود را تامل کنید و از بینش‌هایی که به دست آورده‌اید برای برنامه‌ریزی هفته آینده استفاده کنید. این مستلزم اختصاص مدت زمان مشخصی در هر هفته برای بررسی اهداف، وظایف و اولویت‌ها و بهبود گردش کار است. اگرچه با روش انجام کارها (GTD) دیوید آلن رایج شده است، یک بررسی هفتگی می تواند به طور یکپارچه در هر سیستم بهره وری قرار گیرد.
در اینجا برخی از مزایای استفاده از بررسی های هفتگی به عنوان بخشی از روال خود آورده شده است:
- بررسی های هفتگی به شما کمک می کند هفته خود را تجزیه و تحلیل کنید و الگوهای تکرار شونده را تشخیص دهید.
- بررسی های هفتگی به شما کمک می کند تا دستاوردها را بشناسید و جشن بگیرید.
- بررسی های هفتگی یک نمای عینی از هفته آینده ارائه می دهد و به شما این امکان را می دهد که تصمیمات بهتری در اولویت بندی وظایف و رسیدگی به تعارضات احتمالی زودهنگام بگیرید.
- شناسایی تنگناها یا شیوه‌های ناکارآمد می‌تواند به شما کمک کند گردش کار خود را بهبود ببخشید و هر هفته را نرم‌تر از هفته قبل کنید.
بررسی های هفتگی بسیار قابل تنظیم هستند، زیرا می توانید آنها را با سیستم بهره وری خود و همچنین اهداف شخصی و حرفه ای خود مطابقت دهید. در اینجا روند گام به گام بررسی هفتگی من آمده است:
روز و زمان ثابتی را انتخاب کنید
هنگام اجرای موفقیت آمیز بررسی های هفتگی، ثبات کلیدی است. انتخاب یک روز و زمان خاص تضمین می کند که تبدیل به یک عادت و بخشی از برنامه روزانه شما می شود. با این حال، آنچه مهمتر است این است که با برنامه شما مطابقت داشته باشد و به شما امکان می دهد ثبات را حفظ کنید. در اینجا چند پیشنهاد وجود دارد که به شما کمک می کند تصمیم بگیرید کدام روز ممکن است برای شما بهتر باشد:
در آخر هفته: یکشنبه شب
من بررسی هفتگی خود را هر یکشنبه ساعت 6 بعد از ظهر انجام می دهم. یکشنبه یک انتقال طبیعی بین استراحت هفته قبل و آمادگی برای هفته آینده را ارائه می دهد. علاوه بر این، با پشت سر گذاشتن هفته، من تمام اطلاعات لازم برای نزدیک شدن به دوشنبه را با وضوح دارم.
پایان هفته کاری: جمعه بعد از ظهر
اگر بررسی هفتگی شما در درجه اول حول وظایف یا اهداف مربوط به کار باشد، بعد از ظهر جمعه می تواند ایده آل باشد. پایان دادن به هفته کاری با یک مرور به شما امکان می دهد تا در مورد آنچه انجام شده است فکر کنید و منتظر کارهای بعدی باشید و در واقع هفته را به پایان برسانید. بعلاوه، پایان روانی هفته کاری را فراهم می کند و به شما امکان می دهد در آخر هفته به طور کامل ارتباط خود را قطع کنید، زیرا می دانید که از قبل برنامه ریزی کرده اید.
هر ترجیحی که دارید، انجام مرور هفتگی خود را در همان روز و ساعت هر هفته در اولویت قرار دهید. می‌توانید یک یادآوری مکرر برای بررسی هفتگی خود در برنامه مدیریت کار ترجیحی خود تنظیم کنید. من فهرست کارهایم را سازماندهی می کنم و روند بررسی خود را در برنامه یادآوری تنظیم می کنم.
فضاهای کاری دیجیتال خود را مرتب کنید
فضاهای کاری دیجیتال (یا صندوق‌های ورودی) می‌توانند به سرعت بدون یک فرآیند بررسی منظم دچار هرج و مرج شوند، و یکی از ارزشمندترین بخش‌های بررسی هفتگی من، مرتب کردن این مناطق است. بررسی هفتگی من به من امکان می دهد تمام فضاهای کاری دیجیتالی خود را مرور کنم و آنها را سازماندهی کنم تا هفته را با ذهنی روشن شروع کنم.
در اینجا نحوه بررسی فضاهای کاری دیجیتالی من آمده است:
ایمیل ها
من با اینباکس ایمیلم شروع می کنم. پیام‌های هفته گذشته‌ام را مرور می‌کنم تا ببینم آیا می‌توان آنها را به وظایف عملی تبدیل کرد. این همچنین شامل پاسخ دادن به ایمیل هایی است که ممکن است در طول هفته از دست داده باشم. علاوه بر این، اگر از ابزارهای ارتباطی داخلی مانند Slack استفاده می کنید، می توانید همین فرآیند را در پیام های خود در آنجا اعمال کنید.
تقویم
در مرحله بعد، تقویمم را مرور می‌کنم، به اقدامات بعدی برای رویدادهای گذشته توجه می‌کنم، در صورت لزوم برنامه‌ریزی مجدد می‌کنم، و قرارهای آینده را اسکن می‌کنم تا مطمئن شوم که آماده هستم. داشتن دید پرنده ای از برنامه من به من کمک می کند تا آنچه در پیش است را پیش بینی کنم و در طول هفته شگفتی های کمتری بر جای می گذارد.
یادداشت ها
برنامه یادداشت برداری من همه چیز را از یادداشت های جلسه گرفته تا نکات برجسته مقاله را در خود جای می دهد. من اغلب هنگام ایجاد این یادداشت ها عجله دارم، بنابراین ممکن است در نهایت سازماندهی نشده باشند. بررسی هفتگی من ممکن است شامل مرتب‌سازی موارد اقدام از برنامه‌های جلسات، سازماندهی نقل قول‌ها از مقالات و کتاب‌ها، و مرور یادداشت‌هایی باشد که از طریق ژورنال بین‌المللی ایجاد کرده‌ام.
لیست پروژه ها، عقب ماندگی ها و اهداف بلند مدت را مرور کنید
پروژه مجموعه ای از وظایف فرعی مرتبط است که در جهت یک هدف خاص کار می کنند. به عنوان مثال، یک کمپین بازاریابی برای یک محصول جدید معمولاً شامل چندین کار فرعی است، مانند ایجاد پست های رسانه های اجتماعی، طراحی گرافیک، و زمان بندی کمپین های ایمیل.
در طول این بخش از بررسی هفتگی خود، تأیید می‌کنم که هر پروژه حداقل یک اقدام فوری بعدی دارد، بنابراین همیشه یک مسیر روشن به جلو وجود دارد. اگر پروژه ای متوقف شود – شاید به این دلیل که یک کار به شخص دیگری بستگی دارد – یک یادآوری برای پیگیری در یک زمان خاص تنظیم می کنم. این تمرین تضمین می کند که پروژه های فعلی من از اهداف بلند مدت من پشتیبانی می کند.
فهرست یا لیست معوقه روزی/شاید جایی است که من ایده‌ها، پروژه‌ها یا اهدافی را می‌گیرم که می‌خواهم دنبالشان کنم اما هنوز آماده تعهد به آن نیستم. این شامل هر گونه آرزوها، علایق یا پروژه های بالقوه ای است که نیازی به اقدام فوری ندارند، به عنوان مثال، بازدید از یک مکان خاص یا یادگیری یک زبان جدید.
در طول بررسی هفتگی‌ام، فهرست Someday/Maybe خود را اسکن می‌کنم تا ببینم آیا چیزی به اندازه کافی مرتبط است که به وضعیت فعال منتقل شود یا خیر. از سوی دیگر، برخی از موارد ممکن است دیگر مرتبط نباشند. حذف آنها به من کمک می کند تا روی آنچه اکنون قابل اجرا است تمرکز کنم و در عین حال اطمینان حاصل کنم که فرصت های بالقوه آینده را از دست نمی دهم.
صندوق ورودی وظیفه یا فهرست کار خود را پردازش کنید
در این مرحله، صندوق ورودی وظایف من (فضای مورد اعتماد من که در آن همه کارهایم را قبل از سازماندهی آنها ضبط می کنم) پر از کارهایی است که از فضاهای دیجیتال مختلف جمع آوری شده است – ایمیل، تقویم، Slack و موارد دیگر. این مرحله در فرآیند بررسی هفتگی من به من کمک می کند تا این وظایف را به طور موثر سازماندهی و برنامه ریزی کنم.
اقدام بعدی چیست؟
من مطمئن می شوم که هر کار واضح و قابل اجرا است. اگر تکلیف مبهم است، برای جلوگیری از سردرگمی، مرحله مشخص بعدی را توضیح می‌دهم. اگر کار بزرگ یا پیچیده باشد، آن را به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم می کنم.
سطح اولویت چیست؟
من از برچسب‌های اولویت در برنامه یادآوری‌ها برای تمایز بین کارهای فوری، مهم و غیر فوری استفاده می‌کنم. این به من کمک می کند تا بار کاری خود را اولویت بندی کنم و مطمئن شوم که ابتدا روی حیاتی ترین وظایف تمرکز می کنم.
این وظیفه متعلق به کدام پروژه یا منطقه است؟
من هر کار را به مرتبط ترین پروژه یا حوزه مسئولیت منتقل می کنم، بنابراین همه چیز بر اساس زمینه و هدف سازماندهی می شود. به عنوان مثال، تکالیف مدرسه من به پروژه آموزش و پرورش می‌رود، در حالی که هر کار مرتبط با کار به پروژه کار می‌رود.
تاریخ سررسید چیست؟
تاریخ‌های سررسید را اضافه می‌کنم و یادآوری‌هایی را برای هر کار تنظیم می‌کنم تا مطمئن شوم هیچ مهلتی را از دست نمی‌دهم. اگر کاری برای شخص دیگری مناسب تر است، آن را محول می کنم و یادآوری برای پیگیری تنظیم می کنم.
وقتی همه چیز را مرتب کردم، از Smart Lists در برنامه Reminders برای ایجاد لیست های Today و This Week به ترتیب برای فیلتر کردن وظایف آن روز و هفته خاص استفاده می کنم.
این بخش از بررسی هفتگی قابل انعطاف است. می توانید از فرآیند مشابه یا سیستم بهره وری دلخواه خود برای سازماندهی وظایف خود استفاده کنید.
در مورد آنچه اشتباه یا درست است فکر کنید
بخش اصلی بررسی هفتگی من، انعکاس این است که چه چیزی خوب بوده و چه چیزی خوب نشده است. این مرحله به من امکان می دهد بهره وری خود را ارزیابی کنم و راه هایی برای بهبود پیدا کنم.
من با این سوال از خودم شروع می کنم: چه چیزی خوب کار کرد؟ این انعکاس به من کمک می‌کند تا موفقیت‌های خود را در هفته گذشته جشن بگیرم و هر عادت سازنده‌ای را که می‌توانم به استفاده از آن ادامه دهم، تشخیص دهم. در مرحله بعد، به کارهایی که کار نمی‌کردند نگاه می‌کنم – کارهایی که نتوانستم تکمیل کنم یا پروژه‌هایی که متوقف شده‌اند. هفته آینده برای بهبود چه کارهای متفاوتی می توانم انجام دهم؟
یک راه حل بالقوه این است که یک کار خاص را برای یک دوره متفاوت از روز که تمرکز یا انرژی بیشتری دارم، برنامه ریزی کنم. به همین دلیل است که پیدا کردن کرونوتیپ خواب و استفاده از آن به نفع خود بسیار مهم است. گزینه دیگر این است که در صورت امکان کار را به شخص دیگری محول کنید. گاهی اوقات، خود وظیفه ممکن است مشکل ساز نباشد. امتحان یک رویکرد متفاوت می تواند به من کمک کند تا آن را با کارآمدتر تکمیل کنم.
فرآیند بررسی هفتگی یک راه عالی برای بهبود بهره وری و سازماندهی ماندن است. با صرف زمان برای بررسی وظایف، اهداف و فرآیندهای خود، بینش های ارزشمندی به دست می آورید که می توانید از آنها برای بهبود و ساده سازی گردش کار خود استفاده کنید.