سال‌ها فکر می‌کردم بهترین راه برای آماده شدن برای فردا برنامه‌ریزی شب قبل یا اول صبح است. به زودی متوجه شدم که دلایل متعددی وجود دارد که چرا به یک رویکرد گسترده تر برای برنامه ریزی موثر روزهایم نیاز دارم. در نهایت تصمیم گرفتم به برنامه ریزی هفتگی روی بیاورم و از آن زمان دیگر به گذشته نگاه نکرده ام.
سال‌ها فکر می‌کردم بهترین راه برای آماده شدن برای فردا برنامه‌ریزی شب قبل یا اول صبح است. به زودی متوجه شدم که دلایل متعددی وجود دارد که چرا به یک رویکرد گسترده تر برای برنامه ریزی موثر روزهایم نیاز دارم. در نهایت تصمیم گرفتم به برنامه ریزی هفتگی روی بیاورم و از آن زمان دیگر به گذشته نگاه نکرده ام.
1 نمای کلی هفته را به من می دهد
برنامه ریزی هفتگی به من دید کلی روشنی از وظایف و ضرب الاجل هایم می دهد و به من کمک می کند تا به طور موثر اولویت بندی کنم و از زمان خود نهایت استفاده را ببرم. برنامه ریزی روزانه زمانی که من فقط یک جنبه از زندگی ام را مدیریت می کردم خوب عمل می کرد – دبیرستان.
در آن زمان، وظایف من ساده و محدود بود: شرکت در کلاس ها، انجام تکالیف، مطالعه برای امتحانات و تکرار. فقط با توجه به دبیرستانی که باید روی آن تمرکز کنم، می توانستم هر زمان که بخواهم وظایف را برنامه ریزی کنم. با این حال، زمانی که کار را به مطالعاتم اضافه کردم، مدت زمانی که در دسترس داشتم، در مقایسه با تعداد کارهایی که باید قبل از مهلت تکمیل کنم، چند برابر شد.
به طور معمول، تا یکشنبه، من می دانم ضرب الاجل هایی که در هفته آینده با آن مواجه خواهم شد. وقتی روزانه برنامه‌ریزی می‌کردم، اغلب در روزهایی که ضرب‌الاجل فوری وجود نداشت، هر کاری که احساس می‌کردم درست انجام می‌دادم، حتی اگر فوری‌ترین کار نبود. این اتفاق افتاد زیرا من به تصویر بزرگتر نگاه نمی کردم. با برنامه ریزی هفتگی، تمام پنج روز را پیش رویم گذاشته ام و فهرستی از تمام کارهایی که باید تا پایان هفته انجام دهم.
از آنجایی که می‌دانم چه زمانی موعد وظایفم است و چه زمانی وقت آزاد دارم، می‌توانم کارهای مهم را ابتدا برنامه‌ریزی کنم و سپس در اطراف آنها جای بگیرم. این به من دید کلی واضحی از هفته می دهد و به من امکان می دهد هر روز را بر اساس آن برنامه ریزی کنم، در حالی که برنامه ریزی روزانه فقط یک اندازه از پازل را نشان می دهد.
2 خستگی تصمیم گیری را کاهش می دهد
همانطور که در بالا ذکر کردم، وقتی روزانه برنامه ریزی می کنید، به راحتی می توانید تصویر بزرگتر را از دست بدهید. شما در نهایت بر اساس آنچه در آن لحظه درست به نظر می رسد، وظایف را انتخاب می کنید، اغلب در مسیری قرار می گیرید که کمترین مقاومت را داشته باشد و بر روی کارهایی تمرکز می کنید که آسان تر به نظر می رسند تا کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند. این معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که شما در حال انتخاب مداوم و روزانه در مورد اینکه روی چه چیزی کار کنید.
با ترسیم نقشه کل هفته خود از قبل، می توانم بر اساس اولویت آنها زمان را به وظایف اختصاص دهم و نیاز به تصمیم گیری مکرر در طول هفته را از بین ببرم. به این ترتیب، به‌جای اینکه دائماً به این فکر کنم که بعداً به چه کاری بپردازم، فقط برنامه‌ای را که در ابتدای هفته تنظیم کرده‌ام دنبال می‌کنم.
3 به من اجازه می دهد تا بر اساس در دسترس بودنم وظایف جدیدی را انجام دهم
به‌عنوان کسی که همیشه تلاش می‌کند وقتی کاری از او خواسته می‌شود نه بگوید، عادت بدی در خود ایجاد کرده‌ام که بیش از توانم را تحمل کنم. همراه با تمایل من برای انجام کامل هر کار، معمولاً هیچ گزینه ای جز متوسل شدن به شبانه روزی و خوردن مقادیر ناسالم قهوه برایم باقی نمی ماند.
با برنامه ریزی هفتگی، من اساساً هر ساعت از روز را مسدود می کنم – تا زمانی که از خواب بیدار می شوم، به دانشگاه می روم و برمی گردم، در کلاس ها شرکت می کنم، کار می کنم، وقت می گذرانم با خانواده ام، مطالعه می کنم، و غیره. از من خواسته شد تا کاری را انجام دهم، تنها کاری که باید انجام دهم این است که به تقویم خود نگاهی بیندازم و ببینم آیا اسلات رایگان در دسترس دارم یا خیر. من از Reclaim استفاده کرده‌ام، یک ابزار زمان‌بندی به کمک هوش مصنوعی که به‌طور خودکار وظایف را بر اساس در دسترس بودن من زمان‌بندی می‌کند.
از سوی دیگر، برنامه ریزی روزانه هرگز به من این سطح از وضوح را نداد. بدون یک مرور کلی از هفته‌ام، اغلب تعداد کارهایی را که باید انجام می‌دادم دست‌کم می‌گرفتم و با چیزهایی موافقت می‌کردم بدون اینکه بدانم برنامه‌ام چقدر فشرده بوده است.
4 به من انعطاف پذیری برای سازگاری می دهد
همانطور که در بالا ذکر کردم، رویکرد من به برنامه ریزی هفتگی شامل تشریح کارهایی است که در هر ساعت از روز انجام خواهم داد. در حالی که من کارهای تکراری ثابت را در زمان تعیین شده خود برنامه ریزی می کنم، همچنین شکاف های خاصی را در روز می گذارم، آنچه من آن را زمان بافر می نامم، برای استراحت یا کارهای غیرمنتظره ای که ممکن است با گذشت هفته ظاهر شوند، خالی می گذارم.
با برنامه ریزی هفتگی، من این انعطاف را دارم که به شیوه ای واقع بینانه تر به وظایف اختصاص دهم و زمان را در صورت نیاز تنظیم کنم. اگر یک کار لحظه آخری پیش بیاید، و من یک اسلات رایگان در دسترس داشته باشم، من این قابلیت را دارم که کار لحظه آخری را در اسلات رایگان برنامه ریزی کنم. در مواردی که من اسلات رایگان ندارم، اغلب به فوریت کارهای فعلی خود و اینکه آیا فضایی برای جابجایی هر یک از آنها وجود دارد نگاه می کنم. اگر چنین است، من این قابلیت را دارم که وظایف را بر اساس فوریت تنظیم کنم.
به عنوان مثال، اگر من یک مسابقه ناگهانی برنامه ریزی کرده ام، و باید زمان بیشتری را نسبت به آنچه در ابتدای هفته پیش بینی کرده بودم به مطالعه اختصاص دهم، می توانم وظایف را در طول هفته به هم بزنم، بدون اینکه استرس همه چیز را در یک روز فشرده کنم. به دلیل یک کار غیرمنتظره تمام مهلت های آینده ام را از دست داده ام. همانطور که در بالا ذکر کردم، Reclaim در بیشتر مواقع این کار را برای من انجام می‌دهد و ابتدا فوری‌ترین وظایف را زمان‌بندی می‌کند و سپس کارهای با اولویت پایین‌تر را برنامه‌ریزی می‌کند.
5 از برنامه ریزی بیش از حد جلوگیری می کند
این ارتباط نزدیکی با هر دو نکته بالا دارد. در حالی که طی چند سال گذشته عادت بدی به کار کردن بیش از حد از خودم پیدا کرده ام، زمان به من نشان داده است که این کار فقط منجر به فرسودگی شغلی می شود. بنابراین، من فعالانه برای یافتن تعادلی کار کرده‌ام که به من امکان می‌دهد بدون قربانی کردن سلامت جسمی و روحی‌ام سازنده باشم.
وقتی برای کل هفته برنامه‌ریزی می‌کنم، فرصت عالی برای تعیین اینکه چقدر می‌توانم به طور واقع بینانه انجام دهم، به دست می‌آورم. با هر روز برنامه ریزی شده، بلافاصله می توانم ببینم که آیا وظایف زیادی را در یک روز خاص روی هم می گذارم یا خیر. اگر اینطور باشد، من به راحتی می‌توانم شکاف‌ها را در برنامه‌ام تشخیص دهم، وظایفم را بر اساس آن تقسیم کنم و مطمئن شوم که هیچ روزی خیلی شلوغ نمی‌شود.
6 به من کمک می کند که ثابت بمانم
یکی از بزرگترین مزایای برنامه ریزی هفتگی این است که به من کمک می کند وظایف را به بخش های کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنم و آنها را در چند روز پخش کنم. این باعث می‌شود که پایدار ماندن بسیار آسان‌تر شود.
فرض کنید من یک تکلیف دارم که حدود 8 ساعت طول می کشد تا آن را در پایان هفته انجام دهم. یکی از گزینه‌ها این است که بیشتر هفته را به تعویق بیندازم و سپس آن را در تاریخ مقرر شروع کنم و برای 8 ساعتی که تخمین زده‌ام، توجه کامل و بی‌نظیر خود را به آن معطوف کنم. اگرچه ممکن است آن را انجام دهم، اما به احتمال زیاد بیشتر از آنچه برنامه ریزی کرده بودم طول می کشد. در این صورت، من چاره ای جز ارسال یک تکلیف ناقص یا درخواست تمدید ندارم.
با استفاده از همین مثال، با برنامه ریزی هفتگی، 8 ساعت را به بلوک های 2 ساعته در 4 روز تقسیم می کنم.
به این ترتیب، من نه تنها 8 ساعت کاملی را که برنامه ریزی کرده بودم بدون انباشتگی به آن می دهم، بلکه بسته به مهلت آن، اگر به زمان بیشتری برای تکمیل آن نیاز داشتم، انعطاف پذیری چند روز اضافی را نیز خواهم داشت.
در حالی که انتخاب بین برنامه ریزی روزانه و هفتگی در نهایت به ترجیحات شخصی بستگی دارد، من توصیه می کنم هر دو را آزمایش کنید تا ببینید کدام یک برای شما بهتر است. اگر مطمئن نیستید که چگونه برنامه ریزی هفتگی را شروع کنید، حتی می توانید از ChatGPT برای کمک به ترسیم هفته خود استفاده کنید!