برنامه ریزی روزانه به این منظور است که شما را برای موفقیت آماده کند، اما اگر اشتباهات رایج در روال شما رخنه کند، حتی بهترین نیت ها نیز می تواند منجر به ناامیدی شود. شناسایی و رسیدگی به این مشکلات می تواند به شما در ایجاد یک استراتژی برنامه ریزی که واقعاً کار می کند کمک کند.
خلاصه عناوین
- دسته بندی نکردن وظایف
- اضافه کردن موارد بسیار زیادی به لیست کارهای خود
- انعطاف پذیر نبودن
- تمرکز بر وظایف با اولویت پایین
- انتخاب روشی که برای شما مناسب نیست
- پس از پایان کار از سیستم خارج نمی شوید
- برنامه ریزی بدون اهداف روشن در ذهن
- فقط بر روی وظایف کاری تمرکز کنید
- نگذاشتن زمان برای تأمل
برنامه ریزی روزانه به این منظور است که شما را برای موفقیت آماده کند، اما اگر اشتباهات رایج در روال شما رخنه کند، حتی بهترین نیت ها نیز می تواند منجر به ناامیدی شود. شناسایی و رسیدگی به این مشکلات می تواند به شما در ایجاد یک استراتژی برنامه ریزی که واقعاً کار می کند کمک کند.
1 دسته بندی نکردن وظایف
وقتی برای اولین بار شروع به برنامه ریزی برای روزهایم کردم، این اشتباه را مرتکب شدم که همه چیز را در یک لیست طولانی بدون دسته بندی وظایف قرار دادم. تکالیف نوشتاری روزانه من دقیقاً در کنار کارهایم می‌نشیند، که بعداً در کنار یادگیری زبان قرار می‌گیرد. جای تعجب نیست که این فقدان ساختار به سرعت بسیار زیاد شد.
دسته بندی وظایف به شما دید کلی واضح تری از آنچه باید در هر زمینه از زندگی خود انجام دهید، می دهد. به عنوان مثال، من در کنار شغلم یک وبلاگ مسافرتی راه اندازی می کنم. هنگام نوشتن لیست کارهایم، مطمئن می شوم که این وظایف نوشتن را به دسته های مختلف جدا می کنم.
شما به راحتی می توانید دسته بندی ها را به عنوان سرفصل در لیست کارهای کاغذی خود بنویسید، و برخی از بهترین برنامه های لیست کارها دسته بندی را ارائه می دهند. اگر بخواهم یکی از برنامه‌ها را بالاتر از همه برنامه‌ها انتخاب کنم، می‌توانم بگویم Things 3 بهترین برنامه فهرست کارها است (اگر دستگاه اپل دارید). در غیر این صورت، TickTick می تواند بهترین برنامه لیست کارها برای نیازهای شما باشد.
2 اضافه کردن موارد بسیار زیادی به لیست کارهای خود
برای مدت طولانی در دام این فکر افتادم که مولد بودن به این معناست که تا آنجا که ممکن است در روزم جمع کنم. اما بار کردن بیش از حد لیست کارهایم فقط باعث استرس و فرسودگی من شد، با احساس شکست رو به رشد از اینکه هرگز همه چیزهایی را که برنامه ریزی کرده بودم به پایان نرسانم.
کارهای بیش از حد در لیست کارهای شما یک چرخه معیوب ایجاد می کند زیرا همیشه کارهای بیشتری برای انجام خواهید یافت. به من اعتماد کنید، بیش از ده ها بار به خاطر این موضوع دچار فرسودگی شده ام. به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنم حداقل باشید و حداکثر با انتخاب سه چیز بزرگ در هر روز شروع کنید. اگر بعداً متوجه شدید که ظرفیت بیشتری دارید، همیشه می توانید موارد را بیشتر تغییر دهید.
3 انعطاف پذیر نبودن
روال های سفت و سخت اغلب با نیت خوب تنظیم می شوند، اما به ندرت از اختلالات زندگی واقعی جان سالم به در می برند. چیزی به طور اجتناب ناپذیری روز شما را مختل می کند، مثلاً مجبور شوید به طور غیرمنتظره ای بچه هایتان را زودتر از موعد از مدرسه بیرون بیاورید، زیرا آنها احساس ناراحتی می کنند.
حتی اگر چیزی مهم شما را مختل نکند، نمی توانید مستقیماً از یک کار به کار دیگر بروید. مغز شما برای استراحت به زمان نیاز دارد. مثلا من بعد از هر جلسه نوشتن 10 دقیقه استراحت می کنم.
هنگام تخمین مدت زمان کار، حدس اولیه خود را دو برابر کنید تا جایی برای تاخیرهای غیرمنتظره ایجاد شود.
4 تمرکز بر وظایف با اولویت پایین
تمرکز روی کارهای کم اولویت ممکن است سازنده به نظر برسد، اما به ندرت شما را به اهدافتان نزدیک می کند. فعالیت‌های سطحی مانند چک کردن مکرر ایمیل‌ها یا انجام کارهای جزئی مدیریت، حس موفقیت نادرستی را ایجاد می‌کنند و در عین حال حواس‌تان را از پیشرفت معنادار منحرف می‌کنند.
تیک زدن کارهای کم اولویت از لیست کارهایتان باعث می شود که احساس کنید سازنده هستید، اما چند ساعت کار عمیق برای پیشبرد شما بسیار بهتر است. بنابراین، هنگام برنامه ریزی روز خود، ابتدا اولویت های خود را تعیین کنید. اکثر برنامه‌های فهرست کارها، از جمله Todoist و TickTick، نوعی ویژگی اولویت را ارائه می‌دهند.
برای الهام گرفتن،
ذات گرایی گرگ مک کئون
بینش های ارزشمندی را در مورد اولویت بندی و حذف حواس پرتی های غیر ضروری ارائه می دهد.
اگر زمان زیادی را صرف کارهای اداری می کنید، به دنبال چیزهایی باشید که بتوانید خودکار کنید. برای مثال، ممکن است بخواهید روی نرم‌افزار مدیریت کار سرمایه‌گذاری کنید که به‌طور خودکار کارت‌ها را هنگام انجام یک عمل به سمت خود حرکت می‌دهد.
5 انتخاب روشی که مناسب شما نیست
قبلاً در مورد اینکه چرا انسداد زمان برای من کار نمی کند صحبت کرده ام، اما برای مدت طولانی به آن ادامه دادم زیرا احساس می کردم این استاندارد طلایی بهره وری است. تنها چیزی که با انجام این کار به دست آوردم هدر دادن ماه ها از عمرم بود.
حقیقت تلخ این است که ابزارهای بهره وری شما بدون یک سیستم قوی هیچ معنایی ندارند. گاهی اوقات، متعارف ترین روش ها برای انجام کارها برای شما کارساز نیستند. باید آزمایش کنید و بفهمید چه کاری انجام می دهد.
به دوره‌ای متعهد شوید که در آن تاکتیک‌های مختلف بهره‌وری را هر کدام برای ۳ تا ۴ هفته امتحان کنید. هنگامی که چیزی را پیدا کردید که برای شما کار می کند، می توانید برای طولانی مدت از آن استفاده کنید.
6 پس از پایان کار از سیستم خارج نشوید
یک اشتباه رایج این است که حتی پس از تکمیل وظایف برنامه ریزی شده خود به کار ادامه می دهید. من در ابتدا در حین کار برای خودم مرزهای مشخصی تعیین کردم، اما در نهایت از آنها غافل شدم. پس از یک دوره افول، به نقطه شکست رسیدم و متوجه شدم که باید تغییر کنم.
ماندن پشت میز شما ممکن است احساس سازنده داشته باشد، اما اغلب منجر به خستگی و فرسودگی دیجیتال می شود. بدتر از آن، می تواند یک حس کاذب از “پیشرفت” را بدون به دست آوردن نتایج معنی دار ایجاد کند.
هنگامی که وظایف برنامه ریزی شده شما کامل شد، از سیستم خارج شوید و به خود فرصت دهید تا دوباره شارژ شود. اجرای سیاست عدم نمایش صفحه بعد از یک ساعت خاص نیز می تواند به جلوگیری از فرسودگی کمک کند. دور شدن باعث می شود که سرحال باشید و برای انجام کارهای روز بعد آماده باشید.
7 برنامه ریزی بدون اهداف روشن در ذهن
فهرست کارهای روزانه تنها در صورتی مؤثر است که با اهداف گسترده تر شما همسو باشد. بدون اهداف مشخص، تلاش‌های شما ممکن است پراکنده شوند و علیرغم مشغول ماندن، احساس ناتمام ماندن در شما ایجاد کنند. بنابراین، قبل از اصلاح لیست کارهای روزانه خود، پیشنهاد می کنم بنشینید تا به آنچه می خواهید برسید فکر کنید.
برای تفکر در مورد آنچه واقعا برای شما مهم است، وقت بگذارید. خواه ارتقای شغلی، قبولی در امتحان یا آزاد کردن وقت برای سرگرمی ها، وظایف روزانه شما باید از این اهداف پشتیبانی کند. خود را به سه هدف اصلی در یک زمان محدود کنید و برنامه خود را بر اساس آنها طراحی کنید.
8 فقط بر روی وظایف کاری تمرکز کنید
در اوایل، لیست کارهایم را فقط با موارد «کار فعال» پر می کردم، مانند نوشته هایی که برای انجام آن نیاز داشتم. چیزی که من متوجه نشدم این بود که نادیده گرفتن پیشرفت شخصی و مراقبت از خود رشد من را به تاخیر می اندازد.
این روزها، هر روز برای حداقل 30 دقیقه یادگیری، همراه با فعالیت هایی مانند یادداشت روزانه و مدیتیشن وقت می گذارم. افزودن این موارد به روال من، رفاه کلی من را بهبود بخشیده است، که همچنین عملکرد من را در کارهای مربوط به کار افزایش داده است.
9 نگذاشتن زمان برای تأمل
تا زمانی که پیشرفت خود را مرور نکنید و برای فردا برنامه ریزی نکرده باشید، روز شما واقعاً تمام نشده است. صرف چند لحظه برای مرور آنچه که خوب پیش رفته است – و چه چیزی می تواند بهبود یابد – می تواند بینش ارزشمندی برای بهره وری آینده ارائه دهد.
قبل از خروج از سیستم، اولویت‌های خود را برای روز بعد مشخص کنید تا بتوانید به سرعت به زمین بنشینید. با یک نقشه راه روشن، برای مقابله با مهم ترین چیزها از خواب بیدار می شوید.
می‌توانید از برنامه‌ای مانند Apple Journal یا Google Keep برای نوشتن چند نکته ساده استفاده کنید که توضیح دهد چه چیزی در روز شما خوب بوده و چیزهایی که می‌توانید بهبود ببخشید.