روش بهره وری درست مانند نقشه راه برای دستیابی به اهداف شماست. با این حال، با توجه به اینکه هیچ راه حل یکسانی برای هر سبک کاری یا موقعیتی وجود ندارد، به داشتن یک دید کلی از ضروری ترین روش بهره وری برای موارد استفاده مختلف کمک می کند.
روش بهره وری درست مانند نقشه راه برای دستیابی به اهداف شماست. با این حال، با توجه به اینکه هیچ راه حل یکسانی برای هر سبک کاری یا موقعیتی وجود ندارد، به داشتن یک دید کلی از ضروری ترین روش بهره وری برای موارد استفاده مختلف کمک می کند.
1 صندوق ورودی صفر
روش Inbox Zero مرلین مان می تواند به شما کمک کند زمان خود را در محل کار به حداکثر برسانید. اصل اصلی ساده است: صندوق ورودی ایمیل خود را به عنوان یک فضای نگهداری موقت در نظر بگیرید، نه یک فهرست یا مخزن کارها. شما باید تمام ایمیل های خود را با استفاده از یکی از پنج اقدام پردازش کنید: حذف (یا بایگانی)، تفویض اختیار، پاسخ دادن، به تعویق انداختن یا انجام دادن. با دسته بندی ایمیل ها به این روش و پاک کردن صندوق ورودی خود به طور منظم، درهم ریختگی را از بین می برید و اضافه بار ایمیل را کاهش می دهید.
Inbox Zero برای افرادی که روزانه حجم بالایی از ایمیل دریافت می کنند ایده آل است. با پردازش ایمیل‌ها با استفاده از یکی از این پنج اقدام، زمان کمتری را در صندوق ورودی خود صرف می‌کنید و زمان بیشتری را صرف تمرکز روی کار معنادار می‌کنید. این رویکرد تضمین می کند که از ایمیل خود به عنوان وسیله ای برای رسیدن به هدف استفاده می کنید، یعنی انجام کار، نه به عنوان حواس پرتی.
2 اصل پارتو
اصل پارتو که به عنوان قانون 20/80 نیز شناخته می شود، بیان می کند که 80 درصد از نتایج شما اغلب از 20 درصد تلاش شما ناشی می شود. اگرچه این مفهوم در ابتدا یک مفهوم اقتصادی بود، اما می‌توانید با تمرکز انرژی و زمان خود بر روی شناسایی و کار بر روی درصد کمی از وظایفی که منجر به مهمترین یا سودآورترین نتایج می‌شوند، از آن برای ساده‌سازی فهرست گسترده کارهای خود استفاده کنید.
این می تواند یک روش بهره وری موثر باشد، اگر اغلب احساس می کنید تحت تأثیر وظایف متعدد قرار گرفته اید و برای اولویت بندی آنها تلاش می کنید. با اجرای قانون 80/20، شما با در نظر گرفتن پایان کار، یعنی سودآورترین نتیجه، شروع می‌کنید و سپس برای شناسایی چند کار حیاتی که به شما در دستیابی به آن کمک می‌کنند، به عقب کار می‌کنید.
3 ماتریس آیزنهاور
داشتن یک لیست گسترده از کارهایی که باید انجام دهید و ندانید از کجا شروع کنید چالشی است که ممکن است اغلب با آن روبرو شوید. می توانید از ماتریس آیزنهاور برای تهیه لیست کارهای خود و مدیریت کارآمد زمان خود استفاده کنید. این روش یک شبکه چهار ربعی است که وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت اولویت بندی می کند. این شامل:
- این کار را انجام دهید: برای کارهای فوری و مهم که نیاز به اقدام فوری دارند.
- تفویض آن: برای کارهایی که فوری یا مهم هستند اما می توانند توسط شخص دیگری انجام شوند.
- آن را به تعویق بیندازید: برای کارهای مهم اما نه فوری که می توانید بعداً برای آنها برنامه ریزی کنید.
- Dump it: برای کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری که می توانید آنها را حذف کنید.
روش آیزنهاور برای هر کسی که در تلاش برای مدیریت طیف گسترده ای از وظایف با سطوح مختلف اهمیت و فوریت است، ایده آل است. اساساً به شما کمک می کند تا برنامه ریزی روزانه خود را بهبود ببخشید و از غلبه بر حواس پرتی با اولویت کم جلوگیری کنید.
4 روش MoscoW
روش MoSCoW یک چارچوب اولویت‌بندی است که به افراد و تیم‌ها کمک می‌کند تا حیاتی‌ترین وظایف را شناسایی کنند. این به شما کمک می کند تا وظایف را در چهار دسته سازماندهی کنید تا منابع را به طور موثر تخصیص دهید:
- Must Have: برای کارهای غیر قابل مذاکره ضروری برای موفقیت.
- باید داشته باشد: برای کارهای با اولویت بالا که ارزش قابل توجهی می‌افزایند اما برای تکمیل حیاتی نیستند.
- Could Have: برای کارهای زیبا که حداقل ارزش را اضافه می کنند و در صورت کمبود زمان یا منابع می توان از آنها صرف نظر کرد.
- Won’t Have: برای کارهایی با کمترین اولویت که می توانند برای جدول زمانی فعلی به تعویق بیفتند یا حذف شوند اما در آینده در نظر گرفته شوند.
روش MoSCoW برای مدیریت پروژه‌های پیچیده با ذینفعان متعدد، مانند راه‌اندازی محصول، توسعه نرم‌افزار یا تلاش‌های گروهی ایده‌آل است. این روش با اولویت‌بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت آنها، به تیم‌ها کمک می‌کند تا روی اهداف حیاتی متمرکز بمانند و نتایج موفقیت‌آمیزی ارائه کنند.
5 روش انجام کارها
روش انجام کارها (GTD) دیوید آلن یک سیستم بهره وری ساختاریافته است که برای کمک به مدیریت موثر وظایف و تعهدات طراحی شده است. تمرکز آن بر کاهش درهم و برهمی ذهنی با بیرونی کردن تمام وظایف و ایده ها در یک سیستم قابل اعتماد است و ذهن را برای تمرکز بر اجرا آزاد می کند. این روش شامل پنج مرحله کلیدی است: ضبط، شفاف سازی، سازماندهی، بازتاب و تعامل.
روش GTD به ویژه برای مدیریت پروژه‌های پیچیده چند مرحله‌ای و گردش‌های کاری پویا که نیاز به تنظیمات مکرر دارند، مناسب است. با این حال، سازگاری آن، آن را به یک انتخاب عالی برای هر کسی که به دنبال وضوح و تمرکز در زندگی شخصی و حرفه ای خود است، تبدیل می کند.
6 تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که می تواند به شما در مبارزه با تعلل و انجام کارها کمک کند. این روش ساده بهره وری شامل کار به مدت 25 دقیقه و سپس یک استراحت پنج دقیقه ای است. پس از انجام چهار چرخه 25 دقیقه ای می توانید 30 دقیقه استراحت طولانی تری داشته باشید.
تکنیک پومودورو برای کارهای تکراری یا فعالیت هایی که نیاز به تلاش متمرکز کوتاه مدت دارند، بهترین کارایی را دارد. این روش در هنگام تقسیم وظایف به قطعات کوچکتر و تعیین اهداف قابل دستیابی برای هر جلسه کاری 25 دقیقه ای بسیار مؤثر است.
7 تکنیک زمان جریان
تکنیک Flowtime می تواند به شما کمک کند تا با ارائه انعطاف پذیری بیشتر بر برخی از معایب روش پومودورو غلبه کنید. به جای کار در فواصل زمانی ثابت 25 دقیقه ای، تکنیک Flowtime می تواند بهره وری شما را بهبود بخشد و به شما امکان می دهد تا زمانی که در حالت جریان هستید، روی کارها تمرکز کنید.
شما به سادگی هنگام شروع یک کار یک تایمر را شروع می کنید و زمانی که می خواهید استراحت کنید آن را متوقف می کنید. می توانید زمان استراحت را بر اساس طول جلسه کاری خود تنظیم کنید.
تکنیک Flowtime برای جریان های کاری که نیاز به تمرکز عمیق دارند ایده آل است. این برای هر کسی که بلوک های زمانی سفت و سخت را محدود کننده یا منحرف می کند بسیار عالی است. علاوه بر این، سازگاری آن، آن را به یک جایگزین قوی برای دوستداران پومودورو تبدیل می کند.
8 مجله بینابینی
ابزارهای بهره وری شما بدون وجود یک سیستم قوی برای پشتیبانی از آنها اهمیتی ندارند. ژورنال بینابینی یک سیستم مؤثر است که می تواند به شما کمک کند شکاف های انتقالی در روز خود را به لحظات تأمل تبدیل کنید. این سیستم بهره وری، ژورنال نویسی، مدیریت کار، و یادداشت برداری را در یک تمرین واحد و راحت ترکیب می کند.
ژورنال بینابینی به ویژه برای هر کسی که با حواس پرتی یا کاهش بهره وری ناشی از تغییر کار دست و پنجه نرم می کند مفید است. این به کاهش بهم ریختگی ذهنی کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا در مورد آنچه که به تازگی روی آن کار کرده‌اید فکر کنید، افکار طولانی را تخلیه کنید و برای کار بعدی خود آماده شوید.
9 روش آیوی لی
روش آیوی لی یک تکنیک بهره وری بدون استرس است که می توانید از آن برای تمرکز روی مهمترین وظایف روز استفاده کنید. این شما را تشویق می کند که هر شب شش کار را یادداشت کنید و آنها را به ترتیب اهمیت اولویت بندی کنید. روز بعد، این وظایف را به همان ترتیب انجام می دهید و هر کار ناقصی را به روز بعد منتقل می کنید.
این روش برای افرادی که احساس می‌کنند در فهرست کارهای طولانی غرق شده‌اند ایده‌آل است، زیرا به ایجاد وضوح و کاهش حواس‌پرتی کمک می‌کند. روش آیوی لی برای برنامه ریزی روزانه، به ویژه برای کارهایی که نیاز به اولویت بندی دارند، عالی است.
10 روش خوردن قورباغه
روش Eat That Frog یک تکنیک اولویت‌بندی است که بر روی چالش‌برانگیزترین یا مهمترین کار شما در اولین کاری که در روز دارید تمرکز می‌کند. “قورباغه” نماد کاری است که به احتمال زیاد انجام آن را به تعویق می اندازید، و با تکمیل آن ابتدا، می توانید شتاب ایجاد کنید و بقیه روز خود را برای کارهای کمتر سخت یا جالب تر آزاد کنید.
روش Eat That Frog به خصوص اگر مستعد به تعویق انداختن کار هستید می تواند مفید باشد. با انجام کارهای پرتأثیر و چالش برانگیز ابتدا، استرس و اضطراب ناشی از تکمیل آنها را در روز بعد کاهش می دهید.
یافتن روش بهره وری مناسب می تواند تفاوت را در نحوه انجام کارها ایجاد کند. می‌توانید این روش‌ها را امتحان کنید، آنها را با گردش‌های کاری منحصربه‌فرد خود تطبیق دهید، یا بهتر است از آنها به عنوان الهام‌بخش برای ایجاد سیستم بهره‌وری خود استفاده کنید.