برنامه‌های مدیریت زمان در همه جا هستند و نوید می‌دهند که برنامه شما را ساده‌تر کنند، بهره‌وری را افزایش دهند و از هر دقیقه بهترین استفاده را ببرند. من این وعده را خریدم و برنامه پشت برنامه را امتحان کردم به این امید که بر روال روزانه خود مسلط باشم. در حالی که این تمرین در ابتدا به من احساس موفقیت می داد، در نهایت تصمیم گرفتم از این برنامه ها فاصله بگیرم. در اینجا دلیل آن است.
خلاصه عناوین
- روز من فاقد انعطاف بود
- برخی از کارها بیش از آنچه انتظار داشتم زمان بردند
- من اغلب بیش از حد برنامه ریزی کردم
- من کمتر از سرگرمی ها لذت می بردم
- روز خیلی سریعتر گذشت
- من نمی توانستم در طول زمان برنامه ریزی شده روی وظایف محول شده تمرکز کنم
برنامه‌های مدیریت زمان در همه جا هستند و نوید می‌دهند که برنامه شما را ساده‌تر کنند، بهره‌وری را افزایش دهند و از هر دقیقه بهترین استفاده را ببرند. من این وعده را خریدم و برنامه پشت برنامه را امتحان کردم به این امید که بر روال روزانه خود مسلط باشم. در حالی که این تمرین در ابتدا به من احساس موفقیت می داد، در نهایت تصمیم گرفتم از این برنامه ها فاصله بگیرم. در اینجا دلیل آن است.
1 روز من فاقد انعطاف بود
وقتی روزم را با یک ردیاب مدیریت زمان برنامه ریزی کردم، از زمانی که بیدار می شدم تا زمانی که به رختخواب می رفتم، هر ساعت از روز را پر می کردم. چه زمانی را برای نوشتن، کار، ورزش یا سرگرمی هایی مانند خواندن و قلاب بافی کردن تقسیم می کردم، برای هر دقیقه ای که بیدار بودم کاری برای انجام دادن وجود داشت.
گاهی اوقات، این ساختار سفت و سخت من را پر از ترس می‌کرد، نه اینکه یک نقشه راهنمای مفید برای نحوه گذراندن روز به من ارائه دهد. اگر نمی خواستم چهارشنبه شب از ساعت 6 تا 8 بعد از ظهر کتابی بخوانم چه می شد؟ اگر روز بعد دیرتر از خواب بیدار شوم و کل برنامه من تغییر کند چه؟
زمان بیشتری را صرف این کردم که به زمان‌هایی که کنار گذاشته‌ام، توجه نکنم و احساس کنم در برنامه‌ام «به دام افتاده‌ام»، فضای کمی برای ادامه جریان و پیوستن به برنامه‌های لحظه آخری برایم باقی می‌گذارد. من باید برای درک نیازهای مدیریت زمان خود وقت بگذارم زیرا این رویکرد ردیابی زمان موفقیت آمیز نبوده است.
2 برخی از کارها بیشتر از آنچه انتظار داشتم زمان بردند
چیز دیگری که از استفاده از برنامه های مدیریت زمان یاد گرفتم این است که همیشه زمان لازم برای انجام یک کار را دست کم می گرفتم. خواه پر کردن درخواست های شغلی، پختن شام یا حتی آماده شدن در صبح، به نوعی راهی برای گذر از زمان تعیین شده در برنامه ام پیدا کردم.
من دائماً برای رسیدن به کار بعدی عجله داشتم در حالی که نتوانستم کاری را که در ابتدا برای آن اختصاص داده بودم به پایان برسانم و کارهای نیمه تمام برایم باقی ماند که به ناچار باید در اواخر هفته به آنها برگردم. این بدان معنی بود که من به ندرت در پایان مدت زمانی که برای یک کار خاص کنار گذاشته بودم، احساس موفقیت داشتم.
3 من اغلب بیش از حد برنامه ریزی می کنم
با تکیه بر آخرین نکته‌ام، اغلب روزم را بیش از حد برنامه‌ریزی می‌کردم، زیرا برخی از کارها بسیار طولانی‌تر از آنچه پیش‌بینی می‌کردم بودند. سعی می‌کنم با برنامه‌ریزی روز بعد با کارهایی که به پایان نرسیده‌ام جبران کنم، اما این فقط باعث می‌شود که ضرب‌الاجل‌های پیش‌رو را حتی بیشتر به عقب برگردانم، گاهی اوقات به هفته بعد.
ردیابی زمان قرار بود به من کمک کند تا وظایف را زودتر به پایان برسانم، اما در مسابقه ای با ضرب الاجل های تعیین شده خودم، در ضربات خالی و فشار دادن به ضرب الاجل ها باقی ماندم. سطح استرس من فقط در نهایت افزایش یافت.
4 من کمتر از سرگرمی ها لذت می بردم
متأسفانه، وقت گذاشتن برای سرگرمی‌ها در عصرها باعث شد که به طور کلی کمتر لذت‌بخش باشند. به جای اینکه در زمان استراحت خود به خود به دنبال کتابی بروید، خواندن یا قلاب بافی کردن در عصر تبدیل به یک کار طاقت فرسا شد. سرگرمی‌های من به زودی تبدیل به چیزی شد که “باید” انجام دهم تا آنها را از لیست روز خارج کنم.
این باعث شد آرزو کنم که ای کاش قسمتی که برای خواندن کنار گذاشته بودم عجله کند و تمام شود، تا بتوانم به کار بعدی بروم. تبدیل سرگرمی‌هایم به یک کار باعث می‌شود آنها احساس کنند که یک روز کاری معمولی من هستند. اگر من فعالانه از آن لذت نبرم و امیدوار نباشم که سرگرمی به پایان برسد، چه لذتی دارد؟
5 روز خیلی سریعتر گذشت
به جای داشتن یک یا دو ساعت رایگان تصادفی که بتوانم تصمیم بگیرم روی چه چیزی تمرکز کنم، وقت من همیشه پر از کاری بود. این بدان معنی بود که روزها خیلی سریعتر می گذشتند، زیرا من دائماً از یک کار محول شده به کار بعدی می رفتم.
در گذشته، من نیاز داشتم که مدتی از کار افتادگی را در نظر بگیرم تا فقط بنشینم و از پرواز مداوم خود استراحت کنم. به دلیل عجله از یک کار به کار دیگر، متوجه شدم که ساعت 10 شب با سرعتی بی سابقه نزدیک می شود و هنوز وقتی به رختخواب می روم، احساس می کنم که خسته شده ام. در نهایت بیشتر شب‌ها دیرتر بیدار می‌ماندم و سعی می‌کردم با مرور میم‌ها آرامش داشته باشم تا مغزم آرام شود تا بتوانم واقعاً بخوابم.
6 من نمی توانستم در زمان برنامه ریزی شده روی وظایف محول شده تمرکز کنم
گاهی اوقات، مغز من نمی‌توانست روی وظیفه‌ای که در آن بخش از روز به خودم محول می‌کردم تمرکز کند. خواه ناتوانی نویسنده، خستگی یا آچار دیگری که در برنامه‌هایم انداخته شده بود، نمی‌توانستم کارم را انجام دهم و انجام دهم. من به خاطر اینکه نمی‌توانستم تمرکز کنم احساس گناه می‌کردم و سعی می‌کردم بی‌فایده باشم، به جای اینکه به خودم 10 یا 15 دقیقه فرصت بدهم تا با پیاده‌روی یا خواندن یک فصل از یک کتاب، دوباره به حالت اولیه برگردم.
ماهیت سفت و سخت برنامه‌ام باعث شد احساس کنم نمی‌توانم بلند شوم و کاری انجام دهم، زیرا این بدان معناست که روی کاری که قرار بود انجام می‌دادم کار نمی‌کردم. در حالی که من قطعاً نکات منفی برنامه های مدیریت زمان را یاد گرفتم، استراتژی های مدیریت زمان زیادی وجود دارد که من برای افزایش بهره وری در حال حاضر به روال خود اضافه کرده ام.
وقتی روزم را با یک ردیاب مدیریت زمان برنامه ریزی کردم، بیشتر در مورد تلاش برای رعایت ضرب الاجل های خودم استرس داشتم، که به این معنی بود که تمرکز کمتری روی کارهایی که در دست دارم، داشتم. سرگرمی های من نیز کمتر لذت بخش شد و روزهایم در یک چشم به هم زدن می گذشت. خوشحالم که کار با برنامه های مدیریت زمان را تمام کردم. اکنون، می‌توانم روزهایم را با سرعتی آرام بگذرانم و در عین حال فهرست کارهایم را کامل کنم.