گاهی اوقات، فقط فکر کردن به تعداد زیادی از وظایف در لیست کارهایم کافی است تا من را تحت تأثیر قرار دهد، که منجر به یک شکست عظیم یا یک ساعت دیگر از “فقط یک قسمت دیگر” نتفلیکس می شود. به همین دلیل است که من تمایل دارم برای هر دقیقه از روزم برنامه ریزی کنم. خوشبختانه، یک ابزار هوش مصنوعی پیدا کرده ام که این کار را بسیار بهتر از همیشه انجام می دهد.
خلاصه عناوین
- وظایف را بر اساس اولویت و در دسترس بودن برنامه ریزی می کند
- وظایف را به تکه های کوچکتر تقسیم می کند
- به طور خودکار وظایف را مجدداً برنامه ریزی می کند
- وقفه هایی را برای جلوگیری از فرسودگی اضافه می کند
- به من کمک می کند زمانم را به کجا می گذراند
گاهی اوقات، فقط فکر کردن به تعداد زیادی از وظایف در لیست کارهایم کافی است تا من را تحت تأثیر قرار دهد، که منجر به یک شکست عظیم یا یک ساعت دیگر از “فقط یک قسمت دیگر” نتفلیکس می شود. به همین دلیل است که من تمایل دارم برای هر دقیقه از روزم برنامه ریزی کنم. خوشبختانه، یک ابزار هوش مصنوعی پیدا کرده ام که این کار را بسیار بهتر از همیشه انجام می دهد.
1
وظایف را بر اساس اولویت و در دسترس بودن برنامه ریزی می کند
به جای صرف زمان برای جا دادن همه وظایفم در تقویمم، به Reclaim اجازه دادم آن را برای من انجام دهد. Reclaim یک ابزار برنامه‌ریزی تقویم به کمک هوش مصنوعی است که با Google Calendar من همگام‌سازی می‌شود و به‌طور خودکار وظایف را بر اساس اولویت و در دسترس بودن من سازمان‌دهی می‌کند.
این همه این کار را انجام می دهد در حالی که اطمینان حاصل می کند که در زمان هایی که من به صورت دستی آن را مسدود کرده ام یا زمانی که Reclaim قبلاً برای کارهای دیگر زمان رزرو کرده است، هیچ کار با هم تداخل ندارند یا برنامه ریزی نمی شوند. اگر یک کار با اولویت بالاتر پیش بیاید، Reclaim وظایفی را که قبلاً برنامه ریزی شده بود تغییر می دهد و اساساً کارهایی را که موعد مقرر در پیش است و کارهایی که کار قابل توجهی باقی مانده است، اولویت بندی می کند.
به عنوان مثال، من کارهای غیرقابل مذاکره مانند کلاس های مسدود شده در تقویم خود دارم. وقتی وظایفی را به Reclaim اضافه می‌کنم، این را در نظر می‌گیرد و از زمان‌بندی هر گونه کار در طول آن شکاف‌ها اجتناب می‌کند – مگر اینکه آنها را از تقویم خود حذف کنم یا بین کلاس‌ها وقفه داشته باشم.
2
وظایف را به تکه های کوچکتر تقسیم می کند
یکی از بخش‌های مورد علاقه من در استفاده از Reclaim برای زمان‌بندی این است که به من اجازه می‌دهد وظایف را تقسیم کنم و آنها را به تکه‌های کوچک‌تری تقسیم کنم که می‌توانم آنها را در چند روز پخش کنم. برای مثال، من فینال‌ها را در پیش دارم و پیش‌بینی کردم که باید تقریباً 40 ساعت آماده‌سازی را در خارج از ساعات کالج اختصاص دهم.
به جای مسدود کردن دستی زمان در تقویم خود تا هفته پایانی، به سادگی به Reclaim رفتم، کاری به نام “آماده سازی نهایی” ایجاد کردم و مدت زمان را روی 40 ساعت تنظیم کردم. من کادر مربوط به تقسیم کار را علامت زدم، بنابراین Reclaim آن را در چند روز پخش می کند.
سپس حداقل و حداکثر مدت زمان را اضافه کردم و حداقل و بیشترین مبلغی را که می توانستم برای مطالعه در یک جلسه صرف کنم را مشخص کردم. در نهایت تاریخ سررسید را اولین روز فینال خود قرار دادم. ظرف چند دقیقه، Reclaim به طور خودکار جلسات مطالعه من را در تقویم من برنامه ریزی کرد، بدون اینکه من کاری انجام دهم!
اگر زمان کوتاه بود و کارهای کمتر مهم‌تری از قبل مسدود شده بود، Reclaim آنها را تنظیم می‌کرد تا مطمئن شود که آماده‌سازی‌ام را قبل از «تاریخ مقرر» که تعیین کرده‌ام تمام کرده‌ام.
3
به طور خودکار وظایف را مجدداً برنامه ریزی می کند
در حالی که من دوست دارم در دنیایی زندگی کنم که در آن هر روز تک تک کارهایی را که در لیست کارهایم قرار دارد علامت بزنم، زندگی همیشه راهی برای ایجاد مانع دارد، و این به سادگی واقع بینانه نیست. یکی از ویژگی‌هایی که Reclaim را از بسیاری از برنامه‌های زمان‌بندی دیگر متمایز می‌کند، توانایی آن در زمان‌بندی خودکار وظایف در صورت از دست دادن آنها یا تغییراتی در برنامه یا اولویت‌های من است.
همانطور که قبلاً اشاره کردم، اگر کار مهم تری مطرح شود و اولویت های من تغییر کند، Reclaim به طور خودکار کار از دست رفته را دوباره برنامه ریزی می کند. این تضمین می‌کند که هیچ چیز از میان شکاف‌ها نمی‌لغزد، و بدون هیچ تلاش اضافی از طرف من، وظایف من را در مسیر درست نگه می‌دارد.
این ابزار همچنین به شما امکان می‌دهد انتخاب کنید که آیا می‌خواهید کارها به صورت خودکار در زمان برنامه‌ریزی یا دستی شروع شوند.
اگر اولین گزینه را انتخاب کنید، Reclaim فرض می‌کند که کار را در زمان برنامه‌ریزی‌شده آن شروع کرده‌اید. با فعال بودن گزینه دوم، قبل از شروع یک کار، باید به صورت دستی Start را بزنید. اگر این کار را نکنید، Reclaim فرض می‌کند که آن را از دست داده‌اید و دوباره زمان‌بندی می‌کند. من دومی را فعال کرده ام، و نجات دهنده بوده است.
4
وقفه هایی را برای جلوگیری از فرسودگی اضافه می کند
چیزی که من دقیقاً به آن افتخار نمی کنم عادت من به رزرو بیش از حد تقویم است و جایی برای استراحت باقی نمی گذارد. من تمایل دارم هر دقیقه از روز را پر کنم، و فکر می کنم که می توانم هر کار را با همان شتاب انجام دهم، بدون اینکه یک وقفه در این بین انجام دهم. اما بیایید با آن روبرو شویم، من با کی شوخی می کنم؟
من فعالانه روی بهبود تعادل بین کار و زندگی خود کار کرده‌ام و به آرامی متوجه شده‌ام که در حالی که انجام کارهای بدون وقفه می‌تواند به من کمک کند در نیمه اول روز در بالاترین سطح وظایف خود باقی بمانم، در دراز مدت پایدار نیست. این همان جایی است که Reclaim وارد می‌شود. به طور خودکار فاصله‌هایی بین کارها اضافه می‌کند و از برنامه‌ریزی پشت سر هم جلوگیری می‌کند.
می توانید استراحت های 15 دقیقه تا یک ساعت (یا اصلاً هیچ) را انتخاب کنید. من آن را روی 30 دقیقه قبل از انجام وظایف تنظیم کرده ام. همچنین «زمان رفع فشار» را بعد از جلسات اضافه می‌کند، اگرچه من اغلب از این ویژگی استفاده نمی‌کنم زیرا به ندرت جلساتی برای شرکت در آنها وجود دارد.
5
به من کمک می کند زمانم را به کجا می گذراند
یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود بهره‌وری این است که زمان خود را ردیابی کنید. Reclaim طیف وسیعی از آمارها را در سه دوره زمانی ارائه می دهد: 2 هفته گذشته، 4 هفته گذشته و 12 هفته گذشته. در بخش My Time، زمان شما را به سفر، کار عمیق و کار کم عمق دسته بندی می کند.
همچنین نشان می‌دهد که در همان دوره‌ها چقدر برای عادت‌ها و وظایف صرف می‌کنید. علاوه بر این، Reclaim میانگین زمان صرف شده در جلسات خارجی، انفرادی و تیمی را ردیابی می کند. مورد علاقه من بخش تعادل کار و زندگی است که میانگین ساعات شخصی، ساعات تعطیلات و ساعات کاری خارج از زمان عادی کار شما را برجسته می کند.
هر بار که آن را بررسی می کنم، به من یادآوری می شود که واقعاً باید برنامه خوابم را اصلاح کنم! این آمار همچنین به من کمک می‌کند تا الگوهایی را شناسایی کنم، مانند اینکه آیا زمان زیادی را در کارهای کم عمق صرف می‌کنم و باید زمان تمرکز بیشتری را برای کارهای عمیق مسدود کنم.
من شخصاً معتقدم که Reclaim یکی از ابزارهایی است که زندگی من را به سمت بهتر شدن تغییر داد، و مطمئناً تعداد ساعاتی را که برای به هم زدن رویدادهای تقویمم صرف می‌کنم کاهش می‌دهد و به من این امکان را می‌دهد که مطمئن شوم وقتم را صرف چیزهایی می‌کنم که واقعاً مهم هستند.