من بیش از 20 روش بهره وری را امتحان کرده ام و در این مسیر با شکست های بزرگی مواجه شده ام. اما من همچنین چند تکنیک ساده و تغییر دهنده بازی پیدا کرده ام که واقعاً کار می کنند – و ممکن است برای شما هم کار کنند.
خلاصه عناوین
- اصل پارتو
- 60 دقیقه کار، 15 دقیقه استراحت
- عادت-انباشته شدن
- بررسی های هفتگی
- لیست کارهای انجام شده
- تک وظیفه ای
- صندوق ورودی صفر
- “بازده آهسته”
- قانون 2 دقیقه
- تنظیم رگه ها
- کار عمیق
من بیش از 20 روش بهره وری را امتحان کرده ام و در این مسیر با شکست های بزرگی مواجه شده ام. اما من همچنین چند تکنیک ساده و تغییر دهنده بازی پیدا کرده ام که واقعاً کار می کنند – و ممکن است برای شما هم کار کنند.
1
اصل پارتو
اصل پارتو که به عنوان قانون 20/80 نیز شناخته می شود، نشان می دهد که 80 درصد از نتایج شما از 20 درصد کارهایی که انجام می دهید حاصل می شود و این نظریه زندگی من را در همه زمینه ها تغییر داده است. به عنوان مثال، من متوجه شدم که تنها تعداد کمی از وظایف باعث موفقیت من به عنوان یک نویسنده است.
وقتی حتی عمیق‌تر حفاری کردم، همچنین متوجه شدم که تنها چند کار یا مشتری مسئول بیشتر استرس من هستند. پس از حذف آنها، می توانم زمان بیشتری را به اولویت های بزرگتر اختصاص دهم. و وقتی برای مدتی استفاده از این اصل را متوقف کردم، به طور غیرقابل تعجبی رنج کشیدم.
علاوه بر کار، قانون 80/20 را در روابط شخصی و کارهایی که در اوقات فراغت انجام می دهم نیز اعمال کرده ام. اکنون بیشتر وقتم را صرف پروژه‌های خلاقانه و سرگرمی‌های معنادار، و با افرادی می‌کنم که می‌خواهم با آنها باشم – که منجر به کیفیت زندگی بالاتری می‌شود.
2
60 دقیقه کار، 15 دقیقه استراحت
تکنیک استاندارد پومودورو (25 دقیقه کار و به دنبال آن استراحت) برای من کار نکرد زیرا معمولا حداقل 15-20 دقیقه طول می کشد تا به حالت جریان برسم. هر بار که گام برمی داشتم توقف می کردم ناامید کننده بود و در نتیجه دوره های کاری خود را به 60 دقیقه افزایش دادم. انجام این کار به من کمک کرد تا با خروجی خود سازگارتر بمانم، و این چیزی است که هنوز هم از آن استفاده می کنم.
بعد از نوشتن یا تحقیق به مدت 60 دقیقه، 15 دقیقه استراحت می کنم. در طول این مدت، من معمولاً یک پیاده روی کوتاه می روم یا بطری آب خود را دوباره پر می کنم. علاوه بر اینکه به مغزم زمان می‌دهم تا استراحت کند، حلقه‌های اپل واچ خود را نیز با اطمینان از ایستادن و ورزش هر ساعت می‌بندم.
من توصیه می کنم زمان کار و استراحت خود را آزمایش کنید زیرا مسافت پیموده شده ممکن است متفاوت باشد. این برای من به عنوان یک نویسنده نیز به خوبی کار می کند، اما ممکن است بسته به حرفه خود یا آنچه در حال مطالعه هستید، نیاز به تمرکز بیشتری داشته باشید. Notion یک ردیاب پومودورو رایگان دارد که می توانید آن را به 60 دقیقه تغییر دهید.
3
عادت-انباشته شدن
من در سال 2020 از کتاب عادات اتمی جیمز کلیر در مورد عادت های روی هم چیده شدم و تمرکز بر عادات خوب به جای نتیجه نهایی به من کمک کرد تا به اهداف متعددی دست یابم. هدف من در آن زمان بهبود سلامت روانی، تثبیت خودم به عنوان یک نویسنده آزاد، ایجاد یک برنامه تمرینی ثابت و مهاجرت به خارج از کشور بود. من با این عادات روزانه کوچک شروع کردم:
- به مدت پنج دقیقه مدیتیشن کنید
- یک مدخل مجله بنویسید (حتی اگر فقط یک نقطه باشد)
- با سه نفری که می خواهید با آنها کار کنید تماس بگیرید
- 30 دقیقه ورزش کنید (حتی اگر فقط پیاده روی باشد)
همانطور که راحت تر شدم، مدت زمان و خروجی را برای هر کدام افزایش دادم. من همچنین زمانی که توانستم سایر عادات را در خلبان خودکار انجام دهم، عادات بیشتری اضافه کردم. توصیه می‌کنم اگر در موقعیتی مشابه خود قدیمی من هستید، همین کار را انجام دهید. تلاش برای انجام همه کارها به یکباره منجر به فرسودگی شغلی می شود.
4
بررسی های هفتگی
رسیدن به اهداف بزرگ زمان بر است و شما همیشه متوجه پیشرفت خود از هفته به هفته نخواهید شد. بنابراین، ایجاد یک عادت مرور هفتگی برای به تصویر کشیدن تلاش های شما بسیار عالی است.
برای مرور هفته‌ام، به کارهایی که انجام داده‌ام، جایی برای پیشرفت و پیروزی‌هایی که می‌توانم جشن بگیرم نگاه می‌کنم. به همین دلیل، به وضوح می‌توانم ببینم که چگونه پیشرفت کرده‌ام و در صورت نیاز کجا را اصلاح کنم. من همچنین خودآگاه تر هستم و می توانم موانع احتمالی را زودتر شناسایی کنم.
بررسی هفتگی شما حداکثر یک ساعت طول می کشد، اما مطمئن خواهید شد که زمان بیشتری را صرف کارهای معنی دار می کنید. این یک بازگشت سرمایه بزرگ است.
5
لیست کارهای انجام شده
بسیاری از توصیه‌های مربوط به بهره‌وری آنلاین، آنچه را که برای موفقیت لازم است پیچیده‌تر می‌کند، و پس از فرسودگی، به فهرست کارهای ساده بازگشتم. به اندازه کافی خنده دار، من اینها را موثرتر از بسیاری از سیستم های پیچیده ای می دانم که دیگران توصیه می کنند.
دریافتم که تغییر به فهرست کارهای کاغذی بهترین راه برای سازماندهی روز من است، اما لیست های دیجیتالی محاسن خود را دارند. به عنوان مثال، من عاشق برنامه Things 3 هستم. TickTick، Todoist، و Microsoft To Do نیز ابزارهای فوق العاده (و رایگان) هستند.
قرار ندادن کارهای زیاد در لیست کارهایتان برای یکپارچگی حیاتی است، اما قبل از کشف ظرفیت ایده آل خود باید آزمایش کنید.
6
تک وظیفه ای
بعد از اینکه چندین بار در حین انجام چند کار خسته شدم (و هر بار ناامیدتر شدم)، سعی کردم هر بار روی یک کار تمرکز کنم. به جای اینکه احساس کنم دائماً عقب می افتم، در واقع هر روز کارهای بیشتری انجام می دادم و می توانستم ظرفیتم را افزایش دهم. از قضا زمان آزاد بیشتری هم داشتم چون لیست کارهایم را سریعتر تکمیل کردم (و با این حال، کیفیت کارم افزایش یافت).
به نظر من، مغز شما در واقع یک ابر کامپیوتر با 1 گیگابایت رم است. اکثر مردم می توانند در یک زمان فقط روی یک چیز تمرکز کنند. تلاش برای نوشتن یک مقاله در حالی که یک مقاله دیگر را ترسیم می کند به سرعت خسته کننده خواهد شد.
من پیشنهاد می کنم از مسدود کننده های وب سایت برای حذف حواس پرتی در حین تمرکز روی یک کار استفاده کنید. بوقلمون سرد مورد علاقه شخصی من است زیرا دور زدن محدودیت های آن سخت است.
7
صندوق ورودی صفر
داشتن بیش از 50 ایمیل خوانده نشده در صندوق ورودی به سرعت مغزم را مسدود می کند و من را از تمرکز روی کارهای مهم روزانه باز می دارد. برای مقابله با این مشکل، هدف من این است که در پایان هر روز یک صندوق ورودی واضح داشته باشم. من معمولا ایمیل هایم را دو بار چک می کنم، یک بار صبح و دوباره عصر.
پیام‌های مهم را ستاره‌دار می‌کنم تا بعداً به آنها پاسخ دهم. بقیه چیزا پاک میشه همچنین پوشه هرزنامه‌ام را بررسی می‌کنم در صورتی که چیز مهمی به طور تصادفی در آنجا به پایان برسد. برای صرفه جویی در زمان، ایمیل های خود را در Mailbird مدیریت می کنم.
8
“بازده آهسته”
هدف کتاب بهره وری آهسته کال نیوپورت نشان دادن روش طبیعی تر کار (و در واقع انجام کارها) است. این کتاب نشان می‌دهد که خلاقیت چگونه فرو می‌رود، و من یاد گرفته‌ام که دوره‌های شلوغ و آرام را به عنوان بخشی از زندگی در آغوش بگیرم. او همچنین بر اهمیت کیفیت بر کمیت تاکید کرد. بعد از اینکه فهمیدم خودم را خیلی لاغر کرده ام، ترجیح دادم به جای تمرکز بر حجم، روی خلق بهترین اثر ممکن تمرکز کنم.
پذیرش بهره وری آهسته زمان می برد، به خصوص اگر عادت داشته باشید که دائماً احساس کنید در حال دویدن برای قطار هستید (دست را بالا می برد). با این وجود، من فکر می کنم که این مسیری است به نمرات بهتر، شناخت حرفه ای بیشتر و رضایت شخصی بالاتر.
9
قانون 2 دقیقه
کارهای کوچکی که به وجود می آیند اغلب بیشتر از کارهای بزرگ من را از مسیر خارج می کنند و برای مقابله با آن، من اجرای قانون دو دقیقه را در سال 2022 شروع کردم. اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه طول بکشد (مثلاً پاسخ دادن به ایمیلی که همین الان ارسال کرده ام. دیده می شود)، بلافاصله این کار را انجام می دهم.
هر چه بیشتر برای انجام کاری صبر کنید، ظرفیت ذهنی بیشتری مصرف می کند. تیک زدن این موارد از لیست کارهایتان در اسرع وقت شما را آزاد می کند تا پروژه های بزرگتر خود را تکمیل کنید و شما را قادر می سازد تا روش Zen to Done را به کار ببرید.
10
تنظیم رگه ها
ایجاد رگه ها یکی از بهترین روش هایی است که برای ایجاد عادت های جدید استفاده کرده ام. من معمولاً از برنامه‌های ساده ردیابی عادت استفاده می‌کنم تا مشخص کنم چه زمانی یک کار را انجام داده‌ام. Habitica بهترین توصیه من است.
نیازی نیست برای همیشه رگه ها را ردیابی کنید، اما پیشنهاد می کنم این کار را تا زمانی انجام دهید که این عادت بخشی از برنامه روزانه شما شود. علاوه بر این، من استفاده از این روش را برای ایجاد عادات خوب جدید توصیه می کنم. هنگام تلاش برای ترک یک عادت بد، فکر کردن به مدت زمانی که آن را انجام نداده‌ام، باعث می‌شود که این عادت بد را ترک کنم.
11
کار عمیق
Deep Work یکی دیگر از کتاب های خودیاری عالی بود، و این مفهوم اکنون به بخشی اصلی از روال روزانه من تبدیل شده است. این شامل تمرکز روی مهمترین وظایف بدون حواس پرتی است. از زمانی که این کار را انجام دادم، در 4-5 ساعت در روز بیشتر از آنچه در یک هفته کامل انجام می‌دادم، انجام می‌دهم.
برای انجام کارهای عمیق، این دوره ها را از قبل برنامه ریزی می کنم. به عنوان مثال، من هر روز ساعت 5 صبح از خواب بیدار می شوم و یک ساعت می نویسم زیرا هیچ کس دیگری در آن ساعت بیدار نیست. لازم نیست به چنین افراط و تفریط بروید، اما باید درک کنید که چه زمانی بهترین کار را می کنید و از آنها استفاده کنید. همچنین از نگه داشتن گوشی در کنار خود خودداری کنید، زیرا این ساده ترین راه برای پرت کردن حواس شماست.
گذراندن دوره ای از آزمایش روش های مختلف بهره وری به شما کمک می کند تا آنچه را که برای شما مفید است پیدا کنید، و من پیشنهاد می کنم با این روش ها شروع کنید. به طور معمول، ساده ترین تکنیک ها موثرترین هستند. قبل از اینکه هر کاری را امتحان کنید، باید درک کنید که به چه چیزی می خواهید برسید.