Outlook Tasks در مقابل Microsoft To Do: کدام بهتر است؟

Microsoft Outlook و Microsoft To Do دو تا از بهترین تسک منیجرهای رایگان موجود هستند. اما در کل کدام یک بهتر است؟ در اینجا پیدا کنید!

مایکروسافت دو برنامه مدیریت وظایف دارد. Microsoft To Do از قبل روی رایانه های ویندوزی نصب شده است و به صورت آنلاین نیز در دسترس است. سرویس گیرنده ایمیل و تقویم آن، Outlook، همچنین دارای یک ویژگی قوی Tasks است. اما کدام یک برای مدیریت لیست کارهای شما بهتر است؟ رقابت نزدیکتر از چیزی است که فکر می کنید. این مقاله Microsoft To Do و Microsoft Outlook را به عنوان برنامه های مدیریت وظیفه مقایسه می کند تا بفهمد کدام انتخاب بهتر است.

در دسترس ترین

To Do، که قبلا Wunderlist بود، یک برنامه رایگان است که در ویندوز 10 و 11 گنجانده شده است. همچنین می توانید به Microsoft To Do در مرورگر خود دسترسی داشته باشید. برای Outlook، ویژگی Task فقط در برنامه دسکتاپ پریمیوم موجود است. در نسخه وب رایگان، به جای آن با To Do ادغام می شود.

برای ناتوانی‌ها، هر دو برای صفحه‌خوان‌های داخلی ویندوز مناسب هستند. متن و نمادهای Outlook کوچکتر هستند. این می تواند برای کسانی که دارای اختلالات بینایی یا مشکلات مهارت هستند خسته کننده باشد. اما می توانید آنها را در تنظیمات ویندوز بزرگ کنید.

پیش‌فرض‌های To Do واضح‌تر و بزرگ‌تر هستند. استفاده از رنگ و گرافیک روی متن نیز تمرکز را آسان‌تر می‌کند. یک مزیت خوب برای کسانی که مشکلات سلامت روانی دارند که بر توجه تأثیر می گذارد. منوهای ساده شده همچنین پیمایش صفحه‌خوان را سریع‌تر می‌کنند، زیرا چیزهای کمتری برای مرور وجود دارد.

هر دو برنامه دارای نسخه موبایل رایگان برای اندروید و iOS هستند. برنامه ها از نظر دسترسی یکسان هستند و دارای ویژگی های مشابه نسخه های دسکتاپ هستند. هر دو برنامه همچنین دارای ویجت های صفحه اصلی برای دسترسی سریع هستند.

مطلب مرتبط: نحوه ساخت رزومه آنلاین در Notion

اما جنبه Tasks در نسخه برنامه Outlook وجود ندارد. هر مورد ایجاد شده در Tasks به عنوان رویداد در تقویم کپی می شود. می‌توانید این رویدادهای تقویم را در برنامه Outlook مشاهده کنید، اما نمی‌توانید از گزارش‌های پیشرفت یا سایر ویژگی‌های خاص Tasks استفاده کنید.

برای سهولت استفاده، طرح‌بندی Outlook دارای گزینه‌ها و منوهای چند لایه است. یادگیری و مدیریت To Do بسیار ساده تر است. طراحی ساده و عملکردهای ساده آن به راحتی قابل پیمایش است. حتی برای یک مبتدی کامپیوتر هم ساده است.

برنده: انجام دادن

بهترین برای پروژه های گروهی

Outlook یک ابزار همکاری قوی برای مدیریت پروژه است. با Outlook Calendar و Outlook Mail ادغام می شود. این کار تخصیص مخاطبین و زمان‌بندی کار را ساده می‌کند.

شما همچنین جزئیات زیادی در مورد پیشرفت هر کار دریافت می کنید. می‌توانید بر اساس ساعت کار، درصد تکمیل و وضعیت‌هایی مانند “در انتظار شخص دیگری” ردیابی کنید. اگر کار را فقط با یک نفر دیگر به اشتراک بگذارید، از تغییرات آن شخص مطلع می شوید.

Outlook همچنین به شما اجازه می دهد تا Task Requests را ارسال کنید. این زمانی است که به یک مخاطب ایمیل می‌زنید، از او درخواست می‌کنید تا کاری را شروع کند و به طور خودکار آنها را به آن اختصاص می‌دهید. در اختیار شما، می‌توانید یک کپی از کار را نگه دارید و زمانی که در انتهای کار علامت‌گذاری شد، به‌روزرسانی دریافت کنید.

در نهایت، Outlook یک دکمه سریع برای ارسال گزارش وضعیت دارد. اینها تنظیمات وضعیت کار را در یک ایمیل خلاصه می کنند. می‌توانید این ایمیل را مستقیماً از پنجره کار ارسال کنید و هر یادداشت اضافی را که می‌خواهید پیوست کنید.

To Do ابزارهای همکاری خوبی نیز دارد. می‌توانید از طریق یک پیوند قابل اشتراک‌گذاری، کار دیگری را به دیگران اختصاص دهید. می توانید دسترسی به یک لیست ایجاد شده یا فقط به یک کار خاص را به اشتراک بگذارید. این امر کنترل دسترسی را آسان می کند.

مطلب مرتبط: چگونه اسلایدهای Canva را به پاورپوینت تبدیل کنیم

اگر افرادی که می خواهید با آنها به اشتراک بگذارید در لیست مخاطبین شما هستند، این کار حتی ساده تر است. وقتی فهرستی را به اشتراک می گذارید، To Do فهرستی از مخاطبین Windows Mail شما ایجاد می کند. همچنین می توانید مخاطبین را از OneNote جستجو کنید.

To Do همچنین برای پروژه های پیچیده یک مزیت دارد. به شما امکان می دهد یک کار را به مراحل تقسیم کنید. این می تواند انگیزه را بهبود بخشد و کار را عملی تر کند. Outlook Tasks شامل ویژگی Steps نیست.

برنده: Outlook Tasks

بهترین سازمان

ویژگی وظایف مایکروسافت اوت لوک در سازمان آن بسیار خاص است. اینکه آیا این چیز خوبی است یا نه بستگی به نحوه کار شما دارد. Outlook Tasks از پوشه های دارای زیرپوشه ها و سیستم های مرتب سازی خودکار پشتیبانی می کند. To Do رویکرد ساده تری دارد.

در Outlook، می توانید از Rules برای ارسال ایمیل های خاص یا رویدادهای تقویم به یک پوشه Tasks خاص استفاده کنید. همچنین به شما امکان می دهد سطوح خاصی از اولویت را تعیین کنید. همچنین می‌توانید وظایف را با دسته‌ها کد رنگ کنید.

To Do همه ویژگی های مشابه Outlook را ارائه می دهد، اما آنها را ساده می کند. To Do پوشه دارد، اما زیرپوشه ندارد. این به شما امکان می‌دهد اولویت را علامت‌گذاری کنید، اما به یک سیستم باینری محدود می‌شود: موارد دارای ستاره مهم هستند، موارد بدون ستاره مهم هستند.

To Do همچنین از دسته بندی ها در قالب هشتگ های قابل جستجو پشتیبانی می کند. افزودن هشتگ در هر نقطه از کار، دسته ای با همین نام ایجاد می کند. بهترین ویژگی To Do که Outlook فاقد آن است، ویژگی My Day است.

My Day یک پوشه هوشمند در Microsoft To Do است. این یک دستور کار یک روزه است که می توانید آن را به صورت دستی پر کنید یا از میان پیشنهادات To Do انتخاب کنید. پیشنهادها بر روی کارهایی متمرکز می‌شوند که به زودی قرار است، به‌عنوان مهم علامت‌گذاری شده‌اند، یا کارهایی که مدتی است آنها را لمس نکرده‌اید.

این دستور کار هوشمند بیش از کارهای Outlook، To Do را پیش رو دارد، اما بسیار نزدیک است. اگر سطح جزئیات بیشتری را می خواهید یا نیاز دارید، به جای آن با Outlook بروید.

مطلب مرتبط: راهنمای مبتدیان برای اصطلاحات کلیک آپ

برنده: انجام دادن

بهترین سفارشی سازی

هم To Do و هم Outlook به شما امکان می دهند فایل ها را پیوست کنید و کار را به یک ایمیل پیوند دهید. در To Do، باید ایمیل را پرچم‌گذاری کنید، سپس کار را از ایمیل‌های پرچم‌دار به هر فهرستی که می‌خواهید منتقل کنید. هر دو همچنین به شما امکان می دهند یادداشت های متنی را به کار اضافه کنید و فایل های رسانه ای را به کار پیوست کنید.

فقط Outlook به شما امکان می دهد از قالب بندی متن غنی و تصاویر در توضیحات کار استفاده کنید. اما این عناصر طراحی زیبایی شناختی هستند، بنابراین افزودن آنها به هر کاری می تواند باعث اتلاف وقت شود. علاوه بر این، برای دیدن آنها باید روی کار کلیک کنید.

پیوست کردن فایل ها مفیدتر است. فقط Outlook به شما امکان می دهد وظایف را به یکدیگر پیوند دهید. این کار را با گزینه Attach Outlook Item انجام می دهید. این توانایی حیاتی برای پیوند دادن وظایف مرتبط در To Do وجود ندارد.

سفارشی سازی To Do بیشتر جنبه زیبایی دارد. می توانید رنگ پس زمینه یک لیست را انتخاب کنید و لیست های سفارشی ایجاد کنید. همچنین می‌توانید الگوهای مرتب‌سازی اولیه را انتخاب کنید، مانند تاریخ سررسید یا تاریخ ایجاد.

To Do همچنین لیست‌های هوشمند مختلفی مانند ایمیل‌های پرچم‌دار و اختصاص داده شده به من را ایجاد می‌کند. می توانید اینها را روشن یا خاموش کنید. برای کسانی که نیاز به تنظیم دقیق وظایف خود دارند، Outlook برنده آشکار است.

برنده: Outlook Tasks

بهترین برنامه بهره وری مایکروسافت

برای استفاده شخصی و پروژه های کوچک، To Do به خوبی کار می کند. اما به طور کلی، لیست ویژگی های قوی تر Outlook برنده می شود. جزئیات بیشتر از سطح بالاتری از حرفه ای بودن پشتیبانی می کند و سفارشی سازی سطح بالا قابل شکست نیست.

به خصوص اگر پروژه پیچیده ای را مدیریت می کنید، Microsoft Outlook بهترین گزینه برای یک برنامه مدیریت کار است.